業務効率化の鍵は、業務管理システムの導入です。
この記事では、業務管理システムの概要から導入によるメリット、具体的なシステムの種類などについて解説します。また、工務店におすすめのシステムも紹介しているため、業務管理システムについて知りたい工務店担当者は、参考にしてください。

業務管理システムとは

業務管理システムとは、業務に関連する各種情報の管理ができるシステムです。ヒト・モノ・カネなど企業に欠かすことのできない経営資源について情報を管理でき、業務効率化につなげられるでしょう。

企業には営業や仕入れ、現場作業、経理、人事などさまざまな業務があります。これらの業務はそれぞれ連携しながら進められています。そのため、業務を実施する部署や担当者は違っていても、業務全体を一元管理することが重要です。業務管理システムは、この一元管理を担うことができます。

基幹システムとの違い

業務管理システムと混同しやすい言葉に「基幹システム」があります。基幹システムとは、企業が活動する根幹を担うシステムです。基幹システムが無いと業務を遂行することはできません。

一方で業務管理システムの場合、無かったとしても業務を行うことはできます。つまり基幹システムは業務にとって必要不可欠なもの、業務管理システムは業務をより快適・便利にするものという違いがあります。

業務管理システムの重要性

工務店において業務管理システムが必要な理由は、経営資源を効率的に管理することが、利益の追求につながるためです。工務店などの建設業界では労働時間の長時間化が問題視されており、効率的な作業によって労働環境の改善が急務とされています。

労働環境を改善するには、工期の見直しはもちろん作業効率の追求が欠かせません。たとえば施工管理が担当する事務作業をシステムを用いて自動化できれば、施工管理の残業時間は減らせます。

また、自社の事務員の作業も業務管理システムの機能を使えば効率化でき、空いた時間で営業サポートへ入るなどリソースの配置転換や作業分担が可能です。

さらに人件費コストが浮いた分を福利厚生面の充実にあてたり、給与アップにつなげれば従業員の満足度につながり、人材流出も防止できます。

業務管理システムを利用するメリット

業務管理システムを利用するメリットは以下の5つです。
● 業務効率化
● 属人化防止
● リモートワークへの対応
● スペースの節約
● コストの削減

業務効率化

業務管理システム導入の大きなメリットが業務効率化です。業務に関連する情報を一つのシステム上でまとめて管理することで、情報を探す手間が省けスムーズに業務を進めることができます。また、システムによっては見積書の作成や受発注業務などを行えるため、担当者の業務負担軽減にもつながるでしょう。また、業務効率化によって業務量が減ると、残業削減にもつながるため、人件費の削減も期待できます。

属人化防止

企業によっては、業務が属人化し担当者以外は業務の進め方を理解していないケースもあります。業務管理システムを導入すれば、業務に関する情報は全てシステム上に集約されるため属人化を防止できます。例えば、業務の進め方をシステム上にアップすれば、担当者以外でも業務ができるようになるでしょう。

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リモートワークへの対応

業務管理システムによっては、クラウドタイプのものもあるため、リモートワーク対応がしやすくなります。昨今は、新型コロナウイルス感染拡大の影響により、リモートワークを導入する企業も増えています。クラウドタイプの業務管理システムを導入すれば、インターネット環境さえあれば利用できるため、自宅からシステムにアクセスし、見積書や工程表を作成することも可能です。

スペースの節約

業務管理システムは、見積書や契約書などをデータとして管理できます。保管スペースを確保する手間が省け、社内のスペースを節約することができます。書類を紙で保管していると、スペースが必要となるだけでなく、消失や破損、劣化などが起こる可能性もありますが、システム上でデータとして管理していればバックアップも取れるためこのような心配もありません。

業務効率化や紙での保管が不要となると、人件費や印刷代などのコスト削減にもつながります。業務管理システム導入に伴うコストは発生しますが、長期間使用することでコスト削減となります。

コスト削減

業務管理システムは導入費用がかかるものの、その後のコストを削減する効果があります。無駄なプロセスを省けるため残業代が減り、人件費コストは削減できるでしょう。また、無駄な在庫や外注委託費用が不要となれば、在庫管理費や外注費用の節約もできます。

業務管理システムの種類一覧

業務管理システムと一言でいっても、その種類は以下の通りさまざまです。

ここでは、これらのシステムの種類について解説します。

会計管理

会計管理は、主に会計関連の業務を行う際に使用されるシステムです。帳票の作成やキャッシュフローの管理などの機能を備えたシステムも多数展開されています。また、システムによっては会計関連の法律が改正された時にスムーズに対応できるものもあります。これまで帳票は紙で管理するケースが一般的でしたが、システム上で管理することで、必要な帳票を検索ですぐに見つけることも可能です。

顧客管理

顧客管理は、その名の通り自社の顧客に関する情報を管理するシステムです。例えば工務店であれば、顧客の個人情報から住宅展示場への来場記録、営業活動の履歴、DMの送信履歴などを管理することができます。顧客との商談記録を管理しておけば、建物の定期点検の提案が行えるなど、さまざまな場面で活用できるでしょう。

