工務店で仕事をしていると、紙の資料がどうしても多くなってしまいます。いつもたくさんの資料を持ち歩いている人も多いのではないでしょうか。一方で、ペーパーレス化を図りたいと考えている企業も少なくないはずです。
そこで今回は、建設業におけるペーパーレス化に関して、そのメリットや具体的に行う方法などについて解説しています。ペーパーレス化、そして業務効率化の参考にしてみてください。

建設業におけるペーパーレス化とは

建設業におけるペーパーレス化とは、従来、紙媒体で作成・管理していた図面、契約書、請求書といった多種多様な書類を電子データに置き換える取り組みのことです。
ITツールやクラウドサービスを活用してこれらの情報を一元管理し、書類作成や管理の手間を削減します。
単に紙をなくすだけでなく、業務プロセス全体を見直し、生産性向上や働き方改革を実現することが最終的な目的です。

建設業でペーパーレス化が求められる背景

なぜ今、建設業でペーパーレス化の必要性が高まっているのでしょうか。
その背景には、業界特有の構造や国の政策、法改正が深く関わっています。

業界特有の多重下請構造による書類の多さ

建設業界は、元請けから一次下請け、二次下請けへと仕事が発注される「多重下請構造」が特徴です。
この構造により、企業間で交わされる契約書、注文書、請求書などの書類が必然的に多くなります。これらの書類を紙でやり取りすることが、非効率な作業や管理コストの増大を招く一因となっています。

国が推進する働き方改革とi-Construction

長時間労働が課題とされる建設業界では、働き方改革が急務です。国もICT（情報通信技術）を活用して生産性向上を目指す「i-Construction」を推進しており、ペーパーレス化はその中核をなす取り組みの一つです。
書類業務をデジタル化することで、移動時間や手作業の時間を削減し、従業員の負担軽減と労働時間の短縮が期待できます。
参考：i-Construction 2.0～建設現場のオートメーション化～ | 国土交通省

電子帳簿保存法などの法改正への対応

2020年の電子帳簿保存法の改正により、国税関係の帳簿や書類を電子データで保存するための要件が緩和されました。
これにより、企業は請求書や領収書などを電子データで受け取り、そのまま保存することが容易になりました。こうした法改正は、企業全体のペーパーレス化を後押しする大きな要因となっています。

建設業がペーパーレス化を導入する4つのメリット

多くの課題を抱える建設業だからこそ、ペーパーレス化によって得られるメリットは非常に大きいものがあります。
ここでは、代表的な4つのメリットについて解説します。

業務効率が向上し生産性がアップする

ペーパーレス化の最大のメリットは、業務効率の大幅な向上です。
これまで書類の作成、印刷、押印、郵送、ファイリングに費やしていた時間を大幅に削減できます。
例えば、クラウド上で書類を管理すれば、関係者はいつでもどこでも最新の情報にアクセスでき、事務所に戻って確認する必要がなくなります。 図面の変更があった際も、データを更新するだけで瞬時に全関係者へ共有できるため、古い図面を使ってしまうといったミスを防ぎ、手戻りをなくすことができます。
このように、情報共有の迅速化と円滑化は、現場作業の生産性向上に直結するのです。

印刷・保管・郵送のコストを削減できる

紙の書類を扱うことで発生する様々なコストを削減できる点も大きなメリットです。
具体的には、紙代、インク代、コピー機のリース料金といった直接的な費用が不要になります。 また、膨大な書類を保管するために必要だったキャビネットや倉庫スペースを縮小でき、オフィスの賃料削減やスペースの有効活用につながります。 さらに、契約書や請求書を郵送する際の切手代や封筒代、発送作業にかかる人件費も削減可能です。
これらのコスト削減効果は、企業規模が大きくなるほど顕著に現れます。

コンプライアンスとセキュリティを強化できる

書類を電子化し、アクセス権限や編集履歴を管理することで、コンプライアンスとセキュリティの強化が期待できます。 紙の書類は、誰がいつ閲覧・修正したのかを追跡するのが困難であり、紛失や盗難、不正な持ち出しによる情報漏洩のリスクが常に伴います。
電子データであれば、役職や担当者に応じて閲覧・編集権限を細かく設定でき、アクセスログ（誰が、いつ、どのファイルにアクセスしたか）を記録することも可能です。
これにより、内部不正の抑止や、万が一問題が発生した際の原因究明が容易になります。また、データはクラウド上に保管することで、災害時でも消失するリスクを低減でき、事業継続計画（BCP）の観点からも有効です。

データを活用し経営判断に役立てる

ペーパーレス化は、単なる書類の電子化にとどまりません。蓄積されたデータを分析・活用することで、経営の意思決定をサポートする強力なツールとなり得ます。
例えば、工事ごとの見積もりや原価、日報などのデータを一元管理し分析することで、案件ごとの利益率を正確に把握したり、特定の工程で遅延が発生しやすい傾向を掴んだりすることが可能になります。
紙ベースでは集計や分析に多大な労力を要したデータも、電子化されていれば容易に可視化できます。
データに基づいた客観的な分析は、どんぶり勘定からの脱却を促し、より的確な経営判断へと繋がります。

