建設会社・工務店の中には、エクセルで工程表を作成している会社も多いでしょう。ただエクセルでの工程表作成は、担当者によって形式にばらつきが出たり、テンプレートの数式が壊れていたりするデメリットがあります。

本記事ではエクセルで工程表を作る方法を1から解説しています。エクセルを使った工程表の基本的な作成方法を知りたい方は、参考にしてみてください。また、初心者でも簡単に工程表を作成できる無料テンプレートを配布しています。ぜひダウンロードして活用してください。

 

工程表とは

工程表とは、工事の各作業のスケジュールや進捗状況をまとめた表のことです。
工事の状況をチェックするために使われ、関係者間で情報を共有します。
全体で工事の進捗状況を確認することで、作業の遅延を防いで効率良く進められます。
コミュニケーションも円滑化されるため、連携力を強化することが可能です。

エクセルで作成できる工程表の種類

エクセルで作成できる工程表にはさまざまな種類がありますが、代表的なものとしては、「バーチャート工程表」と「ガントチャート工程表」が挙げられます。

エクセルで工程表を作るメリット・デメリットについても押さえておきましょう。

バーチャート工程表

バーチャート工程表とは、上の画像のように縦軸に作業項目が、横軸に日付が入力されている工程表のことです。作業項目別に、「いつからいつまで作業をおこなうのか」を横軸に沿って棒状（赤い棒の部分）に記載します。

バーチャート工程表は「作成が簡単である」「スケジュールを把握しやすい」ことがメリットです。
作業項目と日付を入力するだけで作成できるため、エクセルを扱える方であれば誰でも利用できます。

また、スケジュールは棒状に示されるため、一目でそれぞれの作業期間をすぐに理解が可能です。
さらに、予定の欄と実績の欄を設けるとこで、予定に対する作業の進捗状況の把握もできます。

ガントチャート工程表

ガントチャート工程表は、作業の段取りが項目別にまとめられている工程表です。
具体的には、縦軸には「WBS（Work Breakdown Structure）」が記載されており、横軸に進捗率が記載され、各作業がどのくらい進んでいるのかが帯で表されています。

WBSとは、各作業を細かく分解したうえで構造化する手法のことです。大きな作業項目を設定したうえでそれに付随する各タスクが設定されています。

ガントチャート工程表は、作業工程数や担当者数、作業の順番やスケジュールなどをすべて踏まえたうえで作成しなければならないため、作成段階で全体像が見えたり、作業計画の妥当性をチェックできたりします。
工事が始まってから大幅な修正を強いられるといった事態にはなりにくいため、大きなメリットといえるでしょう。
また、ガントチャートは、すでに完了している作業や、進行中の作業がパッと見ただけで把握できるため、進捗状況の確認を取りやすいです。

エクセルでバーチャート工程表の作り方

現場では「バーチャート工程表」と「ガントチャート工程表」の形式が混同しており、「バーチャート工程表」が主流です。
そのため、今回はエクセルで「バーチャート工程表」を作成する5つの方法を紹介します。

セル塗潰し

セルを塗潰し工程表を埋めていく方法です。セルを自分で選択して塗潰していくため手間はかかりますが、修正をおこないやすいことがメリットもあります。また、工程表をカスタマイズしたときもファイルがおかしくなる心配がありません。

図形描画

こちらは、エクセルの挿入機能を使って矢印などの図形を挿入する方法です。こちらも一つずつ図形を挿入する手間がかかります。一方で、色や図形、大きさを変えられるため、カスタマイズ性に優れているという特徴もあります。

条件付き書式

最初に条件書式を作成しておき、設定した条件が入力されると自動的にセルに色がつけられます。一度作成しておけば作業は楽ですが、エクセルに慣れていない場合は、条件付書式の設定に苦労する可能性があるでしょう。

【エクセルの操作方法】
1. ホームタブ「条件付き書式」で[新しい書式ルール]を選択

2. スタイル[クラシック]、[数式を使用して、書式設定するセルを選択]を選択

3. セルが「作業開始日から作業終了日」に該当するように数式を記入
例）=AND(D$6>=$B6,D$6<=$C6)

関数

セルに下記のIF関数とAND関数を組み合わせた式を設定して「■」などの記号と空白でバーを表示します。
「=IF(AND(作業開始日のセル<=選択するセル,作業終了日のセル>=選択するセル),”■”,””)」

