建設業界は、人手不足や資材高騰の影響で業務効率化のために業務支援が必須となっています。SFAやCRMなどのツールは広く使われていますが、建設業界では導入が遅かったこともあり、まだ馴染みがない工務店担当の方も多いのではないでしょうか。
また、業務支援システムといっても具体的にどんなシステムを入れば良いかわからず、悩んでいる方もいるでしょう

この記事では、業務支援の概要から、業務支援のポイントとなるSFAとCRM、おすすめの業務支援サービスについて解説します。

この記事を参考に、自社に適した業務支援とはどのようなものなのか把握してみてください。

業務支援とは？

業務支援とは、一言で言うと、業務の負担を軽くし、生産性向上につなげることです。業務支援と言ってもその種類は大きく分けて「SFA」と「CRM」の2種類に分かれます。

企業によっては、この違いを理解しておらず業務支援をうまく活用できていないケースもあります。まずは、SFAとCRMについてその概要について確認していきましょう。

SFAとCRMの違い

SFAは、主に営業支援を通して営業活動の効率化を目的としており、CRMは顧客管理を通して顧客との関係構築を目的としているという違いがあります。
似たようなものに思えるかもしれませんが、目的が異なるため、両者は全く違うものと言えるでしょう。

また、各システムにおける機能面でもいくつかの違いがあります。
例えば、SFAの場合、営業活動の進捗管理のほかスケジュール管理などが行えますが、CRMの場合、DMの作成やメールの配信などが行えます。
目的が違うため、SFA・CRMを利用する部署も異なります。
SFAは主に営業部門が使用することになりますが、CRMはマーケティング部門やお客様のサポートを行う部門が使用します。

SFA（営業支援システム）とは？

SFAとは、正式には「Sales Force Automation」といい、それぞれの頭文字をとってSFAと呼ばれています。日本語だと「営業支援システム」と訳すのが一般的です。

SFAを利用する場合、基本的にシステムを導入します。システムの導入で、営業活動の可視化や情報共有などがスムーズにおこなえるようになるでしょう。

SFAの役割

SFAは、システムを活用して以下のことをおこなうことが大きな目的です。

・顧客管理
・営業社員の行動管理
・データ分析などの各種営業支援

SFAを利用しない状態での営業活動は、属人化してしまいがちです。情報共有をおこないやすい環境が整備されていないと、以下の情報が会社にとって重要な以下の情報が、共有されません。

・顧客情報
・商談の進捗状況
・優秀な営業担当者の営業手法

属人化の状態が発生することで、優秀な営業担当者はどんどん契約を取っていく一方で、営業スキルが組織全体に共有されにくい状況を生んでしまいます。

情報が属人化した状況を打破できるのがSFAです。SFAを導入することで、各営業担当者の商談プロセスの把握やプロジェクトの進行状況の把握ができるようになります。

SFAが導入され情報の共有が簡単におこなえると、営業活動に同行しなくてもどのような営業がおこなわれているのかが、把握しやすくなります。

また、思うように契約が取れていない営業担当がいる場合は、その担当者の商談プロセスのデータを分析して他の社員がサポートすることも可能です。

より詳しい脱属人化について知りたい方は、工務店・住宅建設向けに脱属人化を図る施策について書いた記事をご確認ください。

工務店がSFAを導入するメリット

工務店がSFAを導入するメリットとしては、以下のような点が挙げられます。

・スムーズな顧客管理ができるようになる
・営業プロセスが明確になる
・情報共有がしやすくなる

SFAでは、顧客データベースの構築ができるため、営業担当者が変更になってもスムーズな引き継ぎが可能です。過去の商談履歴もチェックできるので、商談の機会を損失してしまう心配もありません。

