工程表の作成方法は? 作り方のポイントや遅れが出た場合の対応

現場管理で必須となる「工程表」。
適切な人員配置や工期を設定できれば、スムーズに工事を進められます。
また、工事を進める上で一番のトラブルは、工期の遅れです。
施主様や工事関係者からのクレームにつながり、場合によっては会社の損失を生み出しかねません。
今回は、工程表作成の方法やポイント、遅れが出た際における対応についてまとめています。

工程表の作成方法

工程表の作成方法

工程表作成する方法は、主に5つあります。それぞれの方法について解説するため、ぜひ参考にしてください。

 ①手書き・紙面

手書き・紙面で作成する場合、自由なデザインで工程表を作成できます。
デジタルの方が編集・共有を行いやすいですが、少人数での管理や簡単な工程表であれば、手書き・紙面の管理で十分です。
「紙自体を紛失してしまった」という事態を避けるため、PDFデータのバックアップを取っておくことをおすすめします。

 ②ワード

オフィスシリーズの「ワード」を使用する場合、インターネット上にある無料のテンプレートを活用できます。
いちからフォーマットを作成する手間が省け、コストもかかりません。
アナログに比べて編集や共有を行いやすくなりますが、「最新版の把握が難しい」「ファイル自体を誤って削除する」といった管理上の注意点もあります。

 ③エクセル

同じくオフィスシリーズの「エクセル」を使用して工程表を作成する場合、ワードより図表や図形を使いやすくなります。
スケジュールや工程を見える化し、分かりやすい工程表を作るために役立ちます。

工程表をエクセルで作成するメリット・デメリットは?
また、関数を組むことで編集を行いやすい工程表を作成できます。
ただし、複雑なファイルになると作成者以外が使いにくくなるため、注意が必要です。

 ④スプレッドシート

Googleが提供しているスプレッドシートは、基本的にエクセルと使い方が似ています。
違いは、基本的にオンライン上でファイルを管理する点です。
作成したファイルはGoogleドライブに保存し、機密性を守るため、必要なメンバーにだけ共有できます。
ただし、共有時にファイルに対する権限(閲覧のみ、編集可など)を与える手間がかかり、メンバーがGoogleアカウントを取得しておく必要があります。

 ⑤工程管理ツール・ソフト

これまでにご紹介した作成方法は、汎用性が高く工程表だけでなく、さまざまなフォーマットに対応しています。
一方で工程管理ツール・ソフトは、オンラインで工程表の作成や管理に特化している点が特徴です。
他の方法と比べ、工程表を作りやすく管理にも適しています。

工程表ソフト・アプリの選び方は?

また、工程表の作成に限らず、顧客管理や売上管理などの機能を有すツール・ソフトもあり、業務全体の効率アップにもつながるでしょう。

工程表の作り方のポイント

工程表の作り方のポイント

作成時のポイントについて解説します。
具体的な作成手順・書き方について知りたい方は「工程表の書き方」をご参照ください。

工程表の書き方は?

 工事内容に合わせた工程表の種類を選ぶ

まず、現場で行う工事の内容(規模・工期・項目数など)に適している工程表の種類を選びましょう。
代表的な工程表は、「バーチャート工程表」「ガントチャート工程表」などがあります。
例えば、バーチャート工程表は、横軸に時間、縦軸に作業項目を決め、各作業の始まりから終わりまでをバーで示した工程表です。
ガントチャート工程表は、横軸に進捗率、縦軸に作業項目を決め、各作業の進捗率を書き加えていく工程表です。
ほかの工程表の種類や特徴を詳しく知りたい方は、「工程表とは」をご参照ください。

工程表とは?

 工事の担当者を明確にする

次に、工事に担当者を割り振ります。
担当者を割り振ることで「誰がいつまでに何を行うか」が明確になり、現場での報連相や、指揮を取りやすくなります。
担当者の実力が、工事の進捗率を左右するため慎重に行わなければなりません。

 工程ごとの期間を設定する

最終的な完工予定日から逆算し、工程ごとの期間を設定します。
期間の設定は、スケジュールに無理が生じていないかに注意しましょう。
材料や職人の確保といった観点でもチェックしてみてください。

 誰が見ても分かりやすい工程表にする

工程表は、社内だけでなく施主様や工事関係者などにも共有します。
どの立場の方が見ても理解できる工程表を作成することを意識しましょう。
ポイントは、「専門用語を使いすぎない」「工事の進捗状況が分かる」「編集・共有をしやすい」などです。
分かりにくい工程表を作成してしまうと、方々から何度も確認の連絡が届き、手間がかかってしまいます。

作成した工程表の工期に遅れが出たときにおける対応

作成した工程表の工期に遅れが出たときにおける対応

工期の遅れは、一番のトラブルです。
万が一、遅れが出たときにおける対応について解説します。

 施主様や業者・職人など関係者へ連絡

トラブルの報告が遅れると、施主様のクレームにつながりかねません。迅速に関係者に連絡を入れましょう。まず、社内で上司や担当営業、設計者などに後期の遅れを報告します。施主様や工事関係者への連絡の仕方など、今後における対応について協議しましょう。

特に施主様への連絡は注意を払わなければなりません。
ポイントは、現状と対策をセットで連絡することです。下記の点を押さえて連絡しましょう。

  • 現状でどのくらい工期が遅れているか
  • 工期が遅れた原因は何か
  • 修正後の工期はどうなるか
  • 工期の修正で手続きは必要か
  • 工事の代金の支払いはどうなるか

工事関係者は、現状の工期に合わせて段取りを組み、他の現場(仕事)と調整をしています。
最悪の場合、工期の遅れで工事を請け負うことができなくなるかもしれません。

工事関係者には、修正後の工程表を作成し、工事を再手配しましょう。
複数の業者や職人で作業を進めている場合は、現場の混乱を避けるため、対応や注意事項についても同じ連絡します。

 工程表の組み直し・修正工程表の作成

工程表を組み直す際は、単に遅れた分だけスケジュールをずらしても意味がありません。
できる限り遅れを取り戻すことができ、現実味のある工程表を作成します。
社内で協議した際に、修正後の工程表を元に意見や協力を求めましょう。

修正後の工程表を工事関係者全員に配布します。
配布だけでなく説明し、メール・FAXだけでなく口頭でも確認しておきましょう。

 工期遅れの原因究明と対策

「悪天候や災害、感染症などによる遅れ」「納材の遅れ」「人的な管理ミス」「施工方法の問題」「現場での事故・怪我」など、工期が遅れる原因はさまざまです。
その現場の対策だけでなく、会社として今後の再発防止に努めるため、原因を究明しましょう。
例えば、現場の事故が原因であれば、危険な場所を見つけ、柵・看板の設置し、現場で口頭・書面で注意喚起することとなります。
人的な管理ミスであれば、どこで問題が生じたかを把握し、組織体制や業務マニュアルを変更して、再発防止に努めます。

まとめ

今回ご紹介した通り、工程表は工事を完了させるための重要なツールです。
抜け目のない工程表を作成するため、工程管理ツール・ソフトの活用をおすすめします。
工程表のテンプレートが豊富に用意されており、現場に合う適切なフォーマットを利用できるからです。
同時に、顧客管理や売上管理、アフター管理など多機能を有している点も魅力です。

ですが、「工程管理ツール・ソフトは種類がたくさんあって違いが分からない」と感じられている方もいるかもしれません。
そこで、各社の工程管理ツール・ソフトの機能を一覧で比べてまとめました。
業務効率化や安定経営を目指している方は、一度、以下のボタンからご覧ください。

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