AnyONEが7月に開催した「営業0名・売上9億円の設計事務所が【 粗利率18%から25%に改善 】実例公開セミナー」にご登壇いただいたエムズアソシエイツ様は、粗利率を改善するために自社でエクセルシステムを作成して見積管理を行い、さらに業務効率化システムを導入しています。

今回は、エクセルシステムの具体的な作成方法と、業務効率化システムの活用方法と注意点を紹介します。

見積業務ソリューション

粗利率の低迷から脱却するには、精度の高い見積り作成を行い、数字を把握することが重要です。
しかし、下記のような課題を抱えている工務店は多いでしょう。
● 注文住宅において、毎回違う内容の設計を行うため、毎回見積書を作る必要がある。
● 情報量や部品点数が膨大で、根気が続かない。（どんぶり勘定、サービス）
● 個人の技量や努力に頼るのではなく、誰でもできる仕組みづくり

これらの課題を解決するために、エムズアソシエイツ様は自作したシステムで見積り管理を行うと同時に、もっと使いやすい業務効率化ソフトを探していたそうです。

　 自作した積算システムでの見積り管理方法

エムズアソシエイツ様は、システムを自作する際に下記の6点を重視されたそう。

1. 標準仕様としての材料の絞り込みを行ったうえで、デフォルトを作成し、毎回同じ入力作業はしない。
2. 重複する計算はしたくない=一度計算した数値に関わりのある項目には全て自動で数量が出るようにしたい。
3. お施主様目線に立って、細かな項目や数量をきちんと表示させ納得感のある内容にしたい。
4. 引き渡し価格(最終税込み合計金額)での表示をしたい。
5. 見積所要時間は最大でも3時間。できれば2時間以内。(午前の半日)
6. 見積り作成者(設計者)が、きちんと数量の根拠を把握できるもの。
オートマチック過ぎて、数量根拠の説明ができないのは困る。

自社内で使いやすいオリジナルの積算システムを作成しようとしている方は、ぜひ参考にしてください。
なお、システムの詳しい内容や運用方法は後述します。

　 数あるシステムの中からAnyONEを選んだ理由

3年前からは自社でシステム製作したらいくらかかるのか制作会社に相談したり、現存しているほぼ全ての工務店向けシステムのヒアリングや導入を行ったそう。

しかし残念ながら、導入してから「自社では使えない」とわかったシステムもいくつかあったとのことです。

そのような中、AnyONEの導入を決定したポイントは以下3点。

● システム自体がエクセルベース
● 自社システム（エクセル）とエニワンがリンクできそうだった
● AnyONEがれば、粗利の確保が容易だと感じた

AnyONEを実装するまでは不安もあったそうですが、AnyONEと自社システムを融合させたことにより、今では粗利の予実差がなくなり、利益の確保が容易になっています。

自社見積り集計システムの運用方法

エムズアソシエイツ様がエクセルで製作された見積りシステムの運用方法を、一部紹介します。

エムズアソシエイツ様では、エクセルで下記項目のシートを作成して、見積りを管理されています。

● 仕様
● 床・壁・天井面積
● 敷地・外構
● 600Mストーン（デッキ以外）
● デッキ600Mストーン
● 600Uオアシス
● 籐タイル
● 400タイル
● 基礎
● 外壁
● 屋根・軒面積・樋
● 集計表

設計者（営業）がお客様と話すために計算根拠を把握しておくべき箇所は手入力、それ以外の箇所は毎回入力するのではなく「選択方式」で入力できるようにするなど、最小限の入力を行えば各種数値が自動計算されるようになっています。

【各シートの参考画像】
▼床・壁・天井面積

▼敷地・外構

▼600Mストーン（デッキ以外）

▼屋根・軒面積・樋

▼計算結果

AnyONEでの見積作成

エムズアソシエイツ様の場合、自作の見積りシステムで集計した結果をコピーして、AnyONE「見積入力」＞「積算」＞「積算数量入力」欄へ貼り付ければ、見積りの約7割が完成した状態になります。

その他、特殊な設計やオプションがある場合のみ、デフォルト部分の項目を確認して数値を入力しましょう。

タイルなどの施工面積だけでは拾えない部材については、部材単位（枚／箱／梱包）で数量を自動計算することも可能です。（＊下の画像では、タイル例が枚数で計算されています。）
部材単位を細かく設定することで、粗利がぶれず、見積りの丼勘定や漏れをなくせます。

粗利改善で重要なことは「発注ルール決め」

粗利率を改善するために、粗利率が崩れる原因をしっかりと理解したうえで対策を講じましょう。
ここでは、粗利率が崩れる主な原因とその対策を3つずつ紹介します。

　 粗利率が崩れる主な原因

粗利率が崩れる主な原因は以下の3つです。

1. 発注書を切る(金額を決める)前に見切り発注してしまう。
2. 現場での変更などの理由で、勝手に追加の請求書が届く。
業者さんや職人さんは「請負契約」の意味を分かっていない。
現場担当者は、自分のミスによる追加はすぐに承認してしまう。
3. その都度、協力業者さんへ見積を依頼する。
毎回単価が違う見積りで分からない。

