工務店では、見積書や領収書、請求書などさまざまな種類の帳票を作成します。

帳票作成は契約書や現場の実態に基づいて情報を入力するため、非常に手間や時間がかかり、長時間労働の原因となるケースが多いです。

今回は、帳票作成業務を効率化するために、作成方法や作成ツールなどについて解説します。

長時間労働の対策をしたい工務店経営者の参考になれば幸いです。

帳票作成方法

帳票とは、企業に関わる伝票や帳簿の総称です。

帳票を作成する方法は、エクセルを使用する場合と、帳票作成ツールを使用する場合の2パターンがあります。

　エクセル

エクセルによる帳票作成は、テンプレートなどを利用することで便利におこなえます。

建設業界ではオフィスシリーズが浸透しているため、誰もが使いやすいツールであると言えるでしょう。

ただ2点のデメリットが存在するため、エクセルを手放しでおすすめすることはできません。

　　①複数のメンバーでの共同作業をやりにくい

エクセルは、基本的に自分のパソコンで編集した後に、メールやドライブなどを通してファイルを共有します。
編集時にはローカルで作業することとなり、同時に編集ができないだけでなく、最新のファイルを把握することも難しいです。

　　②人為的ミスが発生しやすい

エクセルは、作成の自由度が高い一方で、編集は基本的に手作業でおこないます。
エクセルの熟練度にはメンバー間で個人差があるため、複雑な帳票入力では、人為的な入力ミスも発生しやすいです。
また、「もともと帳票用に設定していた関数や書式などを、知らず知らずのうちに無効にしてしまう」といったトラブルも起こる可能性があります。

昨今では、「e-文書法」や「マイナンバー制度」などの法整備や、エビデンス（根拠）を重視する社会的な背景から、帳票の作成業務は複雑化するようになってきました。
こういった背景からエクセルでの帳票作成・管理に限界を感じる企業も少なくありません。

　帳票作成ツール工務店経営者の歩き方

複雑化した帳票の作成には、専用の「帳票作成ツール」の活用がおすすめです。
帳票作成ツールは、主に4点のメリットがあります。

　　①同時進行で帳票を編集・更新できる

帳票作成ツールのデータ管理では、現場の情報を常に更新します。
データの更新を行うことで、帳票に掲載する情報を同じタイミングで更新できます。

つまり、データを更新すれば、すぐに帳票を出力できる準備が整うため、効率的な帳票作成を実現できるでしょう。

　　②人為的ミスを減らせる

帳票作成ツールは、帳票作成時に入力する項目がエクセルに比べて少ないため、人為的な入力ミスが発生しにくくなります。
また、前項の通り、データ更新と帳票出力が直結しているため、帳票に情報を反映する際の入力ミスも防げます。

また、帳票作成ツールのシステム側の変更は“押し間違い”などでは行えず、誤って計算式を無効化するといった事態を防いでくれます。

　　③データが欠損・消失するリスクを軽減できる

エクセルでは、大容量のファイルを編集・管理していると処理に負担がかかり、フリーズや強制終了が起こって、データが欠損あるいは消失する恐れもあります。
一方で帳票作成ツールは、大容量のファイルの処理にも対応しており、欠損や消失のリスクからファイルを守ってくれます。

　　④権限設定による利便性とセキュリティの向上

帳票作成ツールを工務店に導入すると、さまざまな部署や役職のメンバーが使うこととなります。
しかし、ファイルの閲覧・編集・出力といった権限を、メンバーの立場に応じて個別に設定することが可能なツールもあります。

効率的にメンバーに権限を割り振ることができるだけでなく、セキュリティの面からも限られたメンバーだけで情報管理する場合に役立つでしょう。

帳票作成ツールを選ぶポイント

これまで述べたように、工務店にとってメリットが大きい帳票作成ツール。では、実際どのように選べば良いか解説していきます。

　他のツールとの連携

帳票作成ツールが、別途作成したエクセルやWord、PDFといった異なるファイル形式に対応できるかどうかは重要なポイントです。
これらのファイル形式との連携がとれるだけで、そのまま情報をインポート（入力）することができ、業務効率はより改善するでしょう。
帳票作成ツールが、どのファイル形式に対応しているかを必ずチェックしましょう。

　カスタマイズの有無

帳票の種類ごとに、自由なカスタマイズを行えるかをチェックしましょう。
汎用性のあるテンプレートを利用できるだけでなく、細かなレイアウトや書式なども自由に設定できるかどうかも、帳票作成ツールにより差があります。

加えて、帳票内にグラフや表などの視覚的な資料を追加できる機能も、わかりやすい帳票を作成するためには必要となるでしょう。

　出力・配布のしやすさ

作成した帳票をエクセルやPDFといったデータに出力できるか、プリントアウトまでの操作が容易かも、チェックしたい項目です。
メールやFAXで送信する機能も帳票の配布には便利なため、確認することをおすすめします。

　セキュリティ

メンバーへの権限設定を含む、セキュリティ対策をどのくらい講じられるかをチェックしましょう。
第三者もしくは（あってはならないことですが）内部からの不正アクセス、機密情報の流出を防ぐために、アクセスログや監視記録、データの暗号化、非常時のアラート通知などの機能を有しているかも重要となります。

AnyONEで帳票の作成業務を効率化

数ある帳票作成ツールの中で、工務店におすすめしたいツールは、「AnyONE（エニワン）」です。
AnyONEは、導入実績3,300社以上を誇り、帳票作成以外にも営業管理や発注管理、アフター管理など、あらゆる工務店業務に対応している業務効率改善ツールです。

具体的におすすめできる機能を紹介します。

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　注文書と請求書を同時に出力

AnyONEでは、発注管理機能で「注文書」「注文書控え」「注文請書」などを出力できます。
本来、協力業者様から提出してもらう「請求書」も同時に出力可能です。
協力業者様ごとに異なる書式で請求書を受け取るよりも、処理ミスを防ぐことにつながるでしょう。

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　帳票のデザインをカスタマイズ

AnyONEで出力したエクセル形式の帳票は、デザインを柔軟にカスタマイズ可能です。
書式の変更や、図表やグラフの追加、縦書き・横書きまで、自社ならではのデザインに変えられます。
ちなみに、会社のロゴ設定は有料です。

　1クリックで発注書をメール送信

作成した発注書などの帳票をエクセルやPDF形式でメール添付して送れます。
取引業者様をあらかじめマスター登録し、件名や本文のテンプレートを用意しておくと、1クリックでメールの送信が可能です。
メール送信業務の業務効率化に貢献します。

　メールテンプレート設定

前項で触れたメール配信時のテンプレートも、設定可能です。
あらかじめ丁寧な文章を作成しておくことで、効率的にメール送信をおこなえます。

まとめ

今回、エクセルやツールでの帳票作成方法や、選ぶポイントについて解説しました。
帳票作成業務が年々複雑化しているため、AnyONEなど工務店専用のツールを利用することをおすすめします。

しかし、帳票作成ツールは各社がサービスを提供しており、自社の課題やニーズにどのサービスが適しているか、一目で判断することは難しいでしょう。
そこで、各サービスの機能を一覧で比較検討できるページを用意しました。
自社の業務効率化のため、検討材料として活用してはいかがでしょうか。