工事やプロジェクトの管理に役立つ工程表の一つが、「ガントチャート工程表」です。
工事やプロジェクトが完了するまでの工程をスムーズに把握できます。
今回はガントチャート工程表を作成する理由やメリット・デメリット、運用のコツなどについてまとめました。ぜひ参考にしてください。

ガントチャート工程表とは

ガントチャート工程表とは、作業の進捗状況が一目でわかる工程表です。一般的に、適切な作業管理を目的として用いられます。

工程管理に用いられる工程表にはさまざまな種類がありますが、ガントチャート工程表の特徴は、作業の段取りが項目別にまとめられている点です。

工事計画の全体像が把握しやすくなっており、パッと見ただけで工事の進捗状況などがわかります。

例えば「いま、何の作業がどこまで進んでいるか」「誰が何の作業を担当しているか」などの情報をつかめます。

施工管理者には欠かせないツールです。

以下のように横軸が「進捗率」を表しており、各作業のセルを塗っていくことで、進捗状況を把握することが可能です。

ガントチャート工程表は、複数の作業を“同時並行”で進めるときに活用される工程表です。

「あとどのくらいで作業が終わりそうか」がわかるため、次の作業を始めるタイミングを判断しやすくなります。また、作業の進捗状況が良くない場合は、人員配置を再検討して対応することも可能です。

一方で、「いつから作業が始まって、いつ終わるのか」を把握しにくい側面もあります。

　WBSの作成→ガントチャート作成

ガントチャート工程表を作成するためには、あらかじめ「WBS」を作成することが大切です。

WBSとは、「Work Breakdown Structure」の略語で、作業工程を分けて表すことをいいます。
各工程の関係性と期限を明らかにし、各工程がプロジェクトに与える影響を理解しましょう。
各工程の関係性とは、「その工程が終わらないと次の工程に進めない」といった前後関係のことです。
たとえば、入浴の場合、「浴槽を洗剤とスポンジで洗う→水で流す→お湯を溜める」といった順序となりますが、洗剤まみれの浴槽を「水で流す」工程が完了しない限り、「お湯を溜める」工程に進めません。
まずは、WBSを作成するため、工事の完了までに必要な作業工程を書き出しましょう。

次に、作成したWBSを基に担当と期限を設けましょう。工事の完了日から逆算して、無理のないスケジュールにすることがポイントです。
このようにスケジュール化した工程図を「ガントチャート」と呼びます。

　バーチャート工程表との違い

ガントチャート工程表は、縦軸に「作業工程」、横軸に「作業の進捗率」を設定します。
各作業がどの程度進んでいるかを把握しやすいのが特長です。

一方のバーチャート工程表は、以下の例のように横軸に「日付」を設定します。

作業の始まり・終わりのタイミングが明確で、全体のスケジュールを把握しやすい点が特長です。

ただし、作業同士の関係性がわかりづらい部分もあるため、担当者同士で情報をすり合わせる必要もあるはずです。

ちなみに、上記の例は「曜日単位」で作成していますが、「時間単位」「月単位」など時間の単位を変更して作成することも可能です。

ただし、企業によってはガントチャートとバーチャートの定義があいまいとなっているケースもあります。そのため、ガントチャート、バーチャートを使用するときは、実際に工程表の内容を確認し、不明点がある場合は必ず質問し、解消しておく必要があるといえます。

ガントチャート工程表で進捗管理を可視化できる

次に、ガントチャート工程表のメリット・デメリットを解説します。メリット・デメリットを理解した上で、ガントチャート工程表を利用するようにしましょう。

　ガントチャート工程表のメリット

• プロジェクトの全体像を見える化できる
  基本的にプロジェクトは、複数の工事関係者とのチームで進めます。
  ガントチャート工程表があることで、工事関係者全員に対して、プロジェクト全体の流れを分かりやすく共有できます。
  「どの工程をだれが行うのか」をお互いに把握しておくことで、現場でのコミュニケーションも取りやすいでしょう。

• トラブル・遅れがすぐに分かる
  現場のトラブルや工期の遅れといった問題が生じた場合に、すぐに把握することができます。
  問題の対処は、スピード感が最も重要です。
  いち早く気づき、スピーディな対処で状況の悪化を防ぐことができるでしょう。