ペーパーレス化できる建設業の主な書類

建設業で扱う書類は多岐にわたりますが、その多くはペーパーレス化が可能です。ここでは、代表的な書類の例を紹介します。

契約・発注関連書類（工事請負契約書・見積書・請求書）

2001年の建設業法改正により、工事請負契約書の電子化が可能になりました。現在では、見積書や請求書、発注書など、多くの取引書類を電子化するシステムが提供されており、業務の迅速化に貢献しています。
参考：電磁的措置による建設工事の請負契約の締結に係るガイドライン(国土交通省)

施工管理関連書類（施工計画書・工程表・作業日報）

施工計画書や日々更新される工程表、作業員が作成する日報などもペーパーレス化に適しています。スマートフォンやタブレットを使えば、現場から直接日報を提出したり、最新の工程表を確認したりすることができ、事務所に戻る手間が省けます。

安全管理関連書類（安全書類・ヒヤリハット報告書）

協力会社から提出される安全書類の管理や、ヒヤリハット報告なども電子化することで、管理業務を効率化できます。データとして蓄積することで、安全対策の分析や改善にも役立てやすくなります。

図面・写真関連（設計図面・施工図・工事写真）

膨大な量になる図面や工事写真も、クラウドサービスで管理することで、保管スペースを削減し、検索性を大幅に向上させることができます。
タブレットを使えば、現場で必要な図面をすぐに取り出して確認することも可能です。

ペーパーレス化を成功させる方法

ここからは、実際にペーパーレス化に取り組む際の具体的な方法について解説します。決して難しいことを行うわけではないため、ぜひ参考にしてみてください。

　業務を洗い出す

ペーパーレス化に取り組む場合、まずは業務の洗い出しを行いましょう。これは、どの業務がペーパーレス化に向いているのかを把握するための作業です。業務の洗い出しは面倒かもしれませんが、ペーパーレス化を成功させるためには、欠かせない作業であるため、入念に取り組むようにしましょう。

　部分的にペーパーレス化

ペーパーレス化は、すべての業務に対してではなく、部分的に行うことをおすすめします。すべての業務をペーパーレス化すると、データを保存するサーバーの負担が大きくなり、サーバーの維持費が高くなってしまうためです。
しかし、契約書など資料によっては使用頻度が高くないものもあるため、そういったものは紙のまま保管していても業務に支障はきたしません。一方で、進行中の現場の工程表や図面などは使用頻度が高いため、ペーパーレス化しておくと最新の工程表や図面を探す手間が省けたり、持ち運ぶ手間が省けたりと、業務の効率化につながります。

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　ペーパーレス化のためのツールを導入

ペーパーレス化のためのツールを導入するのもおすすめです。工程表や帳票を作成してそのままクラウドに保存できるツールを利用すれば、ペーパーレス化を進めることができます。また、契約をWeb上で行える電子契約システムなどもあるため、自社に最適なツールを選ぶと良いでしょう。

　タブレットの導入

ペーパーレス化の際に活用できるツールの1つにタブレット端末があります。タブレット端末から電子化した資料にアクセスできるようにしておけば、タブレット端末1つですべての資料を確認することができます。紙の資料を持ち歩く必要もなくなるため、担当者の負担も軽減できるでしょう。また、PDFファイルは、タブレット端末からでも書き込みができるため、紙を使用するのと同じ感覚で扱うことができます。

ペーパーレス化にはAnyONE

ペーパーレス化に利用できるシステムやツールにはさまざまなものがありますが、中でもおすすめなものがAnyONEです。
AnyONEは、工程表や契約書、見積書といった各種資料を作成・管理することができ、作成した資料はスマートフォンやタブレット端末からでも確認可能です。また、工務店のほぼすべての業務に対応しているシステムであるため、業務に関連した資料の一元管理が行えます。これにより、業務の属人化も起こりにくくなるでしょう。
「ペーパーレス化を図りたい」「業務効率化を図りたい」といった場合は、ぜひAnyONEの利用を検討してみてください。

まとめ

今回は、建設業におけるペーパーレス化について、その概要から実態、ペーパーレス化に取り組む理由や具体的な方法などについて解説しました。ペーパーレス化を促進することで、業務効率化を図ることができます。導入までは手間がかかるかもしれませんが、ペーパーレス化が成功すればコスト削減も期待できるでしょう。

なお、以下のコンテンツでは、AnyONEの機能と、他の企業が提供する工務店向け業務効率化ソフトの機能を比較しています。「どのような企業が業務システムを提供しているのか」「機能の違いはあるのか」などについて知りたい方は、こちらも参考にしてみてください。