建築業では、納期の遅延やコスト超過が収益に直結します。こうしたリスクを防ぐには、人・もの・お金・時間を適切にコントロールするプロジェクト管理が欠かせません。
この記事では、プロジェクト管理の基本的な流れや成功のポイント、建築業での活用に適したツールまでを解説します。「管理がうまくいかない」「効率化したい」とお悩みの方はぜひ参考にしてください。

プロジェクト管理とは

プロジェクト管理とは、プロジェクトの計画をコントロールすることで目標達成に導くことです。
具体的には、人やもの、お金、時間などをコントロールします。

プロジェクトには、あらかじめ予算や納期が決められています。これらに沿って成果を挙げるために、プロジェクト管理は欠かせません。

プロジェクト管理の目的

プロジェクト管理の主な目的は、以下の2つです。

1.プロジェクトを納期までに終わらせること
2.プロジェクト利益を最大化すること

プロジェクトには、納期が定められています。納期までにすべての作業を終え、成果物を挙げなければなりません。
一方で、プロジェクトの最中に「トラブルが発生する」「顧客からの追加注文が入る」など、予期せぬ事態によってスケジュール通りに作業が進まないこともあります。
不測の事態が発生しても、納期までに終えられるようにプロジェクトが管理します。
例えば、当初のスケジュールよりも遅れている場合は、メンバーの業務を再度振り分けをすることもできるでしょう。

また、プロジェクト推進にあたっては、ただ納期までに終えるだけでなく、自社の利益をできるだけ大きくすることも意識しなければなりません。
例えば、プロジェクトはあらかじめ決められた予算で進めますが、プロジェクト管理を通して人員や工程などのムダを減らし、利益を大きくすることが可能です。

プロジェクトを管理しないリスク

プロジェクトを管理しないと、プロジェクトの進捗状況が適切に把握できず「納期に間に合わない」「コストが予算を上回り赤字となる」ことにもなりかねません。

また、スケジュールに遅れが生じ、納期に間に合わせるために品質を無視した作業がおこなわれる可能性もあるでしょう。低品質な成果物を納品すると、かえって顧客からの信頼を失う恐れもあります。

プロジェクト管理は会社の義務ではありません。しかし、管理しないとリスクを負うことに注意しなければなりません。

プロジェクト管理の流れ・手法

プロジェクト管理に取り組む際の大まかな流れは以下の通りです。

1.目的を確認する
2.タスクを洗い出す
3.担当者や期限を決める
4.進捗を把握し、必要に応じて計画を修正する

1. 目的を確認する

プロジェクト管理をおこなうにあたっては、まずプロジェクトの目的を確認します。
目的はプロジェクトの指針です。最初の段階で目的を明確化すると、プロジェクトチーム全体の意思統一につながり、プロジェクト管理の判断軸にもなります。
一方で目的が曖昧なままだと、プロジェクト管理に当たって優先順位をつけられず、最適な判断をおこなえません。
なお、目的を明確化する際は、プロジェクト終了後に振り返りや評価ができるように、数字を盛り込むことをおすすめします。

2. タスクを洗い出す

目的が明確になったら、引き続きプロジェクトで発生するタスクを洗い出しします。
目的を達成するために、具体的にどのようなタスクが必要となるのか、タスクをリストアップし、作業内容や重要度、作業の順番などを整理しましょう。

3. 担当者や期限を決める

タスクの洗い出しが完了したら、担当者や各タスクの期限を設定します。
タスクを割り振る際は、プロジェクトメンバーの希望やスキルなどを考慮したうえで決めることが大切です。

4. 進捗を把握し、必要に応じて計画を修正する

ここまでできたら、実際にプロジェクトを進めていきます。
プロジェクト管理の担当者は、進捗状況をこまめに確認し、必要に応じてタスクや期限の修正、人員の再配置などをおこなってください。
進捗状況を確認するためには、メンバーとのコミュニケーションが欠かせません。定期的なミーティングを開くことも大切です。

プロジェクト管理成功の秘訣

プロジェクト管理を成功させるためには、プロジェクト管理ツールの利用がポイントとなります。
プロジェクト管理ツールには、一般的に、予算やスケジュール、品質などを管理するための機能が備わっています。

例えば、プロジェクト計画書の作成ができるツールであれば、エクセルを使って一から計画書を作成する必要がなく、プロジェクト管理をスムーズにおこなえます。
また、ガントチャートの作成に対応しているツールであれば、タスクの進捗や担当者を一目で把握することが可能です。