• 工事の管理がしやすくなる
  工事の管理者は、各工程表の進捗や、トラブル・遅れなどの問題を常に把握しておかねばなりません。
  ガントチャート工程表は、これらを見える化できているため管理者の負担が減るでしょう。管理に必要だった労力を、他の業務に割くこともできます。

　ガントチャート工程表のデメリット

• 問題の対処でガントチャートを組み直さなければならい
  トラブル・遅れをすぐに把握できる一方で、完了に必要な工程が増えたり、そもそもの工程が変更されたりといった事情で、ガントチャートを組み直さなければならない場面もあります。
  再度、「各工程を洗い出し、担当と期限を決め、工事関係者に共有する」といった手間が発生してしまいます。

• 工数が分かりづらい
  ガントチャート工程表において、各工程の粒度が高ければ、実際に必要な工数が担当者には分かりづらくなってしまいます。
  割り振られた担当者が作業に取りかかるタイミングで、実際に必要な工数の多さに気づき、期限に遅れるといった事態もあるかもしれません。

ガントチャート工程表を運用するコツ

ガントチャート工程表の運用が失敗する一番の原因は、「リアルタイムの更新をしない（できない）」ことです。
いくら完璧な工程表を作ったとしても、各工程表の担当者が進捗をガントチャート工程表に反映しなければ、上手に機能しません。
そこで、運用のコツを解説します。

　工程数を詰め込み過ぎない

前述と矛盾するかもしれませんが、担当者に割り振る工程数を詰め込み過ぎないことです。
工程数を増やし過ぎると、その分、更新しなければならない項目が増え、担当者の負担となってしまいます。
工程をできるだけまとめ、更新の回数を減らすようにしましょう。

　進捗の確認を工程表だけに頼らない

忙しい現場担当者にとって、工程の進捗状況を更新する時間も惜しいもの。
「工程表の更新が面倒くさい」とさえ感じているかもしれません。そのため、工程表の進捗を信じ過ぎず、口頭やメッセージで担当者に直接確認を取ることが大切です。
確認を取ったら、進捗の更新を本人に促すか、管理者が代わりに更新する必要があるでしょう。問題の発覚が遅れることもあるため、徹底していきたいポイントです。

　担当者に頼らない工夫を行う

現場担当者の繁忙やモチベーションに関係なく、進捗状況を共有し合える工夫をしましょう。
たとえば、「朝礼後に必ず進捗報告をしてもらう」、「毎週○曜日○時〜といった固定のミーティング日程を決める」などがあります。
朝礼後やミーティングの際に、報告と同時にパソコンで進捗を更新してもらうとスムーズでしょう。

ガントチャート工程表を作成する理由・背景

ウォーターフォールとは、プロジェクトを複数の工程に分け、順序を決めて、滝（ウォーターフォール）のように工程が進んでいくものでした。
しかし、「担当者が誰か分からない」、「各工程の進捗が分からない」といった問題を抱え、プロジェクトが失敗することもありました。
こういった問題点を解決するために一般的に広まったのが、ガントチャート工程表です。ガントチャート工程表は、米国の機械工学者「ヘンリー・L・ガント」によって開発されました。実は、第一次世界大戦時に軍艦を作るプロジェクト管理に用いられたのがきっかけです。

ガントチャート工程表は、これまで触れてきた通り、

・メンバー同士で進捗・共有が簡単
・トラブル・遅れの早期発見

といった運用上のメリットがあり、さまざまなプロジェクトや工事で導入されてきました。

まとめ

ガントチャートの概要やメリット・デメリット、運用のコツなどについて解説しました。
ガントチャート以外の工程表について、詳しく知りたい方は「工程表とは？」をご参照ください。

ガントチャート工程表をはじめ、さまざまな種類の工程表を導入するためには、工務店向けの「業務支援システム」の活用がおすすめです。

業務支援システムを導入すれば、工程表の簡単な作成や、オンライン上で更新・管理をできます。
工程表以外にもさまざまな機能を持ち、顧客や営業の管理なども行えます。
各社の業務支援サービスを一覧でまとめた「他社システム機能比較」をご用意しているため、下記のボタンからアクセスしてみてください。