工務店向けの発注管理システムとは、資材や材料、下請けへの依頼などを管理できるシステムです。工務店では多くの発注管理業務があるため、発注担当の業務負荷が高くなりがちです。
慌ただしく業務を進めていると、発注ミスも起こりやすく、トラブルや顧客のクレームにつながってしまうこともあります。

そこでおすすめしたいのが、業務効率化できる「発注管理システム」です。発注管理システムの導入によって発注ミスを減らし、業務をより行いやすくしてくれます。

工務店が業務効率化するには？効率化のポイントと活用すべきツールを解説

今回は、工務店向け発注管理システムの選び方やメリット、導入の方法について解説します。

発注管理システムとは

発注管理システムとは何か理解したうえで、適切なシステムを選定しましょう。

発注管理とは

発注管理とは、工務店で発生する発注業務を管理する仕事です。
たとえば資材や材料の購入、リースや下請けへの発注のことを意味します。

発注管理システムとは

発注管理とは先ほど説明した発注業務を一元管理できるシステムです。工務店は特に発注先が多岐に渡るため、しっかり管理しないと長時間労働につながったり、業務ミスが発生しやすくなったります。
たとえば数量のミスや金額入力を間違えると会社に損害をきたしたり、支払い金額を誤ってしまいトラブルが発生する可能性があります。
発注管理システムの導入により業務を効率化させ、ミスなく発注業務が実施できるでしょう。

工務店向け発注管理システムの選び方

そもそも、発注管理とは、工務店が工事に必要とする資材や作業の発注（外注）を管理することです。
一般的には、工事現場の担当者が実行予算書に基づき、発注を行います。
「発注管理システム」とは、発注管理を行うためのITツールです。
ここからは発注管理システムを選ぶ際のポイントについて解説します。

エクセルで発注管理するには？注意点やポイントを解説

　資材在庫管理機能

発注管理システムの持つ機能の一つが、「資材在庫管理」です。
これは、自社で保有している資材の数を自動で確認できる機能です。
「在庫を自分たちで数え、管理表などにデータ入力する」という在庫確認に割かれていた時間や労力を削減できます。
そのマンパワーを他の業務に注ぐことができるため、資材在庫管理機能が備わった発注管理システムを選ぶことをおすすめします。

　自社用にカスタマイズできる

発注管理システムを導入することで、基本的には業務効率化につながります。
しかし、機能が均一化されており、自社用にカスタマイズできない場合、かえって非効率を招くケースもあります。
メーカー向け、小売店向け、工務店向けなど、業種業態に応じた発注管理システムが販売されています。
自社の業務や商品を踏まえ、自社向けにカスタマイズできる発注管理システムを選びましょう。

　入力・照会操作のしやすさ

自社の中には、ITツールが苦手な方もいるかもしれません。
発注管理システムを導入しても、スタッフが入力・照会操作に手間取るようでは本末転倒です。
入力のしやすさ、照会操作のしやすさなどをチェックしておきましょう。
導入検討段階で、ITツールが苦手なスタッフに実際の画面を見てもらい、使いやすさを確認してもらうことも手段の一つです。

　導入時のサポート体制

発注管理システムの導入を自社だけで行うと、マンパワーが必要となります。
導入時にどのようなサポートを受けられるかも確認しておきましょう。
導入後、消費税の増減などの法改正に伴い、システム全体の変更が必要な場合もあります。
その際に受けられるサポートについても確認することをおすすめします。

クラウド対応

発注管理システムを導入するなら、クラウド対応している製品を選びましょう。
クラウド対応システムなら、場所を選ばずどこからでも発注管理できます。
営業担当や現場監督者が外から発注管理情報を閲覧したり、営業先から直接発注をかけられます。
また発注担当の社員が子育て中などに、在宅で発注管理業務ができるため、人材流出の防止にもつながるでしょう。

発注管理システムを導入するメリット

発注管理システムを導入するメリットは、以下の4つです。ここでは、各メリットについてわかりやすく説明します。
・業務効率アップ
・発注ミスの軽減
・時間や場所の制約を受けない
・災害対策につながる
・属人化の防止

