工程表をエクセルで作成するメリットや種類、方法とは?

工程表を紙で管理するためには、手間がかかります。
エクセルを活用すれば、経費や効率性、柔軟性といった観点でメリットを得られるでしょう。
工程表にエクセルを使うメリット・デメリット、種類、無料テンプレートについて解説します。

工程表をエクセルで作成すると経費削減・ファイル共有などが可能

エクセルでの作成によるメリット・デメリットは、次の通りにまとめられます。

メリット・デメリット

詳しくは、以下で解説します。

 工程表のエクセル作成によるメリット

メリットは、次の通りです。

  • 経費削減になる
    オフィスシリーズのエクセルは、比較的安価で導入できます。
    工程表作成以外の目的で、既にパソコンへ導入済みの可能性もあるため、現場でスムーズな導入をできるかもしれません。

 

  • 従業員が使いやすい
    エクセルは、ビジネスに限らず、個人や家庭など一般的に使われているソフトウェアです。
    普段から使っている従業員も多いため、新しいソフトウェアでゼロから操作を覚えるより使いやすいでしょう。

 

  • 連携しやすい
    エクセルは、他のシステムと連携をしやすいです。
    カレンダーツールなどの連携で、便利に活用できます。

 

  • カスタマイズしやすい
    グラフ化や関数などエクセルの機能を使いこなせば、工程表を自由にカスタマイズできます。

 工程表のエクセル作成によるデメリット

デメリットは次の通りです。

  • 互換性が無い
    使用するパソコンのOSや、エクセルのバージョンによっては、ファイルを開くことができない恐れもあります。

 

  • リアルタイムで共有できない
    編集中のエクセルは、リアルタイムで他の従業員に共有できません。そのため、複数の従業員が編集を行うことは難しいです。

 

  • 更新管理が難しい
    ファイルをいくつも作成すると、最新版の把握が難しくなります。
    ファイル名の「更新日付を必ず記載する」といった対策が必要です。

 

  • 属人化してしまう
    従業員のエクセルスキルによっては、作成者以外がファイルを扱うことが難しいかもしれません。
    特にデータ引き継ぎの際には注意が必要です。

エクセル作成が向いている工程表の種類

工程表は、業務内容や目的によって選ぶべき種類は異なります。
たとえば、「進捗状況を管理する」、「タスクを確実に行う」など、重視する項目によっても適した工程表の種類は異なるでしょう。
エクセルで工程表を作成するのにおすすめの種類をご紹介します。

 バーチャート工程表

バーチャート工程表
(出典:農林水産省)

バーチャート工程表とは、横軸の「作業項目」と縦軸の「時間」で管理する工程表です。
作業開始から終了までの時間を棒で示します。

メリットは、「作成が容易なこと」と「全体の時間の把握ができること」です。
おおまかな全体の流れをビジュアルで把握することができます。

デメリットは、「作業の手順が漠然としている」や「工期に影響する作業項目が分かりにくい」などがあります。
細かな手順、各作業の関連性を把握しにくいです。

 ガントチャート工程表

ガントチャート工程表

ガントチャート工程表とは、図表を時間ごとに分け、作業項目の時間の実績を記入する工程表です。バーチャート工程表と横軸、縦軸の項目は同じです。
メリットは、計画と実績の両方を記入することで、作業の進捗状況が一目で分かります。
デメリットは、実績を適宜記入する手間が起こることです。
より詳しく工程表について知りたい方は、工程表に関する記事をご参照ください。

工程表とは?

エクセルで工程表を作成する方法

エクセルで工程表を作成する方法

エクセルで工程表を作成する方法は、主に2つあります。

 関数やマクロの使用

関数、マクロを使って、進捗管理のしやすい工程表を作りましょう。
たとえば、先ほどのガントチャート工程表で、実績を塗り潰し行う設定するためには、

  • 1.タスクと日付の設定
    A列に各タスク、B列にタスク開始日、C列に終了日をそれぞれ記入します。
    横軸に日付をつけます。

 

  • 2.ルールの設定
    棒を記入したい範囲を選び、「エクセルのホーム」→「条件付き書式」→「新しいルール」とクリックしましょう。
    「数式を利用して、書式設定するセルを決定」を選んで、「AND関数」を記入。
    AND関数で、日付が「B列の開始日以上」かつ「C列の終了日以下」になったセルを塗り潰す設定を行います。

以降は、棒グラフの棒を表示させるよう設定しましょう。
もし、関数やマクロの使用が苦手な場合は、手動でセルを塗り潰しても構いません。

 テンプレートの活用

オンライン上に配布されている工程表のテンプレートをダウンロードして使いましょう。
無料のテンプレートも多いです。
テンプレートは、操作の簡単なものから複雑なものまでさまざまな種類が用意されています。
業務内容や目的に応じて、適切なテンプレートを選びましょう。

完全無料!エクセルの工程表テンプレート

無料で使えるおすすめの工程表のテンプレートについてご紹介します。

 エニワンの住宅業界・工務店専用テンプレート

エニワン|住宅業界・工務店専用テンプレート

エニワン株式会社が住宅業界や工務店専用で配布しているテンプレートです。
「御見積書」、「工事請負契約書」、「工程表」、「工事台帳」の4種類があります。
A4・A3サイズに対応しており、エクセルに限らずPDF形式でもダウンロード可能です。

エニワン株式会社は、関西圏で建材販売トップシェアを誇るナカザワ建販株式会社のグループ企業。
住宅業界や工務店に特化した仕様となっているため、カスタマイズの手間もほとんどなく導入をスムーズに行えるでしょう。

ダウンロードはこちらから行えます。

 Microsoftのテンプレート

Microsoftのテンプレート

Officeシリーズを展開するMicrosoft社の提供している無料テンプレートです。
「アジャイルガントチャート」や「日付管理ガントチャート」など、さまざまなテンプレートを用意しています。
また、エクセルに限らず、ワードやパワーポイントといった他のOfficeシリーズにも対応しています。

ダウンロードはこちらから行えます。

まとめ

今回ご紹介したようにエクセルを使う最大のメリットは、業務の効率化といえるでしょう。
紙の管理で手間がかかる部分を、業務効率化できるからです。

また、住宅業界や工務店の方は、工程表の作成に限らず営業や施工管理、カスタマーサポートなど幅広い業務を行うこととなります。
これらの業務をまとめて効率化するためには、業務支援ツールの活用がおすすめ。
ただ、住宅業界・工務店向けの業務支援ツールはさまざま登場しており、「どのツールが適しているか分からない」「ツールごとの違いが分からない」という方もいるはずです。
そこで、各社システムの機能の違いを分かりやすくまとめました。
詳しくは、下記の「他社システムの機能比較」をご参照ください。

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