関数の調整が必要となるため、エクセルに慣れていない人、関数に詳しくない人だとうまく設定出来ない可能性があります。

グラフ

グラフを挿入して工程表を埋めていく方法です。こちらの方法は、見た目が綺麗に仕上がるため、資料として活用する際などに適しています。一方で、グラフ作成に慣れていないと、手間取る可能性があるでしょう。

エクセルでのガントチャート工程表の作り方

次に、エクセルでガントチャートを作る方法を紹介します。

日付を設定

ガントチャートは横軸に日付を入力し、作業の進捗を確認する表です。そのため、まずは表の上部に日付を入力していきます。日付を入力する際は、日付を入れるセルへ2/1などと入力後、横へドラッグし「連続データ」を選択すると、月末までの日付が自動で入力されます。

曜日を入れる場合は以下の関数が便利です。

[=text(セル),”aaa”]

”aaa”とは、エクセルの書式で「曜日」を返す設定となります。きちんと日付が入力されていれば、選択したセルの日付に対して「曜日」を表示させます。また、土日は上記の図解のように色を変更しておき、作業しない日を明確にしておきましょう。

列幅とウィンドウ枠を固定する

次に、列幅とウィンドウ枠を固定して、工程表の表示がずれないようにしましょう。万が一工程表がズレると見にくくなったり、表示が崩れてしまいます。

お使いのOSによって表示が異なりますが、エクセルの上部にあるメニューから「ウィンドウ枠の固定」を選択し、設定しましょう。

作業を入力し工期に色付け

次に、縦軸へ作業と担当者を入力して、担当者を明確にしておきましょう。その上で、予定の工期部分に色をつけます。上記のように、工程表を見るだけでどの期間でどの作業をするかがわかるようになれば、完成です。

工程表をエクセルで作成するメリット

工程表をエクセルで作成することで、以下のようなメリットがあります。

• 新しいツールを導入する必要がない
• 操作が簡単
• 社内のファイル共有ができる
• 導入コストを抑えられる

それでは詳しく説明します。

新しいツールを導入する必要がない

エクセルで工程表を作成すれば、新しいツールを導入する必要がありません。
エクセルは工程表以外にも幅広い業務で使われており、パソコンに標準搭載されていることも多いです。
新しいツールを導入すると、1から使い方や機能を理解しないといけないため手間と時間がかかります。
そのため新しいツールを導入する必要がない点は、エクセルで工程表を作成するメリットです。

操作が簡単

エクセルの工程表は操作が難しくないため、初心者でも簡単に扱えます。
エクセルは工程表以外にも使われており、一般的なソフトウェアとして馴染みがあります。
人を選ばずに使いこなせる点は、エクセルで工程表を作成するメリットの1つです。

社内のファイル共有ができる

エクセルで工程表を作成すれば、社内のファイル共有ができるようになります。
エクセルファイルを社内フォルダに共有することで、インターネットを通じて社内メンバーが誰でも閲覧できます。
ほかのシステムと連携することもでき、カレンダーアプリにスケジュールを反映するといった使い方も可能です。
工程表は担当者以外もチェックすることが多いため、ファイル共有ができる点はエクセルで工程表を作成するメリットです。

導入コストを抑えられる

エクセルはパソコンに標準搭載されていることが多いため、導入コストを抑えられます。
新しいツールやソフトウェアを導入した場合、少なからず導入コストが発生します。
サブスクリプション型の製品を導入すると毎月コストが発生するため、企業としては負担がかかる点がデメリットです。
エクセルであれば導入コストがかからず、予算を確保する必要もなくなります。
そのため導入コストを抑えられる点も、エクセルで工程表を作成するメリットです。

 

工程表をエクセルで作成するデメリット

エクセルは誰でも使える便利なソフトですが、工程表の作成・共有という観点では限界もあります
特に工務店の現場管理では、複数人が同時に進捗を確認する場面が多く、エクセルでは対応しきれないケースが目立ちます。ここでは、工務店がエクセルで工程表を作成する際に注意すべき代表的なデメリットを紹介します。

データ紛失の可能性がある

エクセルファイルはローカル保存が前提のため、パソコンの故障や誤削除によってデータが失われるリスクがあります。社内サーバーで共有していても、バックアップ設定が不十分だと上書き保存や誤操作で最新データを失うことも。
特に工務店では、複数現場の工程表を同時に扱うため、ファイル名の重複や保存場所の混在が起こりやすく、どれが最新かわからなくなるケースも少なくありません。
クラウド管理できない点は、エクセル管理の大きな弱点です。

