紙で工程表を作成・管理するのは非常に手間です。エクセルを活用すれば「データ管理」「作成修正の簡単さ」といった観点から工程表の作成・管理を効率化できます。
今回は、工程表にエクセルを使うメリット・デメリット、種類や無料テンプレートについて解説します。

工程表をエクセルで作成すると経費削減・ファイル共有などが可能

エクセルでの作成によるメリット・デメリットは、下記の表にまとめました。

　工程表をエクセルで作成するメリット

工程表をエクセルで作成するメリットは、下記の4つです。

・導入費用がかからない
エクセルは非常に汎用性の高いツールのため、すでに工程表作成以外の目的で、業務で活用している会社も多いです。新たに購入する場合でもMicrosoft社の公式サイトによると2022年6月30日現在、税込17,904円で購入できます。

従業員が使いやすい
エクセルは、ビジネスに限らず、個人や家庭など一般的に使われているソフトウェアです。日常的に使用している従業員も多いため、操作方法につまづくことはないでしょう。

・連携しやすい
エクセルは、他のシステムと連携をしやすいです。エクセルで作成したデータを他のツールへ流用やカレンダーアプリとの連携など、幅広い使い方ができます。

・カスタマイズしやすい
関数やマクロなど、エクセルの専門知識があれば自由にカスタマイズできます。カスタマイズによって自社に最適な工程表を自作可能です。

　工程表をエクセルで作成するデメリット

工程表をエクセルで作成するデメリットは、下記の4つです。

・互換性が無い
使用するパソコンのOSや、エクセルのバージョンによっては、作成したファイルを開けなくなることもあります。

・リアルタイムで情報共有できない
エクセルは複数人で編集できません。1人が編集していると他の担当者が情報の更新がおこなえないため、リアルタイムで情報共有が難しいです。

・更新管理が難しい
ファイルをいくつも作成すると、最新版の把握が難しくなります。「ファイル名には更新日付を必ず記載する」「ファイルを更新できる担当者を決める」といった対策が必要です。

・属人化してしまう
担当者のエクセルスキルにばらつきがある場合、作成者以外がファイルに変更・修正を加えることが難しくなります。特に担当者が急に退職や異動などしてしまうと、引き継ぎが十分におこなえずファイルのメンテナンスを誰もおこなえなくなる可能性が高いです。

エクセル作成が向いている工程表の種類

工程表は、業務内容や目的によって選ぶべき種類は異なります。例えば、下記のような目的が考えられるでしょう。

・進捗状況を管理する
・タスクを確実におこなう
・作業間の関連性を知りたい
・工事全体の工程を管理したい
・週間の工程を管理したい

ここでは、エクセルで工程表を作成する際に、おすすめの工程表の種類をご紹介します。

　バーチャート工程表

（出典：農林水産省）

バーチャート工程表とは、「横軸の作業項目」「縦軸の時間」記載する工程表です。作業開始から終了までの時間を棒で示します。

メリットは、「作成が容易なこと」「全体の時間の把握ができること」です。
おおまかな全体の流れをビジュアルで、把握することができます。

デメリットは「作業の手順が漠然としている」「工期に影響する作業項目がわかりにくい」などがあります。
また、細かな手順・各作業の関連性を把握しにくいです。

　ガントチャート工程表

ガントチャート工程表とは、図表を時間ごとに分け、作業項目の時間の実績を記入する工程表です。バーチャート工程表と横軸、縦軸の項目は同じです。
メリットは、計画と実績の両方を記入するため、作業の進捗状況が一目で把握できることです。
デメリットは、実績を適宜記入する手間が起こることです。
より詳しく工程表について知りたい方は、工程表に関する記事をご参照ください。

エクセルで工程表を作成する方法

エクセルで工程表を作成する方法は、主に2つあります。

　関数やマクロの使用

関数、マクロを使って、進捗管理のしやすい工程表を作りましょう。
たとえば、先ほどのガントチャート工程表で、実績を塗り潰しおこなう設定するためには、

1.タスクと日付の設定
A列に各タスク、B列にタスク開始日、C列に終了日をそれぞれ記入します。
横軸に日付をつけます。

2.ルールの設定
棒を記入したい範囲を選び、「エクセルのホーム」→「条件付き書式」→「新しいルール」とクリックしましょう。
「数式を利用して、書式設定するセルを決定」を選んで、「AND関数」を記入。
AND関数で、日付が「B列の開始日以上」かつ「C列の終了日以下」になったセルを塗り潰す設定をおこないます。

以降は、棒グラフの棒を表示させるよう設定しましょう。
もし、関数やマクロの使用が苦手な場合は、手動でセルを塗り潰しても構いません。

　テンプレートの活用

エクセルに詳しい担当者がいない場合、オンライン上で公開されている無料のテンプレートの使用がおすすめです。テンプレートは、操作の簡単なものから複雑なものまでさまざまな種類が用意されています。
業務内容や目的に応じて、適切なテンプレートを選びましょう。

完全無料！エクセルの工程表テンプレート

無料で使えるおすすめの工程表のテンプレートについてご紹介します。

　エニワンの住宅業界・工務店専用テンプレート

エニワン株式会社が、住宅業界や工務店向けに配布しているテンプレートです。テンプレートには、下記の4種類があります。

・見積書
・工事請負契約書
・工程表
・工事台帳

A4・A3サイズに対応しており、エクセルに限らずPDF形式でもダウンロード可能です。

エニワン株式会社は、関西圏で建材販売トップシェアを誇るナカザワ建販株式会社のグループ企業。
住宅業界や工務店に特化した仕様となっているため、カスタマイズの手間もほとんどなく業務に使用できます。

ダウンロードはこちらから行えます。

　Microsoftのテンプレート

【引用】シンプルガントチャート-Microsoft

Officeシリーズを展開するMicrosoft社の提供している無料テンプレートです。
ガントチャートから作業リストまで、さまざまなテンプレートを用意しています。
また、エクセルに限らず、ワードやパワーポイントといった他のOfficeシリーズにも対応しています。

ダウンロードはこちらから行えます。

まとめ

今回ご紹介したようにエクセルを使う最大のメリットは、業務の効率化です。

また、住宅業界や工務店の方は、工程表の作成に限らず営業や施工管理、カスタマーサポートなど幅広い業務をおこないます。
これらの業務をまとめて効率化するためには、業務支援ツールの活用がおすすめです。
ただ、住宅業界・工務店向けの業務支援ツールはさまざま登場しており、「どのツールが適しているか分からない」「ツールごとの違いが分からない」という方もいるでしょう。
そこで、各社システムの機能の違いを分かりやすくまとめました。
詳しくは、下記の「他社システムの機能比較」をご参照ください。