工務店において、各種資材や職人の発注管理はかかせない業務です。一方で発注管理に時間がかかり、他の業務に注力できない、といったケースも多いのではないでしょうか。

この記事では、業務支援サービスを活用した発注管理のメリットとサービスを選ぶ際のポイントについて解説します。自社にあった業務支援サービスを導入し、発注管理業務の手間を軽減したい方は参考にしてください。

発注管理とは

発注管理とは、企業が製品やサービスを提供するために、使用する材料や資材などの収集・購入に関する管理を行う業務のことです。
発注担当の社員は、倉庫を確認や現場担当者から要望を基に以下を情報を考慮し発注をおこないます。

・現在どのくらいの在庫があるのか
・いつ頃在庫がなくなるのか
・どのくらいの量を新たに発注した方がいいのか

万が一、発注管理業務を怠ってしまうと「必要な資材が必要なタイミングで手元にない」「在庫が切れているため工事が進まない」といった事態に陥りかねません。そのため、発注管理業務にミスは許されません。

工務店が業務支援サービスで発注を管理するメリット

ここでは、工務店が業務支援サービスを利用して発注管理業務を行うメリットについて解説します。

　発注管理に費やす時間を減らせる

業務支援サービスを利用すれば、資材などの在庫状況を自動で確認できるため、確認のために割いていた人件費や作業時間を節約可能です。もしこれらをマンパワーで行う場合は、在庫の確認から管理表へのデータの入力などに時間を取られてしまいます。

業務支援サービスを導入して発注管理に割く時間を削減できれば、その分他の業務に注力することもできるため、生産性向上も期待できるでしょう。

　発注ミスを防げる

業務支援システムを利用すれば、人為的ミスを限りなく低く抑えることができます。

人が何かをする以上、絶対にミスをしないということはありません。それは発注管理においても同じです。以下のような人為的なミスはいつ起こるかわかりません。

・発注する数の間違い
・発注忘れ
・協力業者（受注者）のミス

業務支援システムは、リスク管理という意味においても大いに活用できるでしょう。

　業務の属人化を防げる

業務支援システムは業務の属人化を避けるためにも活用可能です。業務の属人化とは、ある業務を同じ人が担当し続けることで、その業務の進め方がその人にしかわからなくなる状態のことです。

もし長年担当してきた社員が退職してしまうと、その仕事の進め方を知っている人は社内に誰もいなくなります。これは発注管理業務においても起こり得ることです。

業務支援システムの活用で誰もが決まったルールで範疇管理をおこなえるため、発注業務が属人化することはなくなります。

業務の属人化について知りたい方は、属人化のデメリットや脱属人化の施策について解説した記事をご確認ください。

　利益の推移が追える

業務支援システムでは、過去の発注管理に関する情報を蓄積できます。そのため、発注数の推移を見れば、利益の推移を追うことが可能です。

また、過去の情報から「この時期は発注数が増える、または減る」など傾向が見えてくれば事前に発注の準備をしておくこともできます。

　進捗状況が共有しやすい

業務支援システムを活用すれば、在庫状況や発注の進捗状況などをリアルタイムで把握・共有することができます。システム上に情報がアップされているため、どこからでも情報にアクセスでき、情報共有の手間がかかりません。

工務店が発注管理サービスを選ぶときのポイント

工務店が実際に発注管理業務を行う業務支援サービスを選ぶ際のポイントについて解説します。

業務支援サービスならなんでもいい、というわけではありません。解説するポイントを踏まえて適切なサービスを選ぶようにしましょう。

　受発注管理以外の機能があるか

業務支援サービスは、受発注以外の機能を備えたものが少なくありません。例えば、以下の機能です。

・顧客情報の管理
・営業支援
・アフター管理

せっかく業務支援システムを導入するのであれば、一つの業務支援サービスで複数の業務の効率化を図れる方がいいでしょう。

　エクセルとの親和性

現在の発注管理に関する情報をエクセルに入力している場合、業務支援サービスにエクセルの情報を移行する必要があります。そのため、導入する業務支援サービスとエクセルの親和性をチェックしましょう。

業務支援サービスによってはエクセルから引き継げないケースもあるので、注意してください。

　サポート体制

初めて業務支援サービスを導入する企業だと、使い方がわからなかったり、トラブルが発生したときの対処法に困る可能性があります。そのようなときに手厚くサポートしてもらえるサービスだと、安心して利用することができます。そのため、システム導入後のサポート体制についてはしっかりと確認しておきましょう。

　操作のしやすさ

業務効率化を図るための業務支援サービスであるため、操作性に優れていなければ余計に手間がかかってしまい本末転倒です。場合によっては、システムの利用が社内に浸透せず、結局マンパワーによる発注管理が行われることになってしまうかもしれません。

そのため、導入にあたっては操作しやすいものである必要があります。業務支援サービスによってはお試し期間が設定されているものもあるので、事前に確認しておきましょう。

　工務店に特化したサービスを選ぶ

工務店の発注管理を行う場合、工務店に特化したサービスを選ぶことも重要なポイントです。
例えば工務店向け業務支援サービスAnyONEなら、資材などの在庫管理が行えるため発注管理業務に費やす時間を減らせるほか、発注ミスの防止や属人化の防止が可能です。

また、進捗状況の共有もしやすく、発注管理以外にも、顧客情報管理や社員情報管理、施工管理、見積もり作成、入出金管理、アフター管理など様々な機能を備えています。

さらにエクセルのデータをAnyONEに連携させることもできるので、これまで発注管理をエクセルで行っていた企業でもスムーズに業務支援システムに移行することができるでしょう。

またセキュリティ面では、サービスの利用者を制限でき、さらに利用者別にパスワードを設定することもできるため安心して利用できます。

まとめ

今回は、発注管理業務を効率化するための方法として業務支援サービスについて解説しました。

業務支援システムを利用することで、発注管理業務にかかる時間を削減することができるほか、ヒューマンエラーによる発注ミスや属人化を防ぐこともできます。サービスを導入する際は、操作性やサポート体制、さらにはエクセルとの親和性などをチェックしてみてください。

以下のコンテンツでは、AnyONEと他社の業務支援サービスの機能を比較しています。これから業務支援システムを導入しようと考えている企業の担当者の方は、こちらを参考に自社に最適な業務支援サービスを選んでみてはいかがでしょうか。