ファイル編集をリアルタイムで共有できない

エクセルで作成した工程表は、複数人が同時に編集すると競合エラーや上書きトラブルが発生します。そのため、最新版を都度メールで送付・再保存する必要があり、更新に手間がかかります。

工務店の場合、現場監督・営業・本社管理など関係者が多く、リアルタイムで進捗を共有できないと「情報のズレ」が生じやすくなります。クラウドツールのように、全員が同時に閲覧・修正できない点は、現場管理において致命的な非効率です。

専門知識が必要

エクセルで工程表を効率的に作成するには、関数・マクロ・条件付き書式などの専門知識が欠かせません。
テンプレートを活用しても、現場ごとの調整や修正が発生するたびに「関数が壊れる」「レイアウトが崩れる」といった問題が起こります。
そのため、操作に慣れていない担当者が触ると修正不能になるケースもあります。工務店のように担当者が交代する現場では、属人化を招きやすい点も大きなデメリットです。

社外ではファイル共有ができない

エクセルは基本的に社内ネットワーク上で使用できるソフトウェアです。そのため、社外に出ていることが多い施工管理者が、随時工程表を修正できません。現場が終わってから会社へ戻り、工程表の修正をするとなると、移動時間も含めてタイムロスが増えてしまいます。
また、営業担当が取引先から工期について質問された場合などにも、わざわざ事務所へ電話して工程表を確認しなければなりません。

エクセルで工程表を作る注意点

エクセルを使った工程表作成は便利なものですが、いくつかの点に注意しなければなりません。ここでは、エクセルで工程表を作る際の具体的な注意点を解説します。

簡易的な工程表しか作れない

エクセルでは、バーチャートやガントチャートは作成できます。しかし、ネットワーク工程表など複雑な工程表作りには向いていません。あくまで工程の管理しかできないため、工程同士の関連性をより詳しく知りたい場合は、別で工程表を作る必要が生じます。

人為的ミスが起こりやすい

エクセルは数式で自動化できる部分はあるものの、基本的に手作業が必要です。入力時にミスで誤った部分に色をつけてしまったり、ファイルを誤って削除するかもしれません。数式を誤って削除してしまい、工程表自体に付与した機能が作動しないこともあります。

作成や修正が属人化する

工程表をエクセルで作成する場合、ある程度エクセルの操作に慣れていなければなりません。さらに、数式やマクロを使って自動化する場合は、作業できる人員事態が限定されます。そのため、工程表の作成や修正作業が属人化しやすくなります。属人化により業務負荷が上がるリスク、またその担当者が休みの日に工程表を触れないという事態が起こり得ます。

ファイル管理に手間がかかる

エクセルで工程表を作成すると、修正が必要な時でも手入力によって情報を修正しなければならないため、管理に手間がかかります。

また、修正作業中に誤って計算式を書き換えてしまう恐れもあるでしょう。そのほかにも、工程表をいくつも作成していると「どれが自分の現場の工程表か」、「どれが最新の工程表か」わからなくなる恐れもあるため注意が必要です。

情報共有にタイムラグが生じる

エクセルで工程表を作成する場合、編集中の情報はリアルタイムで共有できないため、情報共有までにタイムラグが生じます。

また、企業によっては個人のパソコンで工程表を作成し、その後社内サーバーにアップする形をとっているケースもあるでしょう。このような場合、アップロードのし忘れによって情報共有が遅れる可能性もあります。

更新作業が複雑になる

エクセルは、使用しているパソコンのOSやエクセルのバージョンの影響で以下の不具合が発生する恐れがあります。

・レイアウトが崩れる
・ファイルが開けなくなる可能性があるため
・更新作業が複雑になる恐れがあります。

レイアウトが崩れている場合、修正したうえで更新作業をおこなう必要があり、修正中に重要な情報を削除してしまう可能性もあるでしょう。

また、ファイルを開けないとなると、別の方法による情報共有を検討しなければなりません。

エクセルとパソコンのバージョンの互換性

エクセルで作成した工程表は、使用するパソコンやOSのバージョンによってレイアウト崩れや数式エラーが起こる場合があります。特に旧バージョンで作成したファイルを新バージョンで開くと、図形や罫線の位置がずれたり、マクロが動作しなくなることも。現場ごとに異なる端末環境で閲覧する工務店では、互換性の問題が進捗共有の妨げとなりかねません。ファイルを共有する際は、バージョンを統一するか、PDF変換して配布するなどの対策が必要です。

