工務店経営者の中には、人手不足や材料高騰に対応するために「普段の業務をもっと効率化したい」と考えている人も多いのではないでしょうか。

業務効率を図る場合は、業務支援システムの利用がおすすめです。
この記事では、業務支援システムの種類と、おすすめのシステムについて解説しています。
業務支援システムを導入したい工務店の担当者は、ぜひ参考にしてみてください。

業務支援システムの種類

業務支援システムには、大きく分けてクラウド型とオンプレミス型の2種類があります。
それぞれの業務支援システムの概要からメリットデメリットなどについて解説します。

　クラウド型

クラウド型は、インターネット上にあるサーバを利用するシステムです。
従来は後述するオンプレミス型が主流でしたが、近年ではクラウド型の業務支援システムの普及が急速に進んでいます。

・メリット
クラウド型は、サーバ上でシステムを利用するため、ソフトウェアなどのインストールが不要です。サーバにアクセスさえできればどの端末でもどこからでも使用できるため、出先での作業や在宅勤務での作業も可能です。

さらに、ソフトウェアのアップデータが必要になった時には自動でアップデートが行われるため、利用者側の手間がかかりません。
システムを利用するための設備を用意する必要がないため、初期費用をかなり安く抑えられるのも特徴です。

一般的にクラウド型の業務支援システムは、従量課金制を採用しているものが多いです。システム導入後は使用するアカウント数や期間に合わせて利用することができます。

。デメリット
インターネット上のサーバを利用するため、オンプレミス型に比べるとセキュリティ面のリスクが高いです。
また、他のソフトウェアとの統合に対応していないことや、柔軟なカスタマイズに対応していない点もデメリットだといえるでしょう。

　オンプレミス型

オンプレミス型は、自社サーバやPCに個別にシステムをインストールして利用するシステムです。

・メリット
クラウド型のように外部のサーバを使用するわけではないため、セキュリティ面については安心して利用できるでしょう。
また、他のソフトウェアとの統合にも対応しやすく、業務に合わせて自由にカスタマイズすることも可能です。

・デメリット
サーバの購入やソフトウェアのライセンス購入など、システム導入にあたっての初期費用はクラウド型よりも高くなってしまいます。また、サーバの管理やメンテナンスにも費用がかかる点にも注意が必要です。

工務店におすすめなのはクラウド型

工務店の場合、クラウド型の利用がおすすめです。
ただしクラウド型の中にも「パブリッククラウド」と「プライベートクラウド」があるため、それぞれの違いを把握したうえで導入を検討するようにしましょう。

　パブリッククラウド

パブリッククラウドは、クラウドプロバイダーが企業や個人などに対して提供するクラウドコンピューティングを不特定多数のユーザーが共有する形で利用するサービスのことです。

専用のハードウェアなどは特になく、企業から個人まで必要なときに必要な量を自由に使える点がメリットといえます。
ユーザーが設備などを用意する必要がないため導入コストを抑えられるほか、インターネット上で申し込みをすればすぐに利用することができます。

また、システムの保守管理はクラウドプロバイダーがおこなってくれるため、システム担当者への負担も軽くなります。
ただし、不特定多数の人がアクセスできるサーバを利用しているため、機密情報の管理などには向いていません。

　プライベートクラウド

プライベートクラウドは、企業が自社専用のクラウド環境を設計・構築し、自社内のみで利用することができます。自社専用のシステムの設計・管理をおこなえることが特徴です。

このため、セキュリティ面に関しても自社独自のセキュリティポリシーに基づいたシステムにすることができ、安心して利用できます。

　工務店にはプライベートクラウドが最適

工務店の場合、クラウド型の中でもプライベートクラウド型の業務支援システムを導入することをおすすめします。クラウド型であるため、出先で工事の情報を確認したり、お客様との打ち合わせで仕様変更があったときにはその場で金額の変化をお伝えすることができます。

クラウド型の業務支援システムは、オンプレミス型に比べるとセキュリティ面でのリスクが高く、カスタマイズの自由度も低いと説明しましたが、プライベートクラウドなら「プライベートクラウド」で説明した通りこの問題を解決できます。

クラウド型業務支援システムの注意点

工務店での利用におすすめのクラウド型の業務支援システムですが、利用にあたってはいくつかの注意点があります。
どのような点に注意する必要があるのか解説します。

　カスタマイズの自由度が低い

先ほども少し触れていますが、クラウド型はシステムのカスタマイズの自由度が低いです。全くカスタマイズができないわけではありませんが、オンプレミス型に比べるとカスタマイズの柔軟性はあまりありません。

　セキュリティが脆弱

プライベートクラウド以外のクラウド型は、サーバに不特定多数がアクセスしてサービスを利用するため、セキュリティ面での不安があります。
利用する際には、データの暗号化やパスワードの設定などは欠かせません。

　サーバにトラブルが発生する可能性がある

サービスを利用している際にサーバにトラブルが発生する可能性はゼロではありません。万が一サービスに障害が発生すると、クラウド上に保存していたデータが消失してしまったり、サービス自体が一時的に利用できなくなる恐れがあります。そのため、定期的なデータのバックアップは欠かせません。

また、もしサービスの提供が終了になってしまった時には、引き続きサービスを利用し続けることができないため代替のサービスを準備しなければなりません。

工務店におすすめの業務支援システム

工務店におすすめの業務支援システムとして「AnyONE」を紹介します。AnyONEは顧客情報をはじめとして、業務に関わる各種情報を集約・蓄積することで一元管理がおこなえる便利な業務支援システムです。

先ほど「クラウド型業務支援システムの注意点」でセキュリティ面の脆弱さを指摘しましたが、AnyONEは使用者ごとにパスワードの設定ができるほか、使用するメンバーを制限することもできます。これにより情報漏洩のリスクを下げ、安心して使用することができます。

また、カスタマイズに関しても内容によっては対応できるものもあるため、まずはご相談ください。
そのほかにも、それまで利用していたツールや情報をAnyONEに提携・移行もできます。そのため、業務効率を高めつつそれまでのデータや情報を活用することができるでしょう。

まとめ

今回は、業務支援システムの種類と注意点について解説しました。
クラウド型とオンプレミス型がありますが、工務店の場合はセキュリティ性とカスタマイズの自由度が高いプライベートクラウド型の業務支援システムがおすすめです。
以下のコンテンツでは、工務店向けの業務支援システムの機能を比較しています。業務支援システムの導入を検討している場合は、参考にしてみてください。