業務標準化することで、「従業員の業務負担軽減」や「業務の効率化」、「適切な人事評価」の実現が期待できます。

この記事では、業務標準化の概要からメリット、注意点について解説します。実施の流れや標準化に活用できるシステムなども取り上げているため参考にしてください。

業務標準化とは？

業務標準化とは、どの従業員が担当者になっても同じことが行えるように、作業の手順や行動目標などを決めておくことです。一度標準化されたとしても、別のやり方でより良いものがある場合は、適宜最適化していきます。
従業員のスキル等に関係なく、誰が担当になっても同じ出来栄えの仕事ができるようになれば、効率よく業務を進められるほか、お客さまに喜んでもらえるサービスの提供が可能となるでしょう。

業務標準化のメリット

業務標準化を行うことで企業が得られるメリットは多くあります。ここでは業務標準化の具体的なメリットを3つ紹介します。

　 業務を効率化できる

業務が標準化されれば、担当者が「今何をすべきか」を把握でき、無駄な動きを減らして、業務を効率化できます。業務中に、「次は何をすればいいのか」と考える時間を省き、スムーズに業務を進めることができるでしょう。

逆に業務標準化できていない企業では、一部の従業員に業務が集中しているケースも起こりえます。一方で、業務標準化できれば、基本的には誰でも同じ仕事ができる状態となるため、業務の分散が可能です。標準化された業務を外部企業にアウトソーシングすることもできます。

　 目標達成の道筋がわかる

業務標準化によって、作業の手順や目標達成までの道筋が明確になるため、目的意識を持って業務に取り組むことが可能です。従業員のモチベーション向上につながるでしょう。
また、従業員が目標の進み具合を把握できます。「目標を達成するまでに何をすべきか」と対策を練ることもできるでしょう。マネジメント側も、部下の目標達成率を把握しやすくなります。

　 最適な人事評価を行える

人事担当者が、従業員の業務について把握していなければ、本人の主観により評価が決まってしまう恐れがあります。評価基準があいまいとなり、担当者も納得できないでしょう。
業務標準化は、作業内容やその成果を見える化するため、「どのくらいの成果を出したのか」「成果を出すまでにどのくらいの時間を要したか」を比較できます。従業員に対する公正で最適な人事評価が可能となるでしょう。

業務標準化の進め方

業務標準化を行う場合、手順に沿って進めることが重要です。ここでは具体的な進め方について解説します。

　 業務標準化の方向性（ポリシー）を固める

最初に、業務標準化の方針や原則といったポリシーを固めましょう。ポリシーは標準化する際に常に立ち返るものであり、軸をブラさないためにも必要不可欠です。
ポリシーは、「業務を進めるにあたって外せない条件」と「企業戦略を考えるうえで外せない条件」を明確にし、それらを踏まえて検討してください。
例えば、業務の条件では「契約書や請求業務を行う場合は作成した書類は必ず保管する」、企業戦略の条件では「コンプライアンスの遵守を徹底する」といった点が考えられるでしょう。

　 業務フローを明らかにする

標準化したい業務がある場合、そのフローを洗い出して整理しましょう。
標準化されていない業務は、担当者以外にとって作業手順や内容があいまいとなりますが、洗い出すことでプロセスや課題などを明確化できます。
なお、業務フローを洗い出す場合、どの従業員が見ても内容を理解できるように専門用語の使用などは避けてください。

　 業務内容の標準化・統一化を目指す

業務フローが明らかになったあとは、フローをマニュアルに落とし込み、業務内容の標準化を図りましょう。
マニュアル作成にあたっては、最初から完成形を目指す必要はありません。たたき台を作成したうえで、担当者へのヒアリングなどを踏まえつつ徐々に完成度を高めていきましょう。

業務標準化の注意点

業務標準化を行うにあたっては、いくつかの点に注意しなければなりません。ここでは、具体的な注意点を2つ紹介します。

　 従業員のモチベーションダウン

業務標準化は、従業員のモチベーションアップにつながることもありますが、逆にモチベーションダウンにつながるケースもあります。従業員の中には業務がルール化され、「決められた作業を機械的にこなすだけになること」に抵抗感を覚える人もいるためです。

また、誰が担当になっても同じ成果を生み出せるのであれば、業務に対する創意工夫を行う必要がなくなってしまいます。従業員が思考停止に陥る可能性もあるでしょう。

モチベーションの低下や思考停止が起こる場合、従業員が標準化を図る目的を理解していないケースが少なくありません。こういった状態を払拭するため、従業員に「業務標準化の意義・目的」を伝えることが重要です。

　 マニュアル化の負担

業務標準化を行うにあたっては、マニュアルの作成が必要不可欠ですが、マニュアル作成に膨大な労力や時間がかかってしまいます。そのため、標準化を図り業務効率化につなげるつもりが、かえって業務効率を低下させてしまう恐れもあるでしょう。マニュアルは徐々に作成し、従業員の負担になりすぎないようにすることが重要です。

業務標準化にはAnyONEがおすすめ！

業務標準化における注意点を払拭したい場合、ITツールの活用がおすすめです。ここでは、ITツールの中でも、工務店の業務に特化した業務効率化システムである「AnyONE」を紹介します。

AnyONEは、工事の進捗状況管理から、工程表・契約書の作成など、工務店の業務に関連するあらゆる情報を一元管理できる点が特徴です。見積の作成や発注業務、入出金管理なども行えるため、現場で働く作業員はもちろん、事務所で働く従業員まであらゆる職種の業務をカバーしてくれます。顧客情報の管理にも対応しているため、建物の引渡し後のアフター対応までしっかりと行えるでしょう。

業務に関する全ての情報がAnyONEに集約されるため、情報や状況の共有が簡単に行え、業務の属人化防止も可能です。AnyONEを導入し、「業務の情報はAnyONEに入力する」とルールを設定するだけで、自然と業務の標準化が行えます。

AnyONEでは出張講習にも対応しており、専任の担当者が企業を訪れ設置・設定・講習を行います。講習を通して使い方を覚えられればマニュアルの作成が不要となるため、よりスムーズに業務標準化が図れるでしょう。

業務標準化を進めるためにも、AnyONEの導入を検討してください。

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まとめ

今回は、業務標準化の概要からメリット、注意点、具体的な進め方について解説しました。業務の標準化が実現すれば、従業員のスキルに関係なく同じ品質の成果を生み出すことができます。標準化によって業務フローも明確になり、作業時の迷いもなくなるため業務効率化も期待できるでしょう。今回の内容を参考に、業務標準化に取り組んでください。

なお以下のコンテンツではAnyONEを含めた各社の業務効率化システムの機能比較を行っています。システムの導入を検討している方は、ぜひご覧ください。