近年、働き方改革が叫ばれ残業や休日出勤を抑制する動きがあります。しかし労働時間を減らすと「業務が終わらないから困る」と悩んでる方もいるでしょう。

定時内に業務が終わらない原因は、普段おこなっている業務に多くのムダ・ムリ・ムラが存在するからです。業務上のムダ・ムリ・ムラを排除することを業務効率化と言います。

この記事では、工務店向けに業務効率化を図る際のポイントについて解説します。
業務効率化を図るにはどうすればいいのか、効率化することでどのようなメリットがあるのか、さらには効率化するのにおすすめのツールについても解説しています。
業務効率化を目指している工務店の担当者の方はぜひ参考にしてみてください。

業務効率化とは？

業務効率化とは、各種業務に潜んでいる「ムリ」「ムダ」「ムラ」の排除で、より効率的に業務が進められるようにすることです。

「ムリ」「ムダ」「ムラ」は、具体的に以下のようなものが該当します。

ムリ：ムリな仕事量、ムリなスケジュール
ムダ：ムダな業務、ムダな会議
ムラ：業務の負荷のムラ、忙しい時期とそうでない時期のムラ

　業務効率化の目的

業務効率化の大きな目的は、業務のムリ・ムダ・ムラを排除し、生産性を向上させ、業績をアップさせることです。
企業の持つ、人材やお金、設備や情報などのリソースには限りがあります。また、労働人口が減少している日本においては、1人ひとりの社員にムダな仕事をさせるわけにはいきません。
そのため、業務を効率化させ、社員が高いパフォーマンスを発揮することは欠かせません。

　業務効率化のメリット

業務効率化のメリットは、主に以下の3つが挙げられます。

●　コストの削減
●　生産性の向上
●　ワークライフバランスの実現

それぞれについて解説します。
●　コストの削減
業務効率化の最も大きなメリットは、コストの削減です。
例えば、ムダな業務を排除することで社員の残業時間が減ると、人件費を削減できます。
また、ムダな会議がなくなれば、会議で使用する資料の印刷も不要となり、紙代や印刷代、さらには会議室の電気代などもカット可能です。

●　生産性の向上
ムダ・ムリ・ムラの排除で、社員が働きやすい環境を作れます。
社員はこれまでおこなっていた不要な業務から解放され、本来やるべきことに注力できるため、生産性が向上するでしょう。生産性が向上すれば結果的に会社の利益につながります。

●　ワークライフバランスの実現
ムダな業務をなくすことで、残業時間が削減できれば社員のプライベートの時間が増えます。プライベートの時間が充実すれば、仕事への意欲も高まるでしょう。

工務店が業務を効率化するポイント

工務店業務の効率化に悩んでいる方に、業務効率化のポイントを5つ解説します。

　業務を可視化する

まずは業務のどこに、ムダ・ムリ・ムラがあるのかを把握しましょう。普段おこなっている業務を洗い出し、何が業務の進行を妨げているのか確認してみてください。
また、必要な仕事ではあるものの、「誰でもできる仕事」は業務効率化ツールの使用で自動化できる可能性があります。

　優先順位をつける

業務の洗い出しができたら、どの業務を効率化すれば良いか優先順位をつけていきます。このとき、時間や手間のかかる業務の優先順位を高くするようにしてください。

優先順位が高い業務ほど、業務支援サービスの導入で効率化できるものが多いです。一つの業務支援サービスで、優先順位が高い業務を一気に効率化できる場合もあります。

　マニュアルを作る

業務効率化を図る上で欠かせないのが、マニュアルの作成です。企業によっては、特定の業務の進め方が一部の社員の頭の中にしかない場合もあります。

本来は簡単な業務だとしても、特定の社員しか知らないため、結果的に業務の効率を下げてしまっている恐れがあります。マニュアルを作って誰でもその仕事ができるようにしておけば、効率よく作業が進められます。

　フローチャートを作る

業務の流れをフローチャートにして明記することも業務効率化を図る上では重要です。
業務の流れが把握できれば、次に行う業務の準備をすることができるため、スムーズに移行で決まるでしょう。

業務支援サービスの効果

業務効率化を図る際、効率化したい業務の種類によっては、業務支援サービスを導入すれば一気に多くの業務を効率化できます。
また既に業務支援サービスを導入している場合によっては、ツールの見直しが必要となることもあります。

ただ「業務支援サービスを導入した際の効果がわからないと導入に踏み切れない」と考える方もいるでしょう。

業務支援サービスの効果を知りたい方に、導入の効果を5つ解説します。

業務支援サービスの導入を検討している方は、工務店向けの業務支援サービスの選び方や手順を解説した記事をご確認ください。

　ペーパーレス化

資料や契約書、見積書など企業では紙を大量に消費します。しかし近年では、文書の電子化ができるようになっているため、紙から電子への切り替えをすることでペーパーレス化を図ることができます。
また、電子文書はメールなどでのやり取りも簡単に行えるため、時間の節約にも貢献してくれるでしょう。

　クラウドサービスの利用

クラウドサービスは、業務に使用するデータやファイルなどをクラウド上に保存できるサービスです。
インターネット環境があれば、どこからでもアクセスできるので、お客様との商談中や出張先のホテルでもクラウド上に保存しているデータを確認することができます。

また、自宅での仕事も可能となるため、場合によっては出社しなくても済むケースもあります。そうすれば、通勤に使用する時間を節約することができるでしょう。

（関連記事）
「業務支援システムの種類を解説！工務店におすすめの種類と注意点」

　ルーティン業務の自動化

企業の中には、毎日行う誰でもできる簡単な業務、決まり切った業務が存在しているケースが多々あります。このようなルーティン業務を自動化することで業務効率が図れます。

具体的には、見積書や発注書の作成、工程表の作成などです。これらをエクセルで作成されている工務店も多いのではないでしょうか。

しかし、ツールを見直す、つまり工務店向けの業務支援サービスを導入することでこれらの作成に費やす時間と手間が激減します。

　チャットの利用

チャットとは、会話をしているような感覚でメッセージのやり取りを行うコミュニケーションツールです。
従来はメールによってやり取りをしていましたが、メールだと文章の作成に時間がかかったり、畏まった文章になってしまったりといったデメリットがあります。

一方でチャットツールなら挨拶文なしで短い文章を送るといった使い方ができるため、コミュニケーションにかかるムダな時間を削減することができます。
近年ではビジネス用のチャットツールが多数展開されているため、これらを活用するのもおすすめです。

　会議をWeb化

会議は重要事項を決定する際などに欠かせないものです。会議のために時間を割いて参加している人、遠くから出張して参加している人もいるでしょう。

また、会議には会議室の利用に伴う電気代や資料の紙代・印刷代といった各種コストも発生します。
そこで、会議をWeb化することをおすすめします。そうすれば、わざわざ会議室に行く必要がなく、会議室も使わないため、時間とコストを削減することができます。

まとめ

今回は業務効率化について、その概要からメリット、実際に業務効率化を図る際のポイントについて解説しました。工務店においても普段の業務を見返してみると、意外とムリ・ムダ・ムラがあるかもしれません。そういった時は今回紹介した内容を参考に、業務効率化に取り組んでみてください。
特に工務店向けの業務支援サービスを導入すれば、工務店独自の業務を効率化することができます。例えば工務店向けの業務支援サービスであるAnyONEを導入すれば上記で紹介した業務の可視化、ペーパーレス化、ルーティン業務の自動化が可能です。
工務店向けの業務支援サービスはさまざまな企業が提供しています。どの企業のものが自社に適しているか比較したい方は、ぜひ下記の『他社システムの機能比較』をご覧ください。