【工務店】賢く見積り管理するには?管理システム導入の効果

住宅工務店が顧客から受注するためのキーとなるのが見積り書です。見積り書の作り方や見せ方で、受注できるかどうかが決まります。
受注率を高める見積り書を作成するために、欠かせないのが「見積り管理」です。

見積書の正しい書き方と、賢い作成方法を紹介!

見積書の正しい書き方と、賢い作成方法を紹介!

今回は、見積り管理の重要性やポイント、管理システム導入の効果などについて解説します。

見積り管理の重要性

見積り管理の重要性

見積り管理の重要性について、次の3つの観点から解説します。
・承認から発行までの流れをスムーズにする
・業界の適正価格に沿う
・見積りのノウハウを蓄積する

 承認から発行までの流れをスムーズにする

顧客から見積りの依頼を受けてから、担当者は見積り書を作成します。
作成できた見積り書は、上司や各部署の担当者の承認を受けてから、ようやく発行できます。

もし、上司や担当者が他の業務でチェックを忘れ、承認が遅れれば、それだけ顧客を待たすこととなります。
「承認から発行までの流れが滞りなく行われているか」を見積り管理ではチェックします。

 業界の適正価格に沿う

せっかく顧客から受注しても、赤字で完工しては意味がありません。
しかし、実際には、見積り時に利益が出ると見込んでいた工事現場が「追加の資材が必要になった」「人手不足で職人を呼んだ」などさまざまな事情により、赤字になってしまうケースも少なくありません。

原価の適正価格を把握せず、勘や経験に頼った見積り書を作成していることが原因です。
だからこそ、見積り管理では「適正価格に設定されているか」「資材の量や人材の数は適切か」などをチェックし、利益を確保する必要があります。

 見積りのノウハウを蓄積する

見積り書に「記載されている項目」や「渡すタイミング」、「見せ方」によって、顧客へ与える印象は変わります。
たとえ、ライバル社と同じ見積り内容であっても、受注・失注の命運が別れることも。

だからこそ、見積り管理でノウハウを蓄積し、社内の受注率を高めていくことが重要です。
会社全体の収支にも関わるため、見積り管理を軽視すべきではないでしょう。

エクセルで見積り管理するポイント・コツ

エクセルで見積り管理するポイント・コツ

一般的に見積もり管理はエクセルで行われています。
エクセルで見積りを管理する際に、よく起こるトラブルについて解説します。

 二重管理しない

見積り管理では、二重管理が起こりやすいです。
つまり、一つの見積り書に対し、2人以上の担当者が別々に管理してしまっている状態です。
最新の見積り書がどちらか分からなくなり、当然ですが、現場は混乱します。
顧客に誤った見積り書を提出した場合、トラブルも起こりかねません。

「誰がどの工事現場の見積り書を管理しているのか」を職場内で共有し、二重管理が起こらないよう対策する必要があります。

 属人化しない

見積り書を各スタッフのやり方でエクセルを使って作成した場合、作成した本人にしかその見積り書を読み解くことができない可能性があります。
第三者がその見積り書を、他の工事現場の見積り書で参考にすることはおろか、見積り書の内容をチェックすることもできません。

誰でも内容を理解できる見積り書の作り方を職場内で統一する必要があるでしょう。

 過去のデータをストック

これまで工務店で作成した見積り書のデータをすべてストックしておきましょう。
似た工事現場があれば、データを参考に見積り書を作成することもできるでしょう。
見積り書作成の手間を省くことができます。
データが貯まればたまるほど、さまざまな現場に対応できるため、より効率的に業務を進めることができるでしょう。

 リアルタイムで情報共有・契約状況を把握

見積り書のデータを管理することで、最新の情報を共有したり、顧客の契約状況について確認することができます。
見積り書のデータをクラウド上に保存すれば、外出先からパソコンやスマートフォンを使って内容を確認できるでしょう。

 住宅業界に特化したテンプレートを使用

工務店など住宅業界に特化したテンプレートを職場内で使うと、効率的に見積りの管理・作成を行えます。
属人化させないためにも有効でしょう。
エニワン株式会社では、住宅業界・工務店専門に無料のエクセルテンプレートを提供しています。
また、建設業界の見積り書の書き方について説明している記事も、ぜひ参考にしてください。

見積り管理システムの導入効果・メリット

見積り管理システムの導入効果・メリット

これまでお伝えした通り、見積り管理をエクセルで行う場合、さまざまなトラブルが起こる可能性があります。
エクセルだけで見積り管理を行うには、業務上、非効率が起こることも分かっていただけたでしょうか。
エクセルに頼らず、業務効率化を進めるために効果的なツールが「見積り管理システム」です。
見積り管理システムの導入効果・メリットについて解説します。

 作成時のルールを徹底できる

見積り管理システムで見積りの作成ルールを細かく設定することができます。
具体的には、システム内で自社に最適なテンプレートを作成できたり、予め決まっている業者や原価をテンプレートとして使用できるなどです。
職場内で作成ルールが統一されていると、作成者に関係なく、誰もが理解できる見積り書を扱えます。
毎回の確認の手間が省け、業務効率化につながるでしょう。

 スピーディに発行できる

担当者が顧客の依頼に基づき、見積り書を作成しても、すぐに発行できる訳ではありません。
上司や各部署の担当者に内容を確認してもらい、承認が降りてから発行します。
当然ですが、顧客の依頼から発行までタイムラグが生じてしまいます。

見積り書管理システムでは、上司や担当者がデータベースにいつでもアクセスでき、見積り書の内容をすぐに確認、承認することができます。
スピーディに見積り書を発行し、顧客へ提供することができるでしょう。

 検索・共有が簡単になる

見積り管理システムでは作成した見積り書のデータがストックされるため、検索・共有を簡単に行えるようとなります。
エクセルは、パソコンで更新したデータを毎回クラウド上にアップロードする手間がかかりますが、見積り管理システムではクラウド上のデータを直接更新するため、その手間もかかりません。

 検索・共有が簡単になる

見積り管理システムでは作成した見積り書のデータがストックされるため、検索・共有を簡単に行えるようとなります。
エクセルは、パソコンで更新したデータを毎回クラウド上にアップロードする手間がかかりますが、見積り管理システムではクラウド上のデータを直接更新するため、その手間もかかりません。

 利益の推移を追える

見積り管理システムは、これまでの工事現場の利益率を記録することができます。
それぞれの利益の推移を分析し、赤字や薄利になった工事現場の原因を確認できるでしょう。

一方、黒字になった工事現場では「何が成功の要因となったか」を分析し、職場内で共有することで、会社全体の利益率アップにも役立てられるでしょう。

利益率以外に、業務効率を高めるための工務店業務支援サービスの選び方や、そもそも工務店業務支援サービスとはどういったものかについても解説しています。

業務支援サービスの選び方

工務店向け業務支援サービスの賢い選び方!手順とポイントを解説

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まとめ

見積り管理が住宅工務店にとって、経営を左右するほど重要なことをご理解いただけたでしょうか。
しかし、多忙な業務の中で担当者が見積り管理を行う時間を割くことは難しいかもしれません。

見積り管理システムを導入することで、賢く見積り管理を行え、業務効率を改善することもできるでしょう。
しかし、「見積り管理システムは種類が多く、どれが自社に合うのか分からない」という方もいるかもしれません。
今回、以下に各社のサービスを機能比較したページをご用意しました。
見積り管理システムの検討に、利用されてみてはいかがでしょうか。

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