工務店で仕事をしていると、紙の資料がどうしても多くなってしまいます。いつもたくさんの資料を持ち歩いている人も多いのではないでしょうか。一方で、ペーパーレス化を図りたいと考えている企業も少なくないはずです。
そこで今回は、建設業におけるペーパーレス化に関して、そのメリットや具体的に行う方法などについて解説しています。ペーパーレス化、そして業務効率化の参考にしてみてください。

工務店が業務効率化するには？効率化のポイントと活用すべきツールを解説

ペーパーレス化とは？

ペーパーレス化とは、これまで紙に印刷して使用していた資料などを、電子化してパソコンやタブレット端末などで閲覧できるようにすることです。

　国が推進するペーパーレス化

ペーパーレス化は、国によって促進されていると考えることができます。というのも、2020年度に電子帳簿保存法が改正されたためです。電子帳簿保存法とは、帳簿書類を電子データ化して管理・保存することを認めた法律です。この法改正によって、キャッシュレス決済時の証憑処理のペーパーレス化が認められるようになりました。
キャッシュレス決済は、今や日常的に行われているものであり、その証憑処理でのペーパーレス化が認められるとなると、経理担当者の業務負担が大幅に軽くなると考えられます。
このように、ペーパーレス化は、国や政府からも促進されていると考えていいでしょう。

　ペーパーレス化の実態

建設業における業務では、非常に多くの紙の資料を使用します。しかし、昨今の新型コロナウイルス感染症の拡大に伴い、日本特有の文化ともいえる紙やハンコを使用した業務が見直されるようになりました。
建設業においても、テレワークや在宅ワークが導入されています。このように、コロナ禍においては、人と面と向かって会う機会が少なくなるため、ペーパーレス化がますます加速するものと考えられます。

建設業がペーパーレス化すべき理由

ここでは、なぜ建設業でペーパーレス化を促進していくべきなのか、その理由について解説します。

　業務の効率化

ペーパーレス化が促進されることで、業務効率化を図ることができます。建設業では図面や工程表などたくさんの資料を使用しますが、全てを紙に印刷していると、資料の数が多くなり、必要な情報探しをするだけでも手間がかかります。
また、資料の修正が必要になった場合、紙だと会社に取りに戻る必要が出てくるかもしれません。そうなると時間がかかってしまうほか、現場の作業もストップしてしまうでしょう。

一方で、ペーパーレス化ができれば、パソコンやタブレット端末などから資料をすぐに見つけ出し修正できるため、時間のロスがなくなり業務効率化を図ることができるはずです。

なお、業務効率化に取り組みたいと考えている方は、建設業における業務効率化の促進について解説している記事をご参考ください。

　紙の印刷・保管に必要なコストを削減

紙の資料を使用するとなると、紙やインクなど印刷コストがかかるほか、保管の際にもスペースを確保しなければなりません。1枚の資料の印刷であれば、大したコストではないかもしれませんが、毎回印刷をしていると、膨大なコストがかかることになります。
ペーパーレス化が実現すれば、それまで発生していた膨大な印刷コストを削減することができるでしょう。

　セキュリティの確保

紙の場合、紛失するリスクが常に伴います。万が一重要な資料を紛失してしまうと情報漏洩にもつながり、クライアントからの信頼を失ってしまうでしょう。また、紙は劣化するため、過去の資料を参照しようとした時に、文字が読めなくなったり、破けてしまったりする恐れもあります。
一方で、ペーパーレスで管理すれば、紛失の心配がありません。データを格納しているファイルにパスワードをかけておけば、情報漏洩は防ぐことができます。

ペーパーレス化を成功させる方法

ここからは、実際にペーパーレス化に取り組む際の具体的な方法について解説します。決して難しいことを行うわけではないため、ぜひ参考にしてみてください。

　業務を洗い出す

ペーパーレス化に取り組む場合、まずは業務の洗い出しを行いましょう。これは、どの業務がペーパーレス化に向いているのかを把握するための作業です。業務の洗い出しは面倒かもしれませんが、ペーパレス化を成功させるためには、欠かせない作業であるため、入念に取り組むようにしましょう。

　部分的にペーパーレス化

ペーパーレス化は、すべての業務に対してではなく、部分的に行うことをおすすめします。すべての業務をペーパーレス化すると、データを保存するサーバーの負担が大きくなり、サーバーの維持費が高くなってしまうためです。
しかし、契約書など資料によっては使用頻度が高くないものもあるため、そういったものは紙のまま保管していても業務に支障はきたしません。一方で、進行中の現場の工程表や図面などは使用頻度が高いため、ペーパーレス化しておくと最新の工程表や図面を探す手間が省けたり、持ち運ぶ手間が省けて業務の効率化につながります。

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　ペーパーレス化のためのツールを導入

ペーパーレス化のためのツールを導入するのもおすすめです。工程表や帳票を作成してそのままクラウドに保存できるツールを利用すれば、ペーパーレス化を進めることができます。また、契約をWeb上で行える電子契約システムなどもあるため、自社に最適なツールを選ぶと良いでしょう。

　タブレットの導入

ペーパーレス化の際に活用できるツールの1つにタブレット端末があります。タブレット端末から電子化した資料にアクセスできるようにしておけば、タブレット端末1つですべての資料を確認することができます。紙の資料を持ち歩く必要もなくなるため、担当者の負担も軽減できるでしょう。また、PDFファイルは、タブレット端末からでも書き込みができるため、紙を使用するのと同じ感覚で扱うことができます。

ペーパーレス化にはAnyONE

ペーパーレス化に利用できるシステムやツールにはさまざまなものがありますが、中でもおすすめなものがAnyONEです。
AnyONEは、工程表や契約書、見積書といった各種資料を作成・管理することができ、作成した資料はスマートフォンやタブレット端末からでも確認可能です。また、工務店のほぼすべての業務に対応しているシステムであるため、業務に関連した資料の一元管理が行えます。これにより、業務の属人化も起こりにくくなるでしょう。
「ペーパーレス化を図りたい」「業務効率化を図りたい」といった場合は、ぜひAnyONEの利用を検討してみてください。

まとめ

今回は、建設業におけるペーパーレス化について、その概要から実態、ペーパーレス化に取り組む理由や具体的な方法などについて解説しました。ペーパーレス化を促進することで、業務効率化を図ることができます。導入までは手間がかかるかもしれませんが、ペーパーレス化が成功すればコスト削減も期待できるでしょう。

なお、以下のコンテンツでは、AnyONEの機能と、他の企業が提供する工務店向け業務効率化ソフトの機能を比較しています。「どのような企業が業務システムを提供しているのか」「機能の違いはあるのか」などについて知りたい方は、こちらも参考にしてみてください。