工務店が在宅勤務(ワーク)を導入するには?

新型感染症の拡大に伴い、オフィス以外の場所で勤務する新しい働き方が広まっています。
工務店で、在宅勤務(ワーク)を導入するため、その定義や注意点、おすすめのサービスについて解説します。

在宅勤務(ワーク)とは

在宅勤務(ワーク)とは

在宅勤務とは、正社員やパートタイマーなどがオフィスではなく、自宅で勤務することをいいます。

また、在宅勤務は「在宅ワーク」と混同して扱われます。
本稿では「在宅勤務(ワーク)と表現していますが、本来「在宅ワーク」とは、フリーランスや個人事業主として自宅で働くことをいいます。

 テレワーク(リモートワーク)との違い

テレワーク(リモートワーク)は、正社員やパートタイマーなどがオフィス・自宅以外の場所で勤務することをいいます。
テレワーク(リモートワーク)は細分化でき、そのひとつが自宅で勤務する「在宅勤務」です。そのほかにカフェや移動中に仕事を行う「モバイルワーク」、シェアオフィスやコワーキングスペースを利用する「サテライトオフィス勤務」などの種類があります。

 終日在宅勤務

在宅勤務は、「終日在宅勤務」と「部分在宅勤務」の2種類に分かれます。

終日在宅勤務は、毎日の業務をすべて自宅で完結させます。
オフィスへの出勤、顧客訪問、会議の参加などで外出を求められません。
完全なテレワーク(リモートワーク)で、対面で同僚や顧客に会うことはありません。

 部分在宅勤務

基本的には自宅で勤務しますが、1日のうち数時間もしくは週のうち数日間だけオフィスへの出勤、顧客訪問、会議の参加などをします。
「人の密集する通勤時間帯を避け、午後からオフィスに出社する」といった柔軟な働き方も可能です。

工務店が在宅勤務を導入するときの注意点

工務店が在宅勤務を導入するときの注意点

工務店において、従業員の在宅ワーク、つまりテレワークやリモートワークをさせるための注意点について解説します。

 セキュリティ対策

在宅ワークでは、業務用のパソコン・スマホを使って、仕事を行います。
基本的にオンラインで業務を進め、同僚とのコミュニケーションを図るため、常に「情報漏えい」「ウイルス感染」といったリスクにさらされています。

情報セキュリティ会社「トレンドマイクロ」の2020年4月の調査では、新型コロナウイルスの感染拡大に伴うテレワーカーを狙ったかのような、サイバー攻撃の被害件数が国内で6,500件を突破していることが明らかになりなりました。
万が一、サイバー攻撃を受け、従業員や顧客情報のプライバシー情報、財務などの機密データが流出してしまうと、企業の社会的責任を問われることにもなりかねません。

上記のような事態を防ぐために、次のポイントを押さえてセキュリティ対策を徹底しましょう。

  • 高セキュリティのインターネット回線を利用する
  • ウィルス対策のソフトをパソコンに導入する
  • 違法性のあるWebサイトにアクセスしない
  • 覚えのない送り主からのメールを開かない

参考:「新型コロナウイルス(COVID-19)」便乗脅威の最新情報

 ルールの整備

労務管理の観点から、在宅ワークのルールを就業規則に記載しておきましょう。
ルール化のポイントは以下の4点です。

・在宅ワークの申請と承認
在宅ワークを行う場合の申請や承認の手順について決めておきます。
申請者が提出する書類や申請先、条件などを設定します。

・勤怠管理
在宅ワークでの始業時刻、終業時刻の管理方法をルール化します。
在宅ワークでは、オフィスや事務所と異なり、勤務態度を直接把握することはできません。
業務中の点呼・成果物の提出など、遠隔でも勤怠管理できる手段を考える必要があります。

・コミュニケーション
業務中の適切なコミュニケーションは、ストレスのない在宅ワークを実現します。
下記の①から③などの観点で、コミュニケーションの取り方を決めておきましょう。

①業務中の連絡手段
②業務報告と共有方法
③トラブル時の連絡方法

・人事評価
在宅ワークを実施していても、公正な従業員の評価を行わなければなりません。
一般的には、通常の勤務時と同じ項目での評価を行っています。

在宅ワークにおすすめのクラウドサービス

在宅ワークにおすすめのクラウドサービス

「クラウドサービス」とは、業務で使うデータやソフトウェアを、インターネットを介して利用者に提供するもの。
複数のパソコンから、オンラインの情報にアクセス、編集を行うことができます。
いつでも、どこでも業務を進めることができる、便利なシステムです。

総務省が令和元年5月に発表した「平成 30 年通信利用動向調査の結果」では、クラウドサービスの利用者が各業界で増えていることがわかりました。
次の図からわかるように、建設業界では平成29年から平成30年で約7.7%増加しています。

産業別テレワークの導入状況(企業)

出典:平成30年通信利用動向調査の結果

 データ共有に便利なG Suite

G Suite」は、ドキュメント(オフィスシリーズにおけるワード)、スプレッドシート(エクセル)を中心に画像などのさまざまなデータをオンライン上でやり取りできます。
編集をリアルタイムで行え、共有も簡単です。
ただし、Googleアカウントの作成とログインが必要です。

 コミュニケーションに便利なChat Work

Chatwork」は、ビジネスに使えるオンラインチャットサービスです。
データの送受信から音声通話、グループ作成、タスク管理などの機能を有しています。

メールでのコミュニケーションは、「過去のメールをさかのぼって探さなければならない」「宛先の入力が面倒」など手間がかかります。
Chat workを利用すれば、上記のような手間が省けるため、時間をより短縮し、効率的に業務を進めることができるでしょう。

 工務店・不動産に特化したAnyONE

AnyONE」は、業界2,700社以上で採用され、継続率94.6%を誇る人気クラウドサービスです。

現場・顧客の情報をオンライン上でまとめて管理することができ、リアルタイムで現場とのやりとりも可能です。
多機能を有す一方で、ITの苦手な方にも親切な操作のしやすさで高いリピート率を得てきました。

<AnyONEの主な機能>
AnyONEの主な機能

AnyONEは、在宅勤務の弱点もカバーしてくれます。
・セキュリティ対策
クラウド上のサーバーは、セキュリティ対策を行っているため、そこから流出する心配はありません。
クラウド以外のネット回線やウィルスソフトなどのセキュリティ対策は別途行う必要があります。

・勤怠管理
AnyONE上で行った作業は、すべて記録に残ります。
「誰がいつどの作業をしたか」を把握することができ、管理者が常にチェックする必要はありません。

・人事評価
前述の通り、作業内容を把握できるため、人事評価をまとめて行うことができます。

まとめ

今回紹介した以外に、さまざまなクラウドサービスが登場しています。しかし、どのサービスが自社に適しているかは、判断が難しいでしょう。
そこで、各サービスを機能で比較検討しました。
以下のボタンをクリックして、自社に最適なサービスを見つけてください。

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