工事やプロジェクトの管理に役立つ工程表の一つが、「ガントチャート工程表」です。
ガントチャートの活用で、工事やプロジェクトが完了するまでの工程をスムーズに把握できます。
今回はガントチャート工程表を作成する理由やメリット・デメリット、運用のコツを紹介します。

工程表とは

工程表は工務店や建築業界において、工事工程を管理するために使われる表です。工事進捗を可視化することで、スムーズに工事を終えるために使用されます。

工程表には主に以下のような種類があり、必要な場面に応じた工程表選びが重要です。

・ガントチャート工程表
・バーチャート工程表
・グラフ式工程表
・工程管理曲線
・ネットワーク工程表

本記事では、ガントチャート工程表を主に取り上げます。

ガントチャート工程表とは

ガントチャート工程表とは、作業の進捗状況が一目でわかる工程表です。適切な工程管理を目的として用いられます。

ガントチャート工程表の特徴は、作業の段取りが項目別にまとめられている点です。工事計画の全体像が把握しやすくなっており、一目で工事の進捗状況の把握が可能です。

例えば「いま、何の作業がどこまで進んでいるか」「誰が何の作業を担当しているか」などの情報がわかります。

以下のように横軸が「進捗率」を表しており、各作業のセルを塗っていくことで、進捗状況を把握可能です。

ガントチャート工程表は、複数の作業を“同時並行”で進めるときに活用される工程表です。

「あとどのくらいで作業が終わりそうか」がわかるため、次の作業を始めるタイミングを判断しやすくなります。また、作業の進捗状況が良くない場合は、人員配置を再検討して対応することも可能です。

一方で、「いつから作業が始まって、いつ終わるのか」を把握しにくい側面もあります。

　バーチャート工程表との違い

ガントチャート工程表は、縦軸に「作業工程」、横軸に「作業の進捗率」を設定します。
各作業がどの程度進んでいるかを把握しやすいのが特長です。

一方のバーチャート工程表は、以下の例のように横軸に「日付」を設定します。

作業の始まり・終わりのタイミングが明確で、全体のスケジュールを把握しやすい点が特長です。

ただし、作業同士の関係性がわかりづらい部分もあるため、担当者同士で情報をすり合わせる必要もあるはずです。

なお、上記の例は「曜日単位」で作成していますが、「時間単位」「月単位」など時間の単位を変更して作成することも可能です。

ただし、企業によってはガントチャートとバーチャートの定義があいまいとなっているケースもあります。そのため、ガントチャート、バーチャートを使用するときは、実際に工程表の内容を確認し、不明点がある場合は必ず質問し、解消しておく必要があるといえます。

ガントチャート工程表で進捗管理を可視化できる

次に、ガントチャート工程表のメリット・デメリットを解説します。メリット・デメリットを理解した上で、ガントチャート工程表を利用するようにしましょう。

　ガントチャート工程表のメリット

• ●プロジェクトの全体像を見える化できる

 

• 基本的にプロジェクトは、複数の工事関係者とのチームで進めます。

 

• ガントチャート工程表があることで、工事関係者全員に対して、プロジェクト全体の流れを分かりやすく共有できます。

 

• 「どの工程をだれがおこなうのか」をお互いに把握しておくことで、現場でのコミュニケーションも取りやすいでしょう。

●トラブル・遅れがすぐに分かる
現場のトラブルや工期の遅れといった問題が生じた場合に、すぐに把握できます。
問題の対処は、スピード感が最も重要です。
いち早く気づき、スピーディな対処で状況の悪化を防ぐことができるでしょう。

●工事の管理がしやすくなる
工事の管理者は、各工程表の進捗や、トラブル・遅れなどの問題を常に把握しておかねばなりません。
ガントチャート工程表は、これらを見える化できているため管理者の負担が減るでしょう。管理に必要だった労力を、他の業務に割くこともできます。

　ガントチャート工程表のデメリット

●問題の対処でガントチャートを組み直す必要がある
トラブル・遅れをすぐに把握できる一方で、完了に必要な工程が増えたり、そもそもの工程が変更されたりといった事情で、ガントチャートを組み直さなければならない場面もあります。
再度「各工程を洗い出し、担当と期限を決め、工事関係者に共有する」といった手間が発生してしまいます。

●工数が分かりづらい
ガントチャート工程表において、各工程の粒度が高ければ、実際に必要な工数が担当者には分かりづらくなってしまいます。
割り振られた担当者が作業に取りかかるタイミングで、実際に必要な工数の多さに気づき、期限に遅れるといった事態もあるでしょう。

ガントチャート工程表を作成できるツール

ガントチャート工程表を作成できる2つのツールを紹介します。

• • 1. Excel
    2. 工程管理ソフト

それぞれのツールのメリットやデメリットも含めて解説します。

　Excel

Excelは多くの工務店で導入されているソフトで、使い慣れているため、操作しやすい点がメリットです。また表管理ソフトのため比較的簡単に工程表を作れます。ただしガントチャート工程表の専用ツールではないため、作成に慣れていない方は作業に時間がかかるでしょう。

また、Excelが得意な人に作業が属人化しやすいというメリットもあります。

　工程管理ソフト

工程管理ソフトでガントチャート工程表を作成できます。建築業向けの工程管理ソフトを使えば、作業進捗も簡単に管理可能です。また建築業向けの工程管理ソフトは工程表の修正も簡単にできるよう作られており、操作性も良い製品が多いです。

