【工務店必見】エクセルで営業管理する方法とコツを解説!

【工務店必見】エクセルで営業管理する方法とコツを解説!
健全な工務店経営を行うために、営業管理を行うことは必須といっても過言ではありません。
営業管理を行うことで、売上目標を達成できるだけでなく、営業の課題に気づき、対策を打つこともできるでしょう。
営業管理は、一般的にエクセルで行われることが多いです。
そこで、今回は、エクセルで管理する方法やコツについて詳しく解説します。

営業管理とは?

営業管理とは?

「営業管理」とは、会社全体で掲げている年間目標を達成するために、各部署やメンバーにおける目標値や行動計画を立て、実行していくことです。

 案件管理

現場案件や顧客に関する情報をまとめ、管理します。
以下の基本情報は、必ず登録しておきましょう。

・顧客名
・担当者名
・メールアドレス
・住所
・電話番号

顧客への営業アプローチ・商談の履歴についても記載しましょう。
社内で顧客のニーズや課題を把握することができ、適切な対応を取ることができるでしょう。

また、受注後や完工後も、継続的に情報を残しておくことで、発注管理や現場管理だけでなく、アフター対応やメンテナンス時にも役立ちます。
エクセルでの各管理方法について知りたい方は、発注管理について解説している記事や、顧客データの管理について解説している記事もご参照ください。

エクセルで発注管理するには?注意点やポイントを解説

エクセルで発注管理するには?注意点やポイントを解説

顧客データ管理とは?エクセルでの管理とシステムの選び方

顧客データ管理とは?エクセルでの管理とシステムの選び方

 目標管理

目標管理とは、部署やメンバーに割り振られた目標値を、達成するための行動を管理することです。
全体の目標値から逆算すると、週ごと、日ごとに達成すべき目標値がわかります。

マネージャーなどの管理職は、計画通りに目標値が進んでいるかをチェックします。
もし、計画との差が出ている場合は、早急に対策を打つこととなるでしょう。

目標管理を実施することで、常に営業の現場を把握することができ、必要なアクションを行えます。
逆にいえば、目標管理を実施しないと、月末になるまで目標通りに進んでいるかわからなくなってしまいます。
目標達成のために目標管理は欠かせません。

営業管理をエクセルで行うメリット

営業管理をエクセルで行うメリット

営業管理をMicrosoftオフィスシリーズのエクセルで行うメリットは、無料で管理できること、制作方法が自由なこと、テンプレートを活用できることの3つです。

 無料で管理できる

Microsoftオフィスは、パソコンにインストールすると、基本的に無料で利用できます。
(※ただし、契約プランによって定期的に費用が発生することもあります。)

一度使い始めると、ファイル数に関係なく管理できます。

 作成方法が自由

エクセルは、セルの大きさからカラー、フォントまで自由に設定できます。
シートも何ページでも作成できます。

また、専用の関数を使えば、手間のかかる計算を簡単に行うことができます。
たとえば、総数を計算する「SUM」関数や平均値を出す「AVERAGE」関数などがあります。
関数を使って、より便利な営業管理シートを作成できるでしょう。

 テンプレートを活用できる

インターネット上には、営業管理などの業務で使用できるさまざまなエクセルのテンプレートが公開されています。
自社の業務に合うテンプレートを探してダウンロードすれば、そのまま雛形として活用できます。

営業管理をエクセルで行う時の注意点

営業管理をエクセルで行う時の注意点

いくつもメリットがあるエクセルを、営業管理で使用する工務店は多いでしょう。
しかし、次の4点には注意が必要です。

 同時編集できない

一つのエクセルファイルを一度に編集できる人数は、一人だけです。
同時に複数の人が、エクセルを編集することはできません。

もし、入れ違いで同じファイルを編集してしまった場合、編集内容は別々に反映され、どちらが最新のファイルか分からなくなってしまいます。

 各データの連携ができない

業務には、見積りや発注などさまざまなデータを使用します。
エクセル以外からデータを移行する場合もありますが、この際にフォーマットの違いから移行できないこともあります。
その場合、データを手入力で写すことになるため、手間がかかり、入力ミスが起こりやすくなるでしょう。

 時系列にデータをまとめられない

エクセルを更新した場合、データを「上書き保存」し、ファイルを管理します。
この場合、更新する前のファイルを残すことができません。

もちろん、「名前をつけて保存」することで、一つずつのファイル名を変えて保存することは可能です。
しかし、時系列ごとにまとめることが困難なため、おすすめできません。

