クラウド型工程管理とは?管理の課題や便利なシステムを紹介

クラウド型工程管理とは?管理の課題や便利なシステムを紹介

クラウド型工程管理とは、社外のクラウドサーバーを用いて、工程管理をデジタル化するツールです。「社内外との情報共有がうまくできない」「リアルタイムに情報を確認できない」などの建築業を取り巻く課題を解決するために役立ちます。

今回は、工程管理の概要や、管理の課題、おすすめのクラウド型工程管理システムについて解説します。

工程管理とは

工程管理とは、工事の進捗や品質を管理する業務です。施主が希望するスケジュールに応じて工期を調整したり、図面通りに作業できているかの品質を管理します。加えて、予算に対する利益を確保するための原価管理も欠かせません。

なぜ工程管理が必要?

工程管理が必要な理由は2点あります。

進捗状況がわからない

工程管理で進捗を把握していないと、「いま全体の何%まで工事が進んでいるか」がわかりません。残りの期間に対し、どのぐらいのペースで各作業を進めるべきかわからず、現場は混乱してしまいます。施主への状況報告もできません。

また工事は、天候不良や建材の納入遅れ、職人の確保などの影響を受けやすく、スケジュールがずれ込むこともしばしば。変化に対応するため、常にスケジュールを修正していく必要があります。

全体の進捗状況を明らかにするため、工程管理は必須です。

ムリ・ムダ・ムラが発生する

現場担当者は、現場における予算や人材、資機材を管理します。しかし、工程管理を怠れば、どの工程にどのくらい予算・人材・資材を投じればいいかあいまいとなります。
「1人で十分な作業に、3人も職人が配置されていた」、「余計な木材を発注しすぎて、赤字になった」といったムリ・ムダ・ムラが発生しかねません。

現場のムリ・ムダ・ムラを防ぐためには、工程管理を通して、最適な予算・人材・資機材を配置することが重要です。

工程管理の課題

工程管理は現場に欠かせない業務ですが、これまで建築業界では以下の課題を抱えていました。

リアルタイムで情報を確認できていない

現場の進捗情報は、できるだけリアルタイムに確認することが重要です。実際の現場とのタイムラグが生じれば、現場担当者は適切に指示出しできません。特にスケジュール遅れなどのトラブルはいち早く対応する必要があり、確認が遅れるほど、問題は大きくなってしまいます。

これまで建築業界では、紙やエクセル、電話で進捗を確認してきました。しかし、これらの方法ではタイムラグが生じやすく、リアルタイムに情報を取得できません。紙は直接の手渡しやFAXになったり、エクセルはファイルを更新するために事務所へ戻ったり、電話はなかなかタイミングが合わなかったりと手間がかかります。

社内・外部と情報共有ができていない

現場に関する情報は、工程管理の担当者本人だけが把握していればいい情報ではありません。社内の営業や経理、購買の担当者だけでなく、施主や協力会社などの外部とも共有も必要となります。

特に外部との情報共有には注意しなければなりません。例えば、進捗報告書のフォーマットは企業ごとに異なります。違うフォーマットから情報を拾い上げて、把握するだけで時間がかかり、また自社からの報告時にも変更しなければなりません。
情報共有のたびに手間がかかると、全体では大きなタイムロスになるでしょう。

クラウド型工程管理システムで解決!

工程管理システムとは、工程管理の業務をまとめておこなうITシステム。ほとんどのシステムは、パソコン・スマートフォン・タブレットで使用可能です。インターネットに接続さえすれば、いつでもどこでもシステムを利用できます。

オンプレミス型との違い

工程管理システムは、「オンプレミス型」と「クラウド型」の2つに分けられます。
オンプレミス型は、自社内のサーバーを利用するタイプです。カスタマイズ性が高く、自社サーバーの利用でセキュリティ面も安心できるでしょう。

しかし、システムを導入した後の運用・保守を自社内でおこなうことが基本で、専門の技術者を雇う必要があります。また、工程管理システムの仕様が更新された場合に、自動で最新版に切り替わらず、手動でインストールし直さなければなりません。

クラウド型は、外部のクラウドサーバーを利用するタイプです。工程管理システムの提供会社に、運用・保守のサポートを依頼しやすく、最新版への更新も自動でおこなえるケースが多いでしょう。

一方でセキュリティ面を不安に感じるかもしれませんが、有名なクラウドサーバーは国際基準となっており、セキュリティ体制に万全を期しています。たとえば、米Amazon社が提供している『AWS』は、機密データを複雑に暗号化したり、数千件に上るグローバルコンプライアンス要件を満たしており、安心して利用可能です。

リアルタイムで情報共有できる

クラウド工程管理の導入により、リアルタイムの情報共有が可能です。スマートフォン・タブレットを利用することで、現場から情報をすぐに確認できます。わざわざ事務所やオフィスまで移動する必要はありません。「日報を上長に確認してもらうため、現場からオフィスまで戻る」などのムダを防ぎます。

システムへの情報入力も手軽です。システム上に直接入力するため、エクセルを毎回アップロードする手間もかかりません。また、「見積もり情報をベースに実行予算を作成する」など、契約〜引き渡しまでのデータを一貫して管理やすい点も魅力でしょう。

社内・外部と情報共有できる

特にクラウド型工程管理システムを使うことで、外部との情報共有も可能となります。オンプレミス型は社内サーバーを利用するため、自社内からしかアクセスできず、外部の担当者がアクセスできない場合もあります。

一方のクラウド型は、クラウドサーバーを利用するため、アクセス権限を付与すれば、外部からでも情報にアクセス可能です。システムを利用してフォーマットを統一することで、お互いに情報を変更する手間も省けます。

おすすめのクラウド型工程管理システムはAnyONE

AnyONE公式サイト
おすすめのクラウド型工程管理システムは「AnyONE」です。建材販売会社のナカザワ健販が、現場の声をもとに開発しました。現場を熟知する企業だからこそ、工程管理に役立つ機能を網羅しています。
これまでに「導入企業2,700社以上」、「ユーザー数10,000超」、「お客様継続率99.4%」を誇るシステムです。

【AnyONEの機能】
顧客管理
帳票管理
工事管理
物件管理
実行予算管理
支払い管理
請求・入金管理
図面・写真管理
アフター・メンテナンス管理

現場ごとに工程表や契約書、手続き書などを一括で管理できます。システムに集約したデータは、「現場名」「日付」などの条件で検索にかけられるため、すぐに欲しい情報まで辿りつけます。
また、協力会社とも工程表などの情報共有が可能で、「チャット機能」を利用すれば、よりタイムリーなやり取りが可能です。

これら工程管理の情報は、会社全体でまとめて管理できます。一覧で進行中の工事を表示すれば、「どの工事がどのくらい進んでいるか」を瞬時に把握できるでしょう。現場ごとの予実情報も見える化でき、収支状況をチェックする際にも便利です。

顧客管理」や「請求・入金管理」など、営業部門や経理部門に役立つ機能も備えています。見込み客を受注までつなげたり、未払い・未入金を防げるでしょう。

まとめ

クラウド型工程管理システムは、業務効率アップや長時間労働の削減を目指すために欠かせないツールです。導入時には、各社が提供しているサービスから自社に最適なものを選びましょう。

今回ご紹介したAnyONEを含め、各社サービスを以下で機能比較しています。検討時の参考としてはいかがでしょうか。
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