業務管理システムとは?種類やメリット、工務店向けシステム

業務管理システムとは?種類やメリット、工務店向けシステム

業務効率化の鍵は、業務管理システムの導入です。
この記事では、業務管理システムの概要から導入によるメリット、具体的なシステムの種類などについて解説します。また、工務店におすすめのシステムも紹介しているため、業務管理システムについて知りたい工務店担当者は、参考にしてください。

業務管理システムとは

業務管理システムとは
業務管理システムとは、業務に関連する各種情報の管理ができるシステムです。ヒト・モノ・カネなど企業に欠かすことのできない経営資源について情報を管理でき、業務効率化につなげられるでしょう。

企業には営業や仕入れ、現場作業、経理、人事などさまざまな業務があります。これらの業務はそれぞれ連携しながら進められています。そのため、業務を実施する部署や担当者は違っていても、業務全体を一元管理することが重要です。業務管理システムは、この一元管理を担うことができます。

業務管理システムのメリット

企業が業務管理システムを導入するメリットは、業務効率化、属人化防止、リモートワークへの対応の4つです。

業務効率化

業務管理システム導入の大きなメリットが業務効率化です。業務に関連する情報を一つのシステム上でまとめて管理することで、情報を探す手間が省けスムーズに業務を進めることができます。また、システムによっては見積書の作成や受発注業務などを行えるため、担当者の業務負担軽減にもつながるでしょう。また、業務効率化によって業務量が減ると、残業削減にもつながるため、人件費の削減も期待できます。

属人化防止

企業によっては、業務が属人化し担当者以外は業務の進め方を理解していないケースもあります。業務管理システムを導入すれば、業務に関する情報は全てシステム上に集約されるため属人化を防止できます。例えば、業務の進め方をシステム上にアップすれば、担当者以外でも業務ができるようになるでしょう。

Link_【建築業】脱属人化を図る施策とは?原因とデメリットも解説

【建築業】脱属人化を図る施策とは?原因とデメリットも解説

リモートワークへの対応

業務管理システムによっては、クラウドタイプのものもあるため、リモートワーク対応がしやすくなります。昨今は、新型コロナウイルス感染拡大の影響により、リモートワークを導入する企業も増えています。クラウドタイプの業務管理システムを導入すれば、インターネット環境さえあれば利用できるため、自宅からシステムにアクセスし、見積書や工程表を作成することも可能です。

スペースの節約

業務管理システムは、見積書や契約書などをデータとして管理できます。保管スペースを確保する手間が省け、社内のスペースを節約することができます。書類を紙で保管していると、スペースが必要となるだけでなく、消失や破損、劣化などが起こる可能性もありますが、システム上でデータとして管理していればバックアップも取れるためこのような心配もありません。

業務効率化や紙での保管が不要となると、人件費や印刷代などのコスト削減にもつながります。業務管理システム導入に伴うコストは発生しますが、長期間使用することでコスト削減となります。

基幹システムとの違い

業務管理システムと混同しやすい言葉に「基幹システム」があります。基幹システムとは、企業が活動する根幹を担うシステムです。基幹システムが無いと業務を遂行することはできません。
一方で業務管理システムの場合、無かったとしても業務を行うことはできます。つまり基幹システムは業務にとって必要不可欠なもの、業務管理システムは業務をより快適・便利にするものという違いがあります。

業務管理システムの種類一覧

業務管理システムと一言でいっても、その種類は以下の通りさまざまです。

(表)業務管理システムとは?種類やメリット、工務店向けシステム
ここでは、これらのシステムの種類について解説します。

会計管理

会計管理は、主に会計関連の業務を行う際に使用されるシステムです。帳票の作成やキャッシュフローの管理などの機能を備えたシステムも多数展開されています。また、システムによっては会計関連の法律が改正された時にスムーズに対応できるものもあります。これまで帳票は紙で管理するケースが一般的でしたが、システム上で管理することで、必要な帳票を検索ですぐに見つけることも可能です。

顧客管理

顧客管理は、その名の通り自社の顧客に関する情報を管理するシステムです。例えば工務店であれば、顧客の個人情報から住宅展示場への来場記録、営業活動の履歴、DMの送信履歴などを管理することができます。顧客との商談記録を管理しておけば、建物の定期点検の提案が行えるなど、さまざまな場面で活用できるでしょう。

Link_【工務店】エクセルで顧客データベースを作る方法を解説

【工務店】エクセルで顧客データベースを作る方法を解説

人事管理

人事管理とは、従業員の情報を管理するシステムのことです。氏名や年齢、入社年月日、社員番号、異動歴など、人事に関するあらゆる情報の管理が可能です。また、給与や勤怠など業種や業態に関係なく必要となる情報を管理することもできます。
人事情報の管理はこれまで人手で行っていましたが、管理に工数がかかるため、担当者にかかる負担も小さいものではありませんでした。システムを導入することで業務の一部が自動化されるため、負担軽減につながります。

営業管理

営業管理は、顧客に対する営業活動を記録・管理できるシステムです。例えば、何月何日にどのような営業を行ったのか記録する、営業日報を作成する、営業のToDoリストを作成する、訪問計画を立てるといった使い方ができます。

Link_【建設業】営業日報の管理ポイント!おすすめのツールも紹介

【建設業】営業日報の管理ポイント!おすすめのツールも紹介

現場管理

現場管理は、現場の業務や業務の進捗状況の管理などが行えるシステムです。例えば、工程表を作成し共有する、見積書を作成する、工事写真を撮影し管理するといったことが行えます。現場によってはさまざまな企業の担当者、職人などが関わるため、情報を集約し管理できるシステムは必要不可欠です。

【建築】施工管理とは?種類や業務内容、必要なスキルを解説

【建築】施工管理とは?種類や業務内容、必要なスキルを解説

工務店の業務管理にはAnyONEがおすすめ

AnyONE公式サイト
業務管理システムは各社から展開されていますが、ここでは工務店での利用を想定して作られたシステムである「AnyONE」を紹介します。

AnyONEは、工務店やリフォーム会社など建築業界専用の業務管理システムであり、大手企業から中小企業、一人親方まで、規模を問わず導入可能です。

顧客管理工事・施工管理見積作成実行予算作成発注管理、入出金管理、アフター管理といって、工務店で発生する業務は一通り対応できるため、業務効率化も期待できるでしょう。また、スマートフォンからシステムにアクセスできるため、現場で急に見積書が必要になったというときでも、すぐに確認できます。また、インターネット環境さえあれば利用できるシステムであるため、現場や自宅などでも利用可能です。

業界No.1 工務店向け業務効率化システム『AnyONE』とは?

業界No.1-工務店向け業務効率化システム『AnyONE』とは?

Link_【建設業】エクセル工程表の作り方とは?注意点や解決策も

【建設業】エクセル工程表の作り方とは?注意点や解決策も

Link_施工管理アプリで業務効率化!選び方やおすすめを紹介

Link_施工管理アプリで業務効率化!選び方やおすすめを紹介

まとめ

今回は、業務管理システムの概要から導入によって得られるメリット、業務管理システムの種類などについて解説しました。業務管理システムを利用することで、業務に伴い発生するさまざまな情報が一つのシステムに集約されるため、業務効率化が期待できます。AnyONEのように、工務店での利用に特化したシステムもあるため、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。

なお、以下のコンテンツではAnyONEを含めた業務管理システムの機能比較を行っています。どのような機能があるのか気になる、システムの違いを知りたいといった方はぜひこちらもご覧ください。
【2021年最新版】工務店向けITツール比較

いつでもお気軽に
お問い合わせください!

チャットでお問い合わせください。

Pagetopボタン