発注書はメールで送るケースが一般的です。
工務店で働いていると、工事に必要な資材などを発注する機会がよくあり、発送時の注意点やメールの書き方を知りたい方もいるでしょう。
この記事では、発注書をメールで送る際に気をつけるポイントやメールの例文、簡略化に役立つツールなどについて解説します。

トラブルを防ぐ！発注書をメール送付する際の必須マナーと注意点

発注書をメールで送る場合、通常のメールとは違った点に注意しなければなりません。ここでは、具体的な注意点を解説します。メールに慣れていない方は参考にしてください。

【重要】初回は必ず「メール送付の承諾」を取引先に得る

企業によっては、メールでの発注を受け付けていないケースもあるため、発注書をメールで送りたい場合は、必ず前もって取引先にメール送付の承諾を得ておきましょう。
事前承諾なしで発注書を送付すると、最悪の場合発注に気づかれず、自社への納品が遅れる可能性もあります。工程などにも影響が出る恐れもあるため、忘れないようにしてください。

送付前にチェックすべき3つのポイント

発注書の内容を間違えていないか確認することも重要です。
後述するように、メールにPDF形式の発注書を添付するケースも少なくありませんが、それと同時に本文中に発注内容を箇条書きにして記すケースもあるでしょう。
また、発注書の作成は別の部署が作成する企業もあるため、発注内容はメールを送る前に必ず確認してください。具体的には以下のポイントを確認するといいでしょう。

●　商品名や型番は間違っていないか
●　発注数は過不足がないか
●　納期は問題ないか
など

件名は「一目で発注依頼」とわかる構成に

担当者によっては、件名だけ見てメール本文をすぐに読まない人もいるため、発注依頼のメールと一目でわかる件名にすることが大切です。
例えば、以下のような件名だと一目で発注依頼であると理解してもらえるでしょう。

●　【発注依頼】×××の依頼につきまして
●　【依頼】×××を発注いたします

中には、「株式会社○○の××でございます」のように、件名に挨拶の冒頭文を書く人もいますが、これだと用件が伝わらず、相手がすぐにメールを開かない可能性もあるため避けてください。

ファイル形式は「PDF」で改ざん防止

メールに発注書を添付する場合、ワードやエクセルだと内容を書き換えられる可能性があるため、基本的にPDF形式で送ってください。どうしてもワードやエクセルで送らなければならない場合でも、変更を制限する、読み取り専用にするといった措置を取ることで、書き換え防止が可能です。
取引先がどの形式の発注書を希望しているのか、事前に確認しておくといいでしょう。

ファイルにパスワードを設定してセキュリティ対策

誤送信する可能性もゼロではないため、添付ファイルには必ずパスワードを設定してください。しっかりと確認したつもりでも、宛先が間違っている、送らなくていい人をCCに入れてしまった、などミスが発生することはあります。添付ファイルにパスワードをかけて入れば、情報漏洩など最悪の事態を避けることができます。
また、パスワードをつけていれば、「情報管理をきちんと行っている会社」として取引先からの信頼獲得にもつながるでしょう。

【コピーOK】そのまま使える発注書メールの例文集

ここでは、発注書メールの件名や本文の例文を紹介します。発注書メールを書き慣れていない人は、こちらの内容を参考にしてください。

【基本】初めての取引や丁寧な依頼に最適な例文

件名：【発注依頼】×××の依頼につきまして

株式会社△△
ご担当者　様

拝啓　時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
株式会社〇〇 営業本部の〇〇と申します。

御見積のご送付、誠にありがとうございました。
社内で検討し、御社へ発注することとなりました。
つきましては、発注書を送付いたしますので、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
ご不明点などございましたら、お手数ではございますが、ご連絡くださいませ。

敬具

【簡略版】日常的にやり取りがある取引先向けの例文

件名：【依頼】×××を発注いたします

株式会社△△
〇〇様

平素よりお世話になっております。
株式会社〇〇 第一営業部の〇〇と申します。

8月8日にご送付いただきました「××××」の御見積の件ですが、御社に発注させていただくこととなりました。
つきましては、発注書を添付しております。
ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。

〇〇（名前）

【再送・確認】見積もり後のスムーズな発注を促す例文

件名：×××発注書ご送付について

△△△△株式会社
〇〇様

いつもお世話になっております。
◯◯◯◯株式会社 営業本部の〇〇と申します。

先日は××××の御見積のご送付、誠にありがとうございます。
早速、発注をお願いしたいので、PDFデータにて発注書を添付させていただきました。
ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。