ただし、工程管理ソフトの導入には費用がかかること、また導入後は現場に混乱が生じるかもしれません。

比較的費用の安いクラウド型工程管理ソフト、また現場に混乱をきたさないようマニュアルやサポートが充実したソフトを選びましょう。

ガントチャート工程表の作り方のポイント

工期管理のためにガントチャート作成を検討している方向けに、簡単な手順を解説します。

・必要作業を全てリストアップ
・期日や担当者の決定
・ガントチャートの作成

ガントチャート工程表を作る際は下準備が重要です。以下の手順に沿って、漏れのないようガントチャートを作成しましょう。

　必要作業を全てリストアップ

ガントチャート工程表を作る前に、必要な工程を全てリストアップしてください。漏れがあると正確な進捗管理ができず、何度も修正作業が必要になります。事前に全ての作業を細かい部分までリストアップしておくことで、正確なガントチャート工程表を作れます。

ガントチャート工程表を作成するためには、あらかじめ「WBS」を作成しましょう。

WBSとは、「Work Breakdown Structure」の略語で、作業工程を分けて表すことをいいます。各工程の関係性と期限を明らかにし、各工程がプロジェクトに与える影響を理解しましょう。

各工程の関係性とは、「その工程が終わらないと次の工程に進めない」といった前後関係のことです。例えば、入浴の場合、「浴槽を洗剤とスポンジで洗う→水で流す→お湯を溜める」といった順序となりますが、洗剤まみれの浴槽を「水で流す」工程が完了しない限り、「お湯を溜める」工程に進めません。

まずは、WBSを作成するため、工事の完了までに必要な作業工程を書き出しましょう。

　期日や担当者の決定

次に作成したWBSをもとにして、期日と担当者の設定をおこないます。プロジェクトの締め切りを想定して、逆算してスケジュールを決めると良いでしょう。

たとえば、仕上げ作業に必要な資材や部品がある場合はその納品日前に作業工程を入れると成立しません。

また担当者のリソースを確認して、優先順位の高いタスクにスキルの高い作業員を配置するようにしましょう。複数タスクを同じ作業員に任せる場合は、優先度をあらかじめ共有したり、印をつけておけば作業時に確認の手間がありません。

　ガントチャートの作成

ここまでに決めた内容をもとにして、ガントチャートを作成します。ガントチャートは横軸にタスクと担当者の名前を入れ、縦軸に期日と進捗率を設定する作りです。

ここでのポイントは、横軸に入力するタスク内容の関連性を意識すること。無関係なタスクを並べていると整合性が取れず、管理しにくくなるため、関連性を基準に並べましょう。

ガントチャート工程表を運用するコツ

ガントチャート工程表の運用が失敗する一番の原因は、「リアルタイムの更新をしない（できない）」ことです。
いくら完璧な工程表を作ったとしても、各工程表の担当者が進捗をガントチャート工程表に反映しなければ、上手に機能しません。
そこで、運用のコツを解説します。

　工程数を詰め込み過ぎない

前述と矛盾するかもしれませんが、担当者に割り振る工程数を詰め込み過ぎないことです。
工程数を増やし過ぎると、その分、更新しなければならない項目が増え、担当者の負担となってしまいます。
工程をできるだけまとめ、更新の回数を減らすようにしましょう。

　進捗の確認を工程表だけに頼らない

忙しい現場担当者にとって、工程の進捗状況を更新する時間も惜しいです。「工程表の更新が面倒くさい」とさえ感じているかもしれません。

そのため、工程表の進捗を信じ過ぎず、口頭やメッセージで担当者に直接確認を取ることが大切です。確認を取ったら、進捗の更新を本人に促すか、管理者が代わりに更新する必要があるでしょう。

問題の発覚が遅れることもあるため、徹底していきたいポイントです。

　担当者に頼らない工夫を行う

現場担当者の繁忙やモチベーションに関係なく、進捗状況を共有し合える工夫をしましょう。

たとえば、「朝礼後に必ず進捗報告をしてもらう」、「毎週○曜日○時〜といった固定のミーティング日程を決める」などがあります。

朝礼後やミーティングの際に、報告と同時にパソコンで進捗を更新してもらうとスムーズでしょう。

　修正を見越した工程表作りをしておく

工事にトラブルはつきものであり、工程表の修正は起こります。その際にガントチャートを修正しにくい仕組みで作っていると、修正作業だけで膨大な時間がかかるでしょう。たとえばエクセルなどで工程表を作成していると、セルを追加しただけで他の業務にズレが生じたり、入力しておいた関数が崩れる可能性もあります。

修正操作が容易にできるよう、ガントチャート工程表を工程管理システムで作っておくと、ワンクリックで工程表を修正できます。

まとめ

ガントチャートの概要やメリット・デメリット、運用のコツなどについて解説しました。
ガントチャート以外の工程表について、詳しく知りたい方は「工程表とは？」をご参照ください。

ガントチャート工程表をはじめ、さまざまな種類の工程表を導入するためには、工務店向けの「業務支援システム」の活用がおすすめです。

業務支援システムを導入すれば、工程表の簡単な作成や、オンライン上で更新・管理をできます。
工程表以外にもさまざまな機能を持ち、顧客や営業の管理なども行えます。
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