プロジェクト管理ツールを導入することで、進捗の可視化が可能となり、トラブルが発生したときにも、迅速な対応が可能となるでしょう。

プロジェクト管理に便利なツール

プロジェクト管理にはさまざまなツールが使用されます。
ここでは主なツールを2つご紹介します。

ITシステム

システムを活用したプロジェクト管理も可能です。
システムには、大きく分けて「インストール型」と「クラウド型」が存在します。

インストール型は、各端末にシステムをインストールをおこない利用します。
インストールすれば、インターネット環境がなくても利用できますが、導入や運用、保守などは自社でおこなうため、専門的な知識を備えた人材が必要となります。

一方のクラウド型は、クラウドを経由してシステムを利用するため、インターネット環境さえあれば、どこからでも利用できます。インストールは不要です。
運用や保守などはサービスを提供するベンダーがおこなってくれるため、自社の負担はほとんどありません。
さらにリアルタイムでの情報共有や同時編集などにも対応しているため、プロジェクト管理も行いやすいでしょう。

クラウド型の工程管理の便利な機能について下記の記事で解説しています。気になる方はご一読ください。

エクセル

建築業におけるプロジェクト管理は工程表でおこなうため、エクセルを活用できます。エクセルはすでに多くの企業で利用されているため、基本的に導入コストや操作指導などは不要で、社内に取り入れやすいです。
またインターネットで検索すると、プロジェクト計画書のテンプレートなど、無料で使えるテンプレートがたくさん見つかるため、それらを活用することも可能です。

一方で、エクセルはリアルタイムでの情報共有に適していません。誰かがエクセルを編集している場合、それを保存しなければ情報を共有できません。
また、同時編集にも対応していません。同じファイルを同時に開き、それぞれ編集して保存すると、最新のファイルが2つ存在するために、混乱をきたす可能性もあります。
データが増えてくると動作が重くなってしまうため、ストレスを感じる人もいるでしょう。

エクセルの活用に興味がある人、システムとどちらを使用すべきか迷っている人は、エクセルとシステムの比較をおこなっているこちらの記事もご覧ください。

建築業のプロジェクト管理を効率化するシステム「AnyONE」

建築業のプロジェクト管理には、工事業務に特化したクラウド型システム「AnyONE」がおすすめです。
工程管理・見積作成・顧客管理・実行予算作成・受発注管理・入出金管理・アフター管理など、建築業で発生する大半の業務を一元管理できるシステムで、大企業から中小企業、一人親方まで規模を問わず利用できます。3,600社以上への導入実績と継続率99.4%が、その信頼性を裏付けています。
プロジェクト管理の各ステップにおいて、AnyONEは以下のように活用できます。

AnyONEはクラウド型のため、パソコンだけでなくスマートフォンからも利用でき、現場にいながらプロジェクトの進捗をリアルタイムで確認できます。見積・実行予算・発注の各段階で費用を一元管理できるため、利益の推移を追いながらコスト管理を徹底できる点も特徴です。

AnyONE導入事例：プロジェクト情報を一元化し、現場とオフィスのリアルタイム共有を実現

山梨県の外構・建設工事会社、株式会社グローブ様では、工事台帳と顧客管理が別システムで運用されていたため、手動でのデータ移行や二重入力が発生し、情報共有に時間がかかることが課題でした。

AnyONE導入後は、工事台帳・顧客管理・経理情報を一元化。現場スタッフがスマートフォンからリアルタイムでデータを確認できるようになり、事務所への報告にかかる手間が削減されました。また、入力データが全社で共有されることで原価ミスが減少し、粗利益をリアルタイムで把握できるようになったことで、コスト管理と経営判断のスピードが向上しました。

詳しくは「工事も経理も、情報が見える化。AnyONEでチームの連携力がアップ」をご覧ください。

まとめ

今回は、プロジェクト管理について、その概要や目的、具体的な流れ、おこなう際のポイントなどについて解説しました。
プロジェクト管理とは、プロジェクトの計画をコントロールすることで目標達成に導くことです。
納期までに作業を終えるためにも、より高い利益を上げるためにも、プロジェクト管理は欠かせません。

プロジェクト管理をスムーズにおこなうには、ツールの利用がおすすめです。
AnyONEをはじめとしたシステムによる管理であれば、リアルタイムでの情報共有も可能となるため、より効率良くプロジェクト管理ができるでしょう。

なお、業務管理システムの導入に興味のある人は、AnyONEとそれ以外の他社システムの機能比較をおこなっている下記のコンテンツもご覧ください。

監修：AnyONE編集部
AnyONE編集部は、建設業界向け業務支援システム「AnyONE」を運営する株式会社エニワンの編集チームです。
公的資料や業界情報をもとに、建設業に関する基礎知識や実務に役立つ情報を、わかりやすく整理・解説しています。