【建設業】営業日報の管理ポイント！おすすめのツールも紹介

建設業で働く人の中には、営業担当の動きが把握できていない、どのお客さまに対して、どのようなアプローチをしているのかよくわからない、部下の営業活動を把握する時間がない、といった課題を抱えている人も少なくないのではないでしょうか。
この記事では、そういった課題を持つ人に向けて、営業日報の管理ポイントを解説します。営業日報の目的やメリット、さらにはおすすめのツールも取り上げているため、ぜひ参考にしてみてください。

営業日報の目的

ここでは、営業日報を利用する目的として、メリットを交えながら以下の4点について解説します。それぞれについて確認していきましょう。

● 営業進捗の共有
● 評価・コミュニケーション
● 1日の振り返りと行動計画
● 引き継ぎ

　営業進捗の共有

営業日報を作成・管理することで、上司は部下の営業活動の進捗状況を把握できます。
プロジェクトはどのくらいまで進んでいるのか、懸念事項はあるのかといった状況が把握できれば、スムーズに業務を進められるでしょう。
また、営業日報を作成した部下本人が気づいていないような問題点に上司が気づくこともあるかもしれません。そうすれば、フォローを入れることでトラブルを未然に防ぐことも可能です。

　評価・コミュニケーション

営業日報の作成は、上司と部下のコミュニケーションになるほか、上司が部下を評価する際の資料にもなります。
部下の中には、仕事での悩みや不安を抱えているものの、上司が忙しくてなかなか相談する時間がないという人もいるかもしれません。そのような時でも、営業日報に悩みや不安を記載すれば、直接顔をあわせる機会は少なくてもアドバイスを送ることができます。
また、部下を評価する際に、自分の記憶や主観だけで行おうとすると、現実とのズレが生じる可能性がありますが、営業日報を参考にすれば、そういった心配もありません。

　1日の振り返りと行動計画

営業日報を作成することで書く側の部下は、自身のその日の活動記録を残すことができます。自分の営業活動の中で何が良かったのか、改善するべき点は何なのかなど行動の見直しができ、翌日以降の営業活動に反映させられます。

　引き継ぎ

営業日報は、引き継ぎにも役立ちます。前任者が異動や退職した時でも、後任者は営業日報を読むことで、これまでにどのような商談が行われてきたのか、営業活動を行ううえでのキーパーソンは誰なのか、といったことが理解しやすくなります。

営業日報を管理するポイント

ここでは、営業日報を管理する際のポイントとして、以下の3点について解説します。
それぞれの内容をしっかり理解して、営業日報を有効に活用しましょう。

● 記入の手間を削減
● 他のデータと連携
● クラウドサービスを導入

　記入の手間を削減

営業担当者の中には、営業日報の作成を面倒に感じていたり、手間がかかると思っていたりする人が少なくありません。そのため、より簡単に営業日報が作成できるように、記入の手間を減らすことがポイントです。

例えば、スマートフォンやタブレットで営業日報を作成できるようにすれば、電車での移動中などの隙間時間にサッと日報を作成できます。さらに、日報に記載する項目が設定されていれば、作成時の負担が減るでしょう。例えば、課題、予算、次のアクションといった項目を設定することで、作成者は項目に沿って情報を入力していけばいいため、作成しやすくなります。また、日報の内容をできるだけ非文章にし、プルダウンで選択できるようにすれば、短時間での日報作成が可能になるでしょう。

　他のデータと連携

日報作成時に入力したデータは、他のツールやデータに反映させられれば、業務効率がアップします。具体的には、日報に入力した内容がグループウェアなどに自動的に反映されるようになれば、他のツールに同じ情報を入力する手間が省けます。直帰できるにもかかわらず、わざわざ会社に戻って情報を打ち込むといったこともなくなるため、業務効率化につながるでしょう。

　クラウドサービスを導入

営業日報のより効率よく管理したい場合、クラウドサービスの導入がおすすめです。

例えば、現在ではスマートフォンなどで日報が作成できる日報アプリが展開されています。これを活用すれば、いつでもどこでも気軽に日報の作成ができるほか、共有も簡単です。

また、SFA(営業支援ツール)を利用すれば、部下が入力した情報を上司は自由にチェックできるようになるため、リアルタイムに部下の業務内容を把握できます。また、SFAの中には、入力した情報がスケジュールなどに自動で反映されるものもあるため、より効率よく業務に取り組めるでしょう。さらに、SFAでは、グラフや表の自動生成にも対応しているものが多いため、仕事の進捗状況を報告する際の資料作りにも活用可能です。

AnyONEで営業日報の管理

ここでは、営業日報の管理を行いたい建設業におすすめのクラウドサービス「AnyONE」を紹介します。具体的には、以下の便利な機能について解説します。

● 営業活動を日報形式で記録
● 顧客情報に紐付けて管理
● 日報照会で営業活動状況を確認

AnyONEの営業日報機能以外について知りたい方は、AnyONEの機能について詳しく説明している記事をご覧ください。

　営業活動を日報形式で記録

AnyONEでは、営業活動の履歴を日報形式で記録できます。また、営業活動の内容によって活動区分を色分けできるため、「今日は提案をしに行く」「明日は打ち合わせ」など何をしているのか一目でわかるようになっています。
さらに、日報には予定と実績の2種類があり、予定に関してはアラーム機能と連動可能であるため、営業活動の抜け漏れの心配もありません。

　顧客情報に紐付けて管理

AnyONEでは、営業履歴やDMなどの案内物の送付履歴を顧客情報と紐づけることができます。そのため、顧客の状況に応じた営業活動が可能です。
例えば、家を建てて数年が経過したお客さまに対して、メンテナンスや定期点検の提案を行うこともできるでしょう。お客さまへの営業活動が一元管理できるため、次にとるべきアクションがわかりやすくなっています。

　日報照会で営業活動状況を確認

AnyONEは、普段忙しくて部下とコミュニケーションを取る機会が作れない上司の方にもぴったりです。AnyONEに部下が営業日報を入力しておけば、離れた場所からでも内容を確認できるため、上司は部下がその日何をしたのかすぐに把握できます。また、AnyONEに入力されている営業履歴をそのまま会議の資料として活用することも可能です。

まとめ

今回は、建設業における営業日報の目的や管理する際のポイント、そしておすすめのツールについて解説しました。
営業日報は、日々の業務の進捗状況の共有ができるだけでなく、部下と上司のコミュニケーションにもなるほか、引き継ぎ資料としても活用できるなど、非常に便利なものです。より効率的に営業日報を活用したい場合は、AnyONEなどクラウドサービスの利用を検討してみてください。

なお、以下の記事では、AnyONEと他社が提供する工務店向けシステムの機能比較を行っています。各サービスの機能や特徴についても触れています。クラウドサービスの導入を検討している人は、ぜひこちらも参考にしてみてください。