【例文】工務店における発注書メールの簡略化方法と注意点

発注書はメールで送るケースが一般的です。
工務店で働いていると、工事に必要な資材などを発注する機会がよくあり、発送時の注意点やメールの書き方を知りたい方もいるでしょう。
この記事では、発注書をメールで送る際に気をつけるポイントやメールの例文、簡略化に役立つツールなどについて解説します。

発注書をメールで送る時の注意点

発注書をメールで送る場合、通常のメールとは違った点に注意しなければなりません。ここでは、具体的な注意点を解説します。メールに慣れていない方は参考にしてください。

メール送付の承諾を得る

企業によっては、メールでの発注を受け付けていないケースもあるため、発注書をメールで送りたい場合は、必ず前もって取引先にメール送付の承諾を得ておきましょう。
事前承諾なしで発注書を送付すると、最悪の場合発注に気づかれず、自社への納品が遅れる可能性もあります。工程などにも影響が出る恐れもあるため、忘れないようにしてください。

発注書の内容が間違っていないか

発注書の内容を間違えていないか確認することも重要です。
後述するように、メールにPDF形式の発注書を添付するケースも少なくありませんが、それと同時に本文中に発注内容を箇条書きにして記すケースもあるでしょう。
また、発注書の作成は別の部署が作成する企業もあるため、発注内容はメールを送る前に必ず確認してください。具体的には以下のポイントを確認するといいでしょう。

●　商品名や型番は間違っていないか
●　発注数は過不足がないか
●　納期は問題ないか
など

件名は一目で発注依頼とわかるように

担当者によっては、件名だけ見てメール本文をすぐに読まない人もいるため、発注依頼のメールと一目でわかる件名にすることが大切です。
例えば、以下のような件名だと一目で発注依頼であると理解してもらえるでしょう。

●　【発注依頼】×××の依頼につきまして
●　【依頼】×××を発注いたします

中には、「株式会社○○の××でございます」のように、件名に挨拶の冒頭文を書く人もいますが、これだと用件が伝わらず、相手がすぐにメールを開かない可能性もあるため避けてください。

ファイル形式に気を付ける

メールに発注書を添付する場合、ワードやエクセルだと内容を書き換えられる可能性があるため、基本的にPDF形式で送ってください。どうしてもワードやエクセルで送らなければならない場合でも、変更を制限する、読み取り専用にするといった措置を取ることで、書き換え防止が可能です。
取引先がどの形式の発注書を希望しているのか、事前に確認しておくといいでしょう。

ファイルにパスワードを設定する

誤送信する可能性もゼロではないため、添付ファイルには必ずパスワードを設定してください。しっかりと確認したつもりでも、宛先が間違っている、送らなくていい人をCCに入れてしまった、などミスが発生することはあります。添付ファイルにパスワードをかけて入れば、情報漏洩など最悪の事態を避けることができます。
また、パスワードをつけていれば、「情報管理をきちんと行っている会社」として取引先からの信頼獲得にもつながるでしょう。

発注書メールの件名・本文の例文

ここでは、発注書メールの件名や本文の例文を紹介します。発注書メールを書き慣れていない人は、こちらの内容を参考にしてください。

パターン1

件名：【発注依頼】×××の依頼につきまして

株式会社△△
ご担当者　様

拝啓　時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
株式会社〇〇 営業本部の〇〇と申します。

御見積のご送付、誠にありがとうございました。
社内で検討し、御社へ発注することとなりました。
つきましては、発注書を送付いたしますので、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
ご不明点などございましたら、お手数ではございますが、ご連絡くださいませ。

敬具

パターン2

件名：【依頼】×××を発注いたします

株式会社△△
〇〇様

平素よりお世話になっております。
株式会社〇〇 第一営業部の〇〇と申します。

8月8日にご送付いただきました「××××」の御見積の件ですが、御社に発注させていただくこととなりました。
つきましては、発注書を添付しております。
ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。

〇〇（名前）

パターン3

件名：×××発注書ご送付について

△△△△株式会社
〇〇様

いつもお世話になっております。
◯◯◯◯株式会社 営業本部の〇〇と申します。

先日は××××の御見積のご送付、誠にありがとうございます。
早速、発注をお願いしたいので、PDFデータにて発注書を添付させていただきました。
ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。

ご不明点や添付ファイルの内容が見られないなどございましたらご連絡くださいませ。

何卒よろしくお願いいたします。

〇〇（名前）

発注書のメール送付をITツールで簡略化！

発注書の送付は業務中に何度も行うため、効率化を図りたい人も少なくないでしょう。そのためにはITツールを導入することで解決できます。ここでは、発注業務にも活用できる業務管理システムの「AnyONE」を紹介します。

発注業務を効率化するなら「AnyONE」

AnyONEは、発注書の作成から送付まで簡単に行える点が特徴です。AnyONEに発注情報を入力したうえで、「メールソフトに添付します」にチェックを入れ、「PDF出力」ボタンを押すだけで、自動的にPDF形式でメールに添付してくれます。そのため、添付ファイルを間違える、といったミスが起こる心配がありません。

また、取引先企業のメールアドレスを事前にマスター登録することで、自社で使用しているメールソフトと連動し、すぐにメールを送ることも可能です。
メールの件名や本文も「メールテンプレートマスター」に事前登録できるため、定期的に行っている発注であれば文字を打ち込む必要もありません。

AnyONEでは、発注書が一覧で表示され、「発注済み」と「未発注」を色分けして表示してくれるため、これから発注するものが一目でわかります。発注漏れ防止にもつながるでしょう。

発注・請求業務を一気に効率化する「電子発注機能」

AnyONEのオプション機能である「電子発注」を追加で導入すれば、工務店の発注・請求業務を大幅に効率化することができます。
発注内容をシステムに入力するだけで協力業者へ発注書を送付でき、受け取った側もワンクリックで承認可能。これまで紙やFAXで行っていた煩雑なやり取りをオンラインで完結できるため、担当者の作業負担を大きく減らせます。
請求書の受領や支払い処理もスムーズに進むため、業務フロー全体がスピーディーになります。

さらに、電子化によって印紙税・郵送費・印刷費といったコストも削減可能です。協力業者にとっても、請求書の提出や承認作業が効率化できるため、双方にメリットをもたらす仕組みとなっています。

電子発注機能は、日常業務の効率化とコスト削減を同時に実現し、現場とバックオフィスの双方に新しい価値を提供します。

そのほかにも、AnyONEでは見積書の作成や工程表の作成、顧客管理、アフター管理、実行予算作成など工務店の業務に必要な機能を一通り備えています。発注業務の効率化をはじめとして、業務全体の効率化を図りたい方は導入を検討してはいかがでしょうか。

まとめ

今回は、発注書をメールで送付する際の注意点や具体的な例文などについて解説しました。発注書をメールで送るケースは多いですが、すべての企業がメールでの発注に対応しているわけではないため注意してください。また、発注依頼のメールであることが一目でわかるタイトルを設定することもポイントです。発注業務を効率化したい方は、AnyONEなどの業務管理システムの導入を検討してもいいでしょう。

以下のコンテンツでは、AnyONEをはじめとして各社から提供されている業務管理システムの機能比較を行っています。どういった機能を備えているのか、機能の違いはあるのかなど、システムの導入を検討している方の疑問に答える内容となっているため、こちらもご覧ください。