さらに優秀な営業担当者の営業プロセスを全社で共有が可能です。以下のような営業目標達成のための施策を考えやすくなります。

・訪問回数を増やす
・社内で商談のシミュレーションをおこなう
・上司が同行する回数を増やす

営業の進捗情報は逐一SFA上で共有されます。報告、連絡、相談にかかるプロセスと時間を短縮できるため、情報共有がスムーズで、マネジメントもおこないやすくなるでしょう。また、過去の営業活動に関する情報を抽出することも可能です。

CRM（顧客関係管理システム）とは？

CRMとは、正式には「Customer Relationship Management」といい、それぞれの頭文字をとってCRMと呼ばれています。 日本語だと「顧客関係管理」「顧客管理」と訳すのが一般的です。

SFAは、営業活動を支援するシステムでしたが、CRMは、顧客管理を支援するシステムだといえます。CRMでは顧客情報の一元管理が可能です。さらに顧客情報の分類もおこなえ、活用方法によってはリピーターを増やすこともできます。

役割

CRMは、顧客との関係性構築を通して利益を大きくしていくことを目的としています。

CRMでは以下のような顧客の情報を扱います。

・性別
・年齢
・居住地
・趣味
・購入履歴
・問い合わせ履歴、
・ニーズ
・要望
・クレーム

上記の情報をもとに、顧客のニーズを分析し、ニーズに適したサービスや商品の展開を通して顧客満足度を高めていきます。ニーズに合った商品やサービスの提案で、顧客と良好な関係性を構築することが可能です。

工務店が導入するメリット

工務店がCRMを導入するメリットとしては以下のような点が挙げられます。

・顧客の見える化が図れる
・顧客への迅速かつ的確なアプローチが可能になる

CRMでは顧客の基本的な属性に加え、趣味嗜好やニーズ、購入履歴など具体的な情報を一元管理できます。顧客の深い情報を把握すると、顧客の姿を鮮明にイメージ可能です。詳細な顧客像が見えるため、営業戦略やマーケティング戦略も立てやすくなるでしょう。

顧客情報をCRMを通して共有すると、他部署との連携がとりやすくなります。他部署との連携を密におこなうと、顧客に迅速で的確なアプローチやフォローが可能です。営業目線、設計目線、施工目線など情報への多角的なアプローチができるため、より質の高い提案やサービスの提供をおこなえます。

業務支援サービスの詳しい選び方を知りたい方は、ぜひ工務店向け業務支援サービスの賢い選び方をご覧ください。

業務支援システムで実現できること

工務店において業務支援システムの導入で実現できることは、以下のとおりです。
具体的にSFA・CRMで何ができるか解説します。

営業活動サポート

SFAを導入すれば、営業活動をサポートできます。
営業の商談進捗の管理やチームへの共有も容易となり、マネージャーが案件の進捗をみて、もしもつまずいているようなら適切にアドバイスできます。

また顧客との商談の進行状況も把握でき、営業自身が案件を把握しやすくなります。

見積・発注管理

SFAで見積・発注管理も実施できます。
営業担当が見積をスピーディに発行して取引先へ送信し、またその内容を社内へ共有できます。見積をもとにした発注管理なども1つのシステムでできるため、発注管理も効率化するでしょう。

実行予算管理

実行予算もSFAで管理できます。実行予算が進捗どおりに進んでいるかは、リアルタイムでの管理が必要です。SFAに入出金・支払いデータなどを入力すれば、予算どおりに工事が進んでいるか確認できます。

施工管理

SFAまたはCRMで施工管理も可能です。
案件一覧として工事現場の情報を一覧化しておけば、今どこでどのような工事がおこなわれているか確認できます。施工の進捗状況も確認できるため、現場監督者が工期を管理する業務も効率化するでしょう。

マーケティング

CRMで、違った属性の人へ販促活動ができます。
たとえば、住宅展示場に来場した潜在客から取得したアンケート情報をCRMへ入力し、住宅購入の意欲度でスコアリングして、メール・電話営業などをかけて潜在顧客を取り込むマーケティングも可能です。