これらは「工務店でよくあること」でしょう。
しかし、対策を行うことで利益率を改善・維持できます。

　 対策

粗利率を崩さないための具体的な対策は、以下の3つです。

1. 発注書がなく施工した場合は支払いもしないルールへ。必ず発注書を切って(予算を決めて) から工事をする仕組み。
2. 請求書は自社で発行したものしか受け付けない。協力業者さんが請求書を発行しなくてもよいよう、発注段階で請書と請求書をセットで発行する。
3. 協力業者さんへ見積を依頼しない。全ての業者さんと詳細な取り決め単価を決め、 見積り依頼をしない。(上下水等の引き込みは別)

つまり、協力業者・元請業者お互いにメリットのある仕組みづくりが重要だといえます。

【協力業者のメリット】
● 見積り不要
● 請求書作成不要

【元請業者のメリット】
● 追加があればすぐにわかる
● 予実差がなくなる

上記のような仕組みづくりに最適なのが、業務効率化システムです。

例えば、AnyOENで注文書と注文請書・請求書を発行すれば、協力業者は印鑑を押すだけです。追加分は協力業者に請求書を発行してもらえば、その金額と理由が明確になります。

基幹システム活用のメリット（自社作成システム/AnyONE）

自社作成のシステムや、AnyONEを活用するメリットは以下の6点です。

1. 基幹システムであるため、無駄な入力作業を削減できる
2. 注文住宅という、毎回違った完成物に対しての見積作成作業の効率が大幅にアップ
3. 標準仕様を決めてAnyONEを利用することで、設計〜見積提案まで業務効率の圧倒的な向上を図れる。
4. 完全オートメーションではないため、スタッフの面積感覚やコスト感覚が身につく。
5. 各社の見積の方法や考え方に対して柔軟に対応可能。
6. 施主が知りたい「最終価格」を初期段階で提案できる

特に、最終価格を初期段階で提案できれば、お客様から大きな信用を得られます。
また、他社(概算や本体価格)と圧倒的な差別化が図れるでしょう。

システム導入時の注意点

どのような優秀なシステムを導入しても、使う人が本気で取り組まない限り、決して効果
は現れません。
システムを使いこなすための下準備は相当な時間・労力がかかるため、覚悟が必要です。
しかし、下準備を行えば、その後の業務効率は飛躍的に改善されます。

また、下準備をする過程において、今まで整理できなかった様々な情報を整頓でき、より組織的な結束力が向上します。

エムズアソシエイツ様では、例えば「この材料は手間がかかるので使って欲しくない」など、設計者や施工管理者が情報を整理するようになったそうです。

粗利改善にAnyONEがおすすめな3つの理由

AnyONEでは、以下3つの業務が効率よく高精度に行えるため、粗利改善におすすめです。
● 見積り作成
● 発注管理
● 帳票作成
### ①見積り作成
以下3つの機能を利用すれば、より効率的に高精度な見積りを作成できます。
● エクセルからコピペ
● リスト参照
● 一括更新
それぞれ詳しい操作方法を見ていきましょう。

　 エクセルからコピペ

AnyONEはエクセルとの互換性があります。
そのため、見積りをエクセルで作っている企業は、その情報をコピーしてAnyONEの見積り明細上にペーストすることが可能です。

　 リスト参照

リスト参照から、見積りの項目を情報を引っ張ってくる機能です。
従業員によって、見積り項目の単価がバラバラになり、粗利が変わってしまうことを防げます。
つまり、「リスト参照」機能により、単価統一を行うことで、「誰が作っても同じ金額」で見積りを作れます。

　 一括更新

見積りを作成において、原価金額からお客様出しの単価を決める際に、電卓を使用したりエクセルで計算式を入れて算出するなど手間がかかっているでしょう。

AnyONEでは、原価を元に粗利をいくら確保したいか「粗利率」を設定することで、お客様出しの金額が自動で計算されます。

　 ②発注管理

AnyONEの発注画面では、随時下記3つの情報を確認できます。
● 未発注額
● 発注済み額
● 粗利率

また、発注が終わっている項目には色がつくため、発注状況を「見える化」できます。
いちいち担当者に工事の進捗状況を聞かずに済むでしょう。

　 ③帳票作成

AnyONEでは、発注金額と、協力業者から提出された請求書の金額を見比べられる「発注額超過支払一覧表」をボタンひとつで作成可能です。
粗利を削っている原因の工事がどれか明確にわかるため、粗利の分析に役立ちます。

また各業者・工事ごとの発注・支払といったお金の推移をまとめた表をボタンひとつで作成することもできます。

さらに、工事担当者ごと、会社全体で請け負った工事の案件ごとに粗利の推移を確認できます。

この他、AnyONEではボタンひとつで作成できる帳票が150種類以上あります。
どのような帳票があるのか詳しい内容を見たい方は、帳票のサンプル集をご確認ください。

まとめ

今回は、AnyONEが7月に開催した「営業0名・売上9億円の設計事務所が【 粗利率18%から25%に改善 】実例公開セミナー」の内容を紹介しました。

粗利率の改善には、エムズアソシエイツ様のように高精度な見積管理が有効だということがわかりました。

見積管理・粗利率改善を効率的に行いたい方や、より具体的にシステムの運用方法を確認したい方は、ぜひAnyONEの【限定10社/月】オンライン個別相談会にご参加ください。
貴社の状況に合わせて、最適な運用方法をご提案いたします。