業務効率化を図りたいと考えている工務店の管理職、経営者の方は多いのではないでしょうか。この記事では、業務効率化に活用できるグループウェアについてその概要から具体的な機能、導入するメリットなどについて解説します。グループウェアに興味がある方、以前から気になっていた方は参考にしてください。

グループウェアとは

グループウェアとは、社内での情報共有やメッセージのやりとりなどが行えるソフトウェアのことです。
種類によってはインターネット環境があれば利用できるため、場所に縛られることなく必要な情報にアクセスできます。また、それに伴い業務効率化も期待できるでしょう。

グループウェアの必要性

建設業界は、長時間労働や人手不足、ITツールの未導入などの問題から業務効率が悪いケースが多く、グループウェアは業務効率化を実現するためにも必要不可欠です。
また、現場と事務所で別れて業務を行うことが多い建設業界では、時間や場所に関係なく誰とでもコミュニケーションを取れる仕組みを整えておくことが、業務をスムーズに進めるうえでは欠かせません。そういった点でも、グループウェアはスマートフォンやタブレット端末などにも対応しているため、導入すべきだといえます。

グループウェアの種類(クラウド／オンプレミス)

グループウェアを導入する場合、クラウド型とオンプレミス型の2種類があることに注意してください。

クラウド型は、インターネット上のサーバー内にあるソフトウェアを使用します。オンプレミス型よりもコストを抑えやすく、導入までの時間もかかりません。また、インターネット環境があれば場所を問わず利用できる点も特徴です。ただし、外部サーバーを利用するため、情報漏洩のリスクはオンプレミス型よりも高まります。そのほかにも、サービスを提供する企業に依存するため、自社のニーズに応じたカスタマイズを行いにくい点にも注意しなければなりません。

オンプレミス型は、自社サーバーにインストールした専用のソフトウェアを使用します。自社サーバーを使うため、セキュリティは自社水準を維持できるほか、自社の使いやすい形にカスタマイズも行えます。ただし、導入に伴うコストや時間はかかるため、計画的に導入することが大切です。

グループウェアの種類に悩む方は、工務店におすすめの業務支援システムの種類を紹介している記事もご覧ください。

【工務店向け】グループウェアの主な機能

グループウェアには、さまざまな機能が搭載されていますが、工務店の業務を効率化してくれるものも少なくありません。ここでは、工務店の業務で役立つグループウェアの主な機能を解説します。

チャット機能

グループウェアには、基本的にチャット機能が備わっています。クラウド型であれば端末に関係なくグループウェア上でコミュニケーションが取れるため、業務に必要な情報共有をスムーズに行えます。また、グループを作って複数人でのやりとりもできるため、プロジェクトや現場単位でコミュニケーションを取ることも可能です。

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ファイル共有機能

見積書や工程表など、業務で使用する各種ファイルの共有も行えます。グループウェアによっては回覧状況も確認できるため、誰が確認していないか把握することも可能です。また、特定人のみにファイルを共有することもできます。現場写真を共有すれば、進捗状況をリアルタイムで共有できるため、業務もスムーズに進められるでしょう。

プロジェクト・タスク管理機能

グループウェアを使えば、タスク管理やプロジェクトの進捗状況の共有も行えます。逐一口頭で連絡を入れなくても、グループウェアに情報を入力するだけで、進捗状況の報告ができるため、報告にも確認にも手間がかかりません。タスク管理機能を使えば、誰が・何を・いつまでに行うのか明確になるため、コミュニケーションの無駄も省けます。

スケジュール管理機能

スケジュール管理機能では、個人の予定はもちろん、グループ単位の予定を入力することもできます。他メンバーのスケジュールを確認できるため、「誰がどこにいるのか」、「いつからいつまで現在の現場を担当するのか」といったことも把握可能です。

モバイル対応機能

クラウド型のグループウェアは、スマートフォンやタブレット端末などのモバイル端末からも使用できます。社内のパソコンに縛られることなく、現場や出先からでも情報共有や確認ができるため、業務請負効率も向上するでしょう。また、新型コロナウイルスの影響によりリモートワークを行う企業も少なくありませんが、モバイル対応のグループウェアがあれば、自宅からでも業務を行えます。

グループウェアの導入効果・メリット

グループウェアの導入によって企業が得られるメリットは少なくありません。ここでは、具体的なメリットを紹介します。

業務効率化につながる

グループウェアは、場所にとらわれることなく情報共有やコミュニケーションが取れるため、業務効率化につながります。例えば、それまでは紙媒体で管理していた資料を電子化しグループウェア上で管理するようになれば、必要な情報にすぐにアクセスでき、資料を探す時間を大幅に削減できるでしょう。また、グループウェアが社内の共通ツールとして使われれば、業務に関するすべての情報が集約されるため、情報の一元管理も行えます。担当者によってファイルの保管場所が異なるといった心配もありません。

導入が簡単

工務店の担当者の中には、グループウエアは導入が難しいイメージを持っている人もいるかもしれませんが、導入目的を明確にしておけば比較的簡単に導入できます。グループウェアを使って「どのような業務を効率化させたいのか」、「どういった機能が必要なのか」、「予算はどのくらいあるのか」などの点を整理したうえで、条件にあったものを選んでください。グループウェアによっては「無料体験期間付き」もあるため、実際に試して導入することも可能です。

工務店向けグループウェアはAnyONEがおすすめ！

グループウェアは各社から提供されていますが、工務店での導入を検討している場合は、「AnyONE」がおすすめです。AnyONEは工務店での使用を想定して作られたグループウェアであり、見積書や工程表の作成、顧客管理、アフター管理、入金管理、発注管理など工務店の業務に必要な機能を一通り備えています。

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また、スマートフォンやタブレット端末などのモバイル端末に対応しているため、現場からでも情報にアクセス可能です。チャット機能やファイル共有機能、進捗管理なども行えるため、導入することで業務の無駄を省き、効率化が実現するでしょう。

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まとめ

今回は、グループウェアの概要や種類、主な機能、導入のメリットなどについて解説しました。グループウェアを導入することで、情報共有やコミュニケーションが容易に行えるため、業務効率化を促進することができます。導入にあたっては目的や予算を明確にしておくことがポイントです。工務店の業務を一通りカバーしてくれるAnyONEの導入もおすすめです。

以下の記事では、AnyONEを含めた各社から提供されているグループウェアの機能比較を行っています。搭載機能の違いや特徴などを知りたい方はこちらもご覧ください。