実行予算とは?発注金額と支払額に差が発生する原因も解説

住宅工務店が工事を進める際、当初算出していた予算を「実行予算」といいます。
実行予算と発注先への支払額の差があまりに大きいと利益を圧迫しかねません。
正確な計算を行うために工事管理ができるシステムを導入すると、差額が発生する原因を突き止めることができるでしょう。
今回は、実行予算を組む目的や組み方、実行予算と差が出やすい原因、工事管理ができるおすすめのシステムについて解説します。

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実行予算を組む目的

実行予算を組む目的

主に次の3つの目的があります。それぞれについて詳しく見ていきましょう。
①各契約・現場の予算を把握する
②実際の原価と比べ、赤字・損失を見つける
③担当者の責任・管理能力を高める

 ①各契約・現場の予算を把握する

契約や現場にかかる予算は、一定額ではありません。
現場の規模や着工期間、必要な資材・人材に応じて変化するためです。
現場ごとの予算管理をまとめて行うことは難しいでしょう。

あらかじめ実行予算を作成することで、おおよその費用や利益率を把握できます。
経営者や役職者は、各現場の利益を計算し、会社全体の営業目標や収支計画を立てることとなります。

 ②実際の原価と比べ、赤字・損失を見つける

工事が始まると原材料費などの実際の原価がかかってきます。
実行予算と実際の原価を比べることで、現在の収支状況をチェックできます。

実行予算と比べ、原価が大きくかかりそうな場合は、人材の数を調整するなど早めに対処すると大幅な赤字・損失を防ぐことができるでしょう。

 ③担当者の責任・管理能力を高める

現場責任者は、最終的な利益を出すことを目標に、実行予算の作成を行います。
実行予算の作成次第で、現場の収支が決まると言っても過言ではありません。
現場責任者の意思決定一つひとつに責任がつきまといます。
実行予算を作成することは、現場責任者に利益に対する責任感を持たせ、工事現場の管理能力を高めるでしょう。

実行予算の組み方・手順

実行予算の組み方・手順

実行予算の組み方は、一般的に以下の3ステップで進められます。それぞれのステップを確認しましょう。

 <STEP.1> 実行予算の担当者を決める

まずは、工事現場で実行予算を作成する担当者を決めます。
工事現場の責任者が担当することが一般的です。

現場の収支の責任を負うのは、もちろん、責任者です。
責任者自らが原価や利益の管理を行うことが望ましいでしょう。

 <STEP.2> 見積書を基に実行予算を作成する

見積書から実行予算に数字を組み換えましょう。
実行予算は、収益率を判断するために欠かせません。
扱う数値は、根拠ある数値を用いて、客観性のある実行予算を作成しましょう。

見積書の正しい書き方と、賢い作成方法を紹介!

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 <STEP.3> 調整・決済を経て完成させる

実行予算の原案が作成できたら、社内の関連部署や各工程の責任者にチェックしてもらい、調整・決済を行います。
さまざまな立場の方からチェックを受けることでより客観性のある実行予算になります。
また、各工程の責任者が予算・収支を意識することで、工事現場の責任者がすべてを管理しなくとも、代わりに注意を払ってくれます。

実行予算との差が発生しやすいもの

実行予算との差が発生しやすいもの

実行予算との差が生じることを防ぐために、特にチェックしたい3つの項目を解説します。
実行予算を作成する際には、注意するようにしましょう。

 見積り金額(実行予算)

多忙を極める工事担当者は、実行予算の作成が期限ギリギリまたは遅れがちになってしまうこともあるでしょう。最悪、作成すらしない場合もあります。
そのような状況で作成された実行予算は、正確な利益率を計算されておらず、仕入れ交渉なども厳しく行っていません。
そのまま工事をある程度まで進めてから、原価をそのまま入力するため、薄利・赤字の実行予算となってしまいます。
工事担当者が、経営者や上司に赤字の実行予算を報告すると、「赤字はまずい」という理由で書面場だけ黒字にすることも。
もちろん、実態は薄利・赤字となります。

 発注金額

発注担当者は、実行予算を基に、外注業者や材料などを扱う業者と交渉し、内容と金額を決めて発注します。
この段階では、発注金額はあくまで目安です。
実際に工事に着手してかかる金額とは、差が生じる可能性があるでしょう。

 支払い金額

代金は、職人が作業を終えたり、材料を納入してから業者へ支払います。
ただ、もし当初の予定と異なり、現場を進める中で追加の作業や資材が必要となった場合、想定よりも多く代金を支払うことになるかもしれません。

正確な原価管理をするなら「AnyONE」を導入

できる限り正確な原価管理を行うために、工事管理ができるシステムの導入をおすすめします。
特に工務店の業務を効率化するソフト「AnyONE」は、原価管理を行う際の課題解決に役立つ機能がそろっています。

 発注管理データとの連動

発注管理データとの連動

発注を切らずに大雑把な計算で工事を依頼していると、後で原価計算をしたときに想定した予算よりオーバーしてしまうかもしれません。
原価予算をオーバーすると赤字・薄利になってしまいます。
こういった事態を防ぐために、正確な原価管理を行わなければなりません。

AnyONEでは、実行予算と発注管理が連動しています。
実行予算のデータを基に発注を行うため、発注ミスを防ぎ、実行予算との差額を明らかにできます。
また、情報は社内で共有されているため、現場担当者や発注担当者以外のスタッフにチェックしてもらうことも可能です。

 実行予算との差分管理

実行予算との差分管理

実行予算では、発注予定の業者や発注予算などの情報を管理しています。
実行予算が工事情報と連動しているため、発注情報が工事原価の基データにも使われます。

また、発注予算の変更などを発注時に修正することができたり、実行予算に含めていなかった雑費を原価費用に入力したりと、柔軟かつ正確な原価管理を行えます。

健全な経営を行うため、正しく原価管理し、実行予算の差額を把握することが可能となるでしょう。

 発注情報の一元化

発注情報の一元化

発注額と支払額に差が生じる原因の一つが、発注を行う現場担当者と、支払いを行う経理担当者の間で、情報共有や連携ができていないことです。
その点、AnyONEでは、発注情報が一元で管理・共有されています。
毎月、請求書を現場担当者から経理担当者へ受け渡す手間や抜け漏れが減り、業務フローの改善にも役立つでしょう。
AnyONEで情報を一元化することにより、部署間の連携が取りやすく、ミスの減少、業務効率化へとつながります。

まとめ

多忙な中で原価管理を行うには、ミスが起こりやすく、「気づけば赤字になっていた」という事態にもなりかねません。

【工事】原価管理とは?

【工事】原価管理とは?必要性やシステムの選び方を解説

工事管理ができるシステムで工事現場を分析することで、赤字になる原因を突き止め、利益率の改善につなげることができるでしょう。
工事管理ができるシステムはサービスごとに異なる機能を持っています。
それぞれの機能を一覧でまとめたページを以下に用意しているため、検討の参考にされてはいかがでしょうか。

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