工程表作成にはAnyONEがおすすめ！

工程表は、エクセル以外にも業務管理システムを利用しても作成可能です。ここでは、工程表作成におすすめのシステムとして「AnyONE」を紹介します。

マウス操作で簡単作成

AnyONEを利用すれば、工程表作成も修正もマウス操作で簡単に作成可能です。例えば、エクセルを使用している場合、工程の移動や日付の変更などをおこなうだけでも手間がかかります。

しかしAnyONEであれば、ドラッグ操作のみで対応可能です。そのためエクセルよりも効率よく工程表作成ができるでしょう。
そのほかにも、エクセルとの互換性にも優れており、AnyONEで作成した工程表をエクセルへコピー&ペーストすることもできます。

テンプレートから工程表が作成できる

AnyONEでは、過去に作成した工程表や既存のテンプレートを活用して工程表の新規作成がおこなえます。工事の日程を指定すれば、カレンダーに沿ってスケジュールが作成されるため、いちいち日付を確認しながら入力する必要もありません。

スマートフォンにも対応

AnyONEはパソコンだけでなくスマートフォンアプリにも対応しているため、アプリをインストールしておけば、外出先からでも工程表の確認が可能となります。情報共有もよりスピーディーにおこなえるため、業務効率化にもつながるでしょう。

AnyONE導入事例：宮崎環境設計有限会社

宮崎環境設計有限会社は、工務の業務負担軽減と工事情報の一元管理を目的にAnyONEを導入。契約金額やスケジュール、実行予算から発注・支払・入金までをワンストップで管理できる点を評価しています。導入後は、工務・総務・営業が同じ情報を共有できるようになり、伝達ミスや確認作業の手間が減少。特に工程表作成では、基準日を指定するだけで自動的にカレンダーへ反映され、工期変更も一括で修正可能に。従来のエクセル管理で発生していた日付や休日設定ミスが解消され、業務効率が大幅に改善されました。
詳しくはAnyONE導入事例「工程表をカンタン作成・工事情報の一元化で業務効率アップと負担を軽減」をご覧ください。

エクセルの工程表に関するよくある質問

最後に、エクセルの工程表に関するよくある質問について回答します。

• 工程表の作成は必要？
• エクセルの工程表に関数は必要？
• エクセルの工程表にテンプレートは使える？

疑問を解消するためにも、ぜひチェックしてください。

工程表の作成は必要？

工程表は工事の進捗状況をチェックするために、必ず作成が必要です。
担当者だけが工事内容を理解していたとしても、計画通りに進めることはできません。
社内メンバーやクライアントと工程表を共有しながら進めることで、遅延の発生時にも柔軟な対応が可能です。

エクセルの工程表に関数は必要？

エクセルの工程表では、マクロなどの関数を使うことで数値の入力を自動化できます。
エクセルには既存の関数が用意されており、1から担当者が設定する必要はありません。
工程表の作成効率を向上できるため、関数をうまく活用しましょう。

エクセルの工程表にテンプレートは使える？

エクセルの工程表は、インターネット上にテンプレートが豊富に用意されています。
すでに作成されている土台を手に入れられるため、現場で活用できます。
テンプレートをもとに工事内容に合わせてカスタマイズもできるため、インストールしておくと良いでしょう。

工程表とガントチャートの違いは何ですか？

工程表は作業工程を時系列で並べて管理する表形式の資料で、主に作業内容と日程を一覧で把握するのに使われます。一方、ガントチャートは横棒グラフで作業の期間や進捗を視覚的に示す形式です。どちらも工程管理に使われますが、ガントチャートは進捗の可視化や遅延の把握に優れており、より直感的に活用できます。

まとめ

工程表はエクセルでも作成できますが、関数エラー・最新版の取り違え・共有のタイムラグなど、現場が増えるほど管理コストとリスクが一気に膨らみます。特に工期変更や発注内容のズレが利益に響く今、「誰が見ても最新」「その場で直せる」仕組みは避けて通れません。

そこでおすすめなのが、工務店向け業務管理システム「AnyONE」です。
「エクセル運用をそろそろ限界だと感じている」「現場と本社で同じ工程を見たい」という方は、まずはAnyONEの無料デモや資料請求で実際の画面と運用イメージを確認してください。導入可否を判断する近道になります。

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記事監修：佐藤主計
保有資格：1級造園施工管理技士、2級土木施工管理技士
建設業界に携わり30年。公共工事の主任技術者や現場代理人をはじめ、造園土木会社の営業マン・工事担当者として、数万円から数千万円の工事まで幅広く担当。施工実績は累計約350件にものぼる。

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