 最新版がわかりづらい

管理するエクセルファイルの数が増えれば増えるほど、最新版のファイルがわかりにくくなります。
もし、同じタイミングで複数名がファイルを編集した場合、どれを最新とするか判断がつきません。
この傾向は、抱える顧客数や案件数の多い工務店ほど、顕著となるでしょう。

エクセルで営業管理を行う方法やコツ

では、どのようにしたらエクセルで営業管理をスムーズに行えるでしょうか。
そのコツについて、いくつかの観点で解説します。

 「わかりやすく」することが前提

前提として、エクセルで営業管理する場合、社内の誰が見ても理解できるくらい、わかりやすくビジュアルを整えましょう。
具体的には、データを一行、一案件ずつで記入することです。
データを2行に分けたり、空白スペースを作ったりすると、わかりにくい表となってしまいます。

そのほかにも、「時系列(期限順)で並べる」「データをできるだけまとめる」といった工夫をし、わかりやすい表を作りましょう。

 案件管理のポイント

案件管理では、顧客の基本情報は必須ですが、それ以外に「進捗管理」「営業アクションの管理」の2つがポイントとなります。

進捗管理では、営業プロセスのどの段階まで進んでいるかを管理しましょう。
たとえば、「テレアポ/問い合わせ→ヒアリング→商談/見積り→クロージング→受注」のどの段階にあるかを記載します。
工務店によって受注までのフローは異なるため、記載内容はご調整ください。

営業アクションの管理では、これまでの営業プロセスで、得られた顧客情報や次のアクションについてまとめます。
テレアポやヒアリングにおける、顧客の反応やニーズについて記入しておくと良いでしょう。

 目標管理のポイント

目標管理では、営業プロセスの分析・改善が目的となります。
分析に役立つのが、エクセルで管理しているデータです。

会社全体の目標値に対し、計画にかい離が出ている場合、原因を見つけ、対策を行う必要があるでしょう。
たとえば、営業プロセスごとに、次の段階に進む割合(%)をチェックします。
もし、ヒアリングから商談に進む割合が、他と比べて少なければ、そこに原因があると考えられます。
商談へ進める際に、どのような話で進めているかを「案件管理」などで確認し、対策を練ってみてください。

もちろん、やり方はこれ以外にもあるため、自社に合った分析・改善を行ってください。

営業管理にはAnyONEがおすすめ

anyone_WEBTOP

エクセルでの営業管理方法について解説してきましたが、無料で使える一方で、管理や入力に手間がかかります。
また、細かくわかりやすい表を作成し、案件や目標の管理をエクセルで行うことは、簡単ではありません。
特にエクセル操作の苦手な方にとっては、データの更新ですら骨が折れるでしょう。

そこで、工務店が効率的な営業活動を行うための業務支援ソフト『AnyONE』の導入をおすすめします。

営業管理においてエクセルを使う必要はありません。
システム内には見積書など150種類以上の帳票サンプルがあるため、そこから必要なものを選び、ワンクリックで作成します。

【工務店・建築業向け】見積書の正しい書き方と、賢い作成方法を紹介!

【工務店・建築業向け】見積書の正しい書き方と、賢い作成方法を紹介!

また、案件や営業の情報を一元化することができ、いくつものエクセルファイルを管理、共有する手間が省けます。
社内で情報が属人化せず、スムーズなコミュニケーションを取ることが可能となるでしょう。

案件管理や目標管理も、システム上で行えるため、より効率的に業務を進め、本来の営業活動に注力することができるでしょう。
営業支援について知りたい方は、業務効率化を図る「営業支援」についての記事をご参照ください。

工務店が営業支援を成功させるポイント!導入すべきソフトとは?

工務店が営業支援を成功させるポイント!導入すべきソフトとは?

まとめ

エクセルで営業管理を行うメリット、デメリットについてご理解いただけたでしょうか。
無料かつ手軽な一方で、編集・管理に手間がかかることがエクセルの特徴です。

そこで、さまざまな業務を抱える工務店スタッフが、効率的に営業管理を進めるために、業務支援システムの導入をおすすめします。
業務支援システムは、各社がサービスを提供しているため、「自社にぴったり合うサービスがどれか」を判断することは難しいでしょう。
以下のコンテンツでは、4社が提供する業務支援システムの機能を比較して検討しやすくまとめています。
ぜひ参考にしてみてはいかがでしょうか。

工務店向けツール比較資料

AnyONEってどんなことができるの?

いつでもお気軽に
お問い合わせください!

チャットでお問い合わせください。

Pagetopボタン