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人事管理

人事管理とは、従業員の情報を管理するシステムのことです。氏名や年齢、入社年月日、社員番号、異動歴など、人事に関するあらゆる情報の管理が可能です。また、給与や勤怠など業種や業態に関係なく必要となる情報を管理することもできます。
人事情報の管理はこれまで人手で行っていましたが、管理に工数がかかるため、担当者にかかる負担も小さいものではありませんでした。システムを導入することで業務の一部が自動化されるため、負担軽減につながります。

営業管理

営業管理は、顧客に対する営業活動を記録・管理できるシステムです。例えば、何月何日にどのような営業を行ったのか記録する、営業日報を作成する、営業のToDoリストを作成する、訪問計画を立てるといった使い方ができます。

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現場管理

現場管理は、現場の業務や業務の進捗状況の管理などが行えるシステムです。例えば、工程表を作成し共有する、見積書を作成する、工事写真を撮影し管理するといったことが行えます。現場によってはさまざまな企業の担当者、職人などが関わるため、情報を集約し管理できるシステムは必要不可欠です。

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工務店向け業務管理システムの選び方

工務店が新たに業務管理システムを導入する場合は、以下5つの選び方を参考にしましょう。

• クラウドかインストール型か
• 工務店業務に特化しているか
• 予算に適した利用料か
• 操作は簡単か
• サポートは充実しているか

クラウドかインストール型か

業務管理システムは、大きく分けてクラウド型とインストール型に分類できます。クラウド型とはオンライン上のクラウドスペースにデータを蓄積する仕組みで、外部からのアクセスが容易かつ初期費用や導入期間が短い点がメリットです。

インストール型とは、自社内に設置したサーバーにソフトウェアをインストールする形式で、導入期間が長く初期費用も高額ではあるものの、カスタマイズ性の高さやセキュリティが堅固である点が特徴です。

工務店におすすめしたい導入形式は、クラウド型となります。クラウド型であれば、施工管理や営業担当が社外に出ている間にもシステムにアクセスし、必要な情報をリアルタイムで共有可能です。外出が多い工務店だからこそ、インストール型よりもクラウド型の業務管理システムをおすすめします。

工務店業務に特化しているか

業務管理システムは多数リリースされていますが、工務店に特化した製品を選びましょう。工務店特有の現場管理や工程管理、アフター管理の機能が搭載されていないツールを使用しても、業務全般の効率化につながらないためです。

工務店向けに販売されているツールを選べば、自社業務をカバーしたうえで効率化を促進できます。工務店の業務管理におすすめのツールは、以下の記事で紹介しています。

予算に適した利用料か

業務管理システムはクラウド型の場合は月額使用料が、インストール型の場合は初期費用とランニングコストが必要です。費用で比較するとクラウド型の方が安価で、初期費用も抑えられます。

自社予算に合わせて、使いたい機能が揃ったツールを選ぶようにしましょう。

操作は簡単か

業務管理システムを導入する際は、操作の簡易性をチェックしましょう。せっかくツールを導入しても使いこなせず、従来の方法で業務を続けている工務店も多いです。事前にデモシステムや体験版を現場社員に使用してもらい、操作が簡単かどうか実際に試してもらいましょう。

今エクセルをメインに使っている工務店であれば、画面や入力がエクセルの操作感と似ている業務管理システムの導入がおすすめです。

サポートは充実しているか

業務管理システムを導入したあとのサポートが充実しているかどうかも、要チェックです。操作方法がわからない、システムで不具合が起きた際に電話や来社対応してくれるツールを選びましょう。

新規システム導入後は、なにかとトラブルが起きるものです。サポートが充実していないと、自社で問題を解決するまでに時間がかかり、システムを使えない時間が生じます。サポートが充実しており、問題をすぐに解決する問い合わせ窓口が充実しているツールを選んでください。

工務店の業務管理にはAnyONEがおすすめ

業務管理システムは各社から展開されていますが、ここでは工務店での利用を想定して作られたシステムである「AnyONE」を紹介します。

AnyONEは、工務店やリフォーム会社など建築業界専用の業務管理システムであり、大手企業から中小企業、一人親方まで、規模を問わず導入可能です。

顧客管理や工事・施工管理、見積作成・実行予算作成・発注管理、入出金管理、アフター管理といって、工務店で発生する業務は一通り対応できるため、業務効率化も期待できるでしょう。また、スマートフォンからシステムにアクセスできるため、現場で急に見積書が必要になったというときでも、すぐに確認できます。また、インターネット環境さえあれば利用できるシステムであるため、現場や自宅などでも利用可能です。

また使用感がエクセルに似ており、エクセルで業務管理をしていた工務店でも使いやすい点も大きな強みです。現場に混乱なく受け入れられやすいため、ツールも活用しやすいでしょう。

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まとめ

今回は、業務管理システムの概要から導入によって得られるメリット、業務管理システムの種類などについて解説しました。業務管理システムを利用することで、業務に伴い発生するさまざまな情報が一つのシステムに集約されるため、業務効率化が期待できます。AnyONEのように、工務店での利用に特化したシステムもあるため、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。

なお、以下のコンテンツではAnyONEを含めた業務管理システムの機能比較を行っています。どのような機能があるのか気になる、システムの違いを知りたいといった方はぜひこちらもご覧ください。