ご不明点や添付ファイルの内容が見られないなどございましたらご連絡くださいませ。

何卒よろしくお願いいたします。

〇〇（名前）

発注書のメール送付をITツールで簡略化！

発注書の送付は業務中に何度も行うため、効率化を図りたい人も少なくないでしょう。そのためにはITツールを導入することで解決できます。ここでは、発注業務にも活用できる業務管理システムの「AnyONE」を紹介します。

発注業務を効率化するなら「AnyONE」

AnyONEは、発注書の作成から送付まで簡単に行える点が特徴です。AnyONEに発注情報を入力したうえで、「メールソフトに添付します」にチェックを入れ、「PDF出力」ボタンを押すだけで、自動的にPDF形式でメールに添付してくれます。そのため、添付ファイルを間違える、といったミスが起こる心配がありません。

また、取引先企業のメールアドレスを事前にマスター登録することで、自社で使用しているメールソフトと連動し、すぐにメールを送ることも可能です。
メールの件名や本文も「メールテンプレートマスター」に事前登録できるため、定期的に行っている発注であれば文字を打ち込む必要もありません。

AnyONEでは、発注書が一覧で表示され、「発注済み」と「未発注」を色分けして表示してくれるため、これから発注するものが一目でわかります。発注漏れ防止にもつながるでしょう。

発注・請求業務を一気に効率化する「電子発注機能」

AnyONEのオプション機能である「電子発注」を追加で導入すれば、工務店の発注・請求業務を大幅に効率化することができます。
発注内容をシステムに入力するだけで協力業者へ発注書を送付でき、受け取った側もワンクリックで承認可能。これまで紙やFAXで行っていた煩雑なやり取りをオンラインで完結できるため、担当者の作業負担を大きく減らせます。
請求書の受領や支払い処理もスムーズに進むため、業務フロー全体がスピーディーになります。

さらに、電子化によって印紙税・郵送費・印刷費といったコストも削減可能です。協力業者にとっても、請求書の提出や承認作業が効率化できるため、双方にメリットをもたらす仕組みとなっています。

電子発注機能は、日常業務の効率化とコスト削減を同時に実現し、現場とバックオフィスの双方に新しい価値を提供します。

そのほかにも、AnyONEでは見積書の作成や工程表の作成、顧客管理、アフター管理、実行予算作成など工務店の業務に必要な機能を一通り備えています。発注業務の効率化をはじめとして、業務全体の効率化を図りたい方は導入を検討してはいかがでしょうか。

発注書メールに関してよくある質問

発注書のメール送付に際して、細かなマナーや商習慣について疑問を持つ方も少なくありません。ここでは、特によくある2つの質問について回答します。

発注をお願いするときの敬語は？

発注をお願いする際は、相手への敬意を示しつつ、明確に依頼の意思を伝える敬語表現を使いましょう。 基本的には、「発注いたします」「お引き受けいただけますでしょうか」「ご査収のほどよろしくお願い申し上げます」といった丁寧語や謙譲語を組み合わせます。

注意したいのは、曖昧な表現を避けることです。「検討した結果、お願いしたく存じます」だけでは、正式な発注なのか、まだ相談段階なのか伝わりにくい場合があります。 「つきましては、添付の発注書にて正式に発注いたします」と、「正式に発注する」という意思をはっきり添えるのがビジネスマナーとして適切です。

メールでの発注書に押印は必須ですか？

結論から言えば、法律上はメールで送付する発注書に押印がなくても契約自体は有効です。現在は電子帳簿保存法の普及やテレワークの推進により、脱ハンコ（押印省略）を進める企業が増えています。

ただし、社内の規定や取引先との契約ルールによって「角印（社印）が必要」と定められているケースもあります。そのため、以下のいずれかの対応をとるのが一般的です。

• 電子印鑑を使用する：PDF化する前に電子印鑑をデータ上で押印する。
• 「押印省略」の旨を記載する：発行元情報の近くに「電子送付につき押印を省略しております」と一筆添える。

取引先によっては、依然として紙への押印・郵送を求められる場合もあるため、事前に確認しておくとスムーズです。

まとめ

今回は、発注書をメールで送付する際の注意点や具体的な例文などについて解説しました。発注書をメールで送るケースは多いですが、すべての企業がメールでの発注に対応しているわけではないため注意してください。また、発注依頼のメールであることが一目でわかるタイトルを設定することもポイントです。発注業務を効率化したい方は、AnyONEなどの業務管理システムの導入を検討してもいいでしょう。

「自社に合うか試してみたい」「具体的な活用方法を知りたい」という方に向けて、AnyONEの機能や導入メリットが詳しくわかる資料を無料で配布しています。また、実際の操作感を確認できる無料デモも実施中です。発注業務のミスを減らし、事務負担を大幅に軽減したい方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。