　業務効率アップ

発注管理システムの導入で、業務効率を改善することができます。
具体的には、「資材管理を確認する手間が減る」「発注先を登録することで、仕入れ先選びや費用の概算が楽になる」などです。
業務効率を改善すれば、発注管理に割いていた時間・労力を別の業務に使うこともできるでしょう。

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　発注ミスの軽減

手動で発注を行う場合、多少なりともミスは起こってしまいます。発注管理システムを使えば、より正確に発注を行うことができます。
発注履歴も残るため、誤発注を防ぐことができ、会社全体で発注量を調整することも可能です。

　時間や場所の制約を受けない

パソコンやスマートフォン、タブレットなどで使える発注管理システムの場合、インターネットに接続さえできれば、時間・場所に関係なく、利用可能です。
発注を行うためにいちいち事務所まで移動したり、発注担当者と時間を合わせる必要もありません。
スマートフォンやタブレットは、持ち運びも簡単です。
発注業務を行いたい場面で、いつでも・どこでも対応できるでしょう。

　災害対策につながる

書類やパソコンのHD（ハードディスク）などで発注情報を管理していた場合、万が一、災害に遭うと物理的に破損してしまう恐れがあります。
発注管理システムで、オンラインサーバーに情報を集約させることにより、発注情報が破損する心配はありません。
また、特に書類での管理はファイリングや、ファイルを置くスペースの確保など、手間もかかるため、データ化することがおすすめです。

属人化の防止

発注管理システムの導入により、属人化を防止できます。
アナログな方法で発注管理している場合、作業に慣れている人に負荷が集中し、結果的に発注管理が特定の人員にしかできない状態が発生するリスクがあります。
作業が属人化すると、その社員が休みのときに業務が停止したり、トラブル対応が遅れてしまうでしょう。
一方で発注管理システムを使えば、操作方法さえわかれば誰でも発注管理できるようになるため、属人化を防止できます。
結果的に作業が偏ってしまったり、発注が立て込む時期に特定の人員のみ残業が多くなるようなことがなくなります。

発注管理システムの導入方法

発注管理システムを導入するまでの基本的なステップを解説します。
（※発注管理システムを提供する会社によって、手順は異なります。）

　IT環境の調査

発注管理システムが正しく動作するために必要なIT環境が整っているかを、発注管理システムを提供する企業が調査します。
具体的には自社で使っているパソコンのスペックやネットワーク環境、インターネット接続状況などがチェック対象です。
また、業務の流れや見積書・発注書などの出力帳票、現在使っているソフトウェアも確認し、導入の準備を進めます。

　設置・設定

発注管理システムに必要なサーバー環境を構築します。
この際に、マスター設定などを自社用にカスタマイズしてもらうと運用しやすいでしょう。

　手持ちのデータを新システムへ移行

これまで管理していたデータを、新しい発注管理システムに移行します。
移行にかかる時間は、データの種類や量によって決まります。
データ量が多い場合は、データ移行に必要となる時間をあらかじめ確認しておきましょう。

　操作講習の受講

ここまで終えると、発注管理システムを動かせるようになります。
しかし、自社のスタッフが操作方法を理解するまでに時間を要するでしょう。
そこで、発注管理システムを提供する企業から操作方法について講習を受けてください。
サービスによっては、操作講習を導入時に行ってくれます。
できるだけ、操作講習のあるサービスを選ぶことをおすすめします。

　実際の運用

発注管理システムを実際の業務で使っていきましょう。
ただし、運用する中でスタッフから疑問点・不明点などが出てくるかもしれません。
トラブル発生時にすばやく対応してくれるサポート体制がある発注管理システムを選ぶこともおすすめします。

まとめ

発注管理システムの導入で、発注担当者の負担やミスを減らすことができるとお伝えしました。
発注管理以外にも工務店に役立つ機能を持つシステムを選べば、会社全体の業務効率化を図ることができるでしょう。

ただ、数ある発注管理システムの中から、自社に合うサービスを比較検討する時間を確保することも難しいかもしれません。
そこで、各社が提供する発注管理を行えるシステムの機能比較ページを以下にご用意しました。
発注管理システム導入時の比較検討に活用してみてはいかがでしょうか。