また、CRMで保管している既存顧客の住宅新築年数に応じてリフォームなどのお知らせを送るなど、すでに顧客になっている方へのアプローチも効率化します。

顧客管理

CRMでは顧客情報を一元管理できます。
顧客の氏名や属性、連絡先などを一括で管理しておけば、顧客情報がばらつかず社内で貴重な情報を共有できます。
保管してある情報をもとにダイレクトメールを送付したり、メールの送信で顧客との関係を維持して、良好にできます。

カスタマーサポート

CRMでカスタマーサポートも効率化します。
CRMに問い合わせ情報などを記録しておけば、わざわざ担当に聞かなくても顧客の状況を確認可能です。問い合わせ時間を短縮し、顧客に対して迅速に質問への回答ができるなど、顧客満足度も向上します。

アフター管理

アフター管理もCRMにて管理できます。
顧客と住宅情報を一元管理しておけば、アフターの時期をお知らせできます。
顧客に対して、住宅の維持管理まできちんとしてくれる工務店というイメージがつき、良い関係を維持できるでしょう。

業務支援システムを導入する際のポイント

業務支援システム導入のポイントを紹介します。

・導入目的に対応する機能
・使用料金
・操作性

導入目的に対応する機能

業務支援システムを選ぶときは、導入目的にかなう機能を搭載しているかチェックしましょう。たとえば、営業支援を強化したい場合はSFA、顧客サービスの向上ならCRMを選ぶべきです。また、SFA/CRM独自に機能が違うため、自社で実現したいサービスや支援内容に応じて機能を選んでください。

使用料金

SFAやCRMはクラウド型の月額料金のもの、買い切りシステムの2つがあります。クラウド型は初期費用等は安価ですが、ユーザーごとにライセンス課金するタイプが多く、利用人数が増えるほど費用が高くなります。買い切りシステムは初期費用は高いですが、その後継続的に料金を払う必要がありません。そのほか、管理コストなども踏まえて、費用対効果の高い業務支援システムを導入しましょう。

操作性

SFAやCRMを導入する際は、操作性も重要です。建設業界は特にDXが遅れている業界であり、ITリテラシーの低い社員も多いです。そのため操作性が悪いシステムを導入しても、全く利用されずに終わるケースもあります。事前に現場の社員にテストを実施し、使いやすいシステムを選びましょう。

工務店におすすめの業務支援サービス

最後に、工務店におすすめの業務支援サービスとして「AnyONE」をご紹介します。AnyONEは、顧客情報の管理や、業務関連の各種情報の一元管理がおこなえる工務店向けの業務支援システムです。

顧客情報管理以外にも、社員情報の管理が行えます。例えば、入社日やプロフィールなどの入力がおこなえるだけでなく、電子印鑑の登録にも対応しており、出力帳票などに電子印鑑を使用可能です。

スマホやタブレットの活用で社外からでもアクセスできます。営業活動の直前に最新の顧客情報をしっかりとチェックすることも可能です。このようにAnyONEは使い方次第でSFA・CRMとしても活用できます。

さらにこれまで顧客情報や営業情報を管理していたエクセルなどのツールを、AnyONEに連携させることもできます。この機能があれば、業務支援サービスを導入した際に一から顧客情報や営業情報を入力する手間が省けます。

たくさんの情報を一元管理するとなるとセキュリティ面を心配する人もいるかもしれませんが、AnyONEでは利用者を制限できるほか、利用者別にパスワードを設定できるため、情報の漏えいや紛失のリスクを低減することができます。

まとめ

今回は、業務支援の概要とSFA・CRMについて解説しました。SFA・CRM共に業務支援をおこなうシステムですが、それぞれ目的が異なります。そのため、導入にあたっては、どのような業務の効率化を図りたいのかしっかりと考えた上で適切な支援システムを導入するようにしましょう。

なお、以下の「他社システムの機能比較」では、AnyONEと他社の業務支援サービスの機能を比較しています。業務支援サービスを導入しようと考えている工務店の担当者の方は、ぜひチェックしてみてください。