リフォーム見積り作成のポイントとは?ソフトで業務効率化!

リフォーム見積り作成のポイントとは?ソフトで業務効率化!

リフォーム見積り作成にあたっては、内訳と工事条件を明確にしたうえで相場価格から離れすぎない価格設定をすることが大切です。
また、効率よく見積書を作成するためにはソフトの導入がおすすめです。
この記事では、リフォーム見積りの作成ポイントや注意点、見積りソフトを選ぶポイントなどについて解説します。
リフォーム用の見積りソフト導入を検討している工務店担当者は参考にしてください。

リフォーム見積り作成のポイント

リフォーム見積りを作成する際は、内訳を詳しく記入することと、条件を具体的に提示すること、相場価格から外れないことを意識しましょう。

内訳を詳しく記入する

見積り作成にあたっては、費用項目の内訳を記入する必要があります。
内訳がないと、「どの項目が何個あって、どのくらいのコストがかかっているのか」把握できず、顧客が不安に感じてしまいます。必ず内訳は記入してください。
内訳に記入する具体的な内容は以下の通りです。

● 項目:工事場所や工事内容、部品名など
● 仕様・摘要:部品型番号や色など
● 数量:項目の数量
● 単位:数量の単位
● 単価:1つあたりの価格
● 金額:項目の合計金額
● 備考:その他の補足事項

なお、扱う部品の種類が多いリフォーム工事では、階層を用意して、項目を見やすくすることが大切です。

条件を具体的に提示する

トラブルを避けるためにも、見積書には必ず具体的な条件を提示してください。
条件に抜け漏れがあると、後々「言った」「言わない」の言い争いになりかねません。
トラブルを避けるためにも、工事内容や価格といった基本的な部分だけでなく、お金の支払い方法や、工事に伴い発生する水道代・電気代の負担、工期が延期となった場合の費用負担といった条件まで明確にしておきましょう。
見積書作成にあたっては、過去の見積書を参考にして作成することがよくありますが、コピペで安易に流用する人もいるようです。別工事の条件と重なってしまい、トラブルに発展しかねません。

業界の相場価格から外れない

リフォーム工事は、内容によって高額な費用がかかる現場もあります。しかし、業界の相場価格から外れないよう注意しなければなりません。
顧客は相見積りを依頼するケースが一般的であるため、相場価格から大きく外れてしまうと、それだけで選択肢から外されてしまいます。
契約のチャンスを逃さないためにも、業界全体の相場を把握したうえで見積書を作成することが大切です。

リフォーム見積り作成の注意点

リフォーム見積り作成にあたっては、いくつかの点に注意しなければなりません。
具体的な注意点を3つご紹介します。

毎回見積書をゼロから作る手間

見積書を毎回ゼロから作成すると、担当者の負担となるため、できるだけ避けましょう。
例えば、エクセルのテンプレートを用意し、「必要な情報を入力するだけの状態にしておく」、「見積りソフトを導入して自動で作成する」といった対策で手間を省けます。

見積書データを管理する手間

見積書は作成して終わりではなく、ノウハウとして蓄積するため作成後も社内で管理するケースが一般的です。しかし、データ管理に手間を取られている企業が少なくありません。
例えば、担当者が自分のパソコンに見積書を保管していると、保管場所がバラバラとなって、過去の見積書をすぐに参考にすることができません。

見積書を上司に確認してもらう手間

見積書の作成後、上司に確認してもらってから、正式に顧客に発送する流れが一般的です。しかしながら、忙しい上司になかなか確認してもらえず、顧客に見積書を提出する頃には、他企業と契約を結んでしまう恐れもあるでしょう。
見積書チェックを短縮するためには、見積りソフトなどを導入し、上司が出先から見積書の確認、承諾ができる仕組みを構築することが大切です。

見積りソフト導入のメリット

見積りソフト導入によって企業が得られるメリットは、見積り作成業務とテータ管理の効率化、ペーパーレス化、収益の改善です。

作成業務の効率化

見積りソフトは、一部の情報をデータベースとして管理し、見積書作成時に自動で反映できるため、担当者は簡単な操作のみで見積書を作成できます。
例えば、商品や価格をデータベースで管理しておくと、商品を選ぶだけで、商品名や価格を見積書へ自動で反映できます。
見積書をデータベースに蓄積することで、類似案件が発生した場合、スムーズな作成も可能です。

データ管理の効率化

見積書に関連するデータや情報はすべてソフト上で一元管理できるため、データ管理の効率化を期待できます。
保管場所をバラバラにしていると、必要な見積書をすぐに見つけられません。ソフト内の検索機能を使うと、現場名や日付から見積書をすぐに探せます。

ペーパーレス化

見積りソフトでは、見積書をPDFやブラウザで閲覧でき、顧客との共有もメール送信でおこなえるため、ペーパーレス化につながります。
建築業では大量の見積書を作成するため、毎回印刷していては印刷コストがかさんでしまいます。しかし、ソフトを導入することでコスト削減につなげられるでしょう。

収益の改善

リフォーム見積りをソフトに保管しておくと、その後の営業戦略や財務戦略などの資料として活用できます。
見積書を参考に標準原価を見直すなど、次の戦略を立案し収益の改善につなげられるでしょう。
また、見積り別に成約率をチェックすることで、どういった内容の見積書が成約につながりやすいのか把握することもできます。

見積りソフトの選び方

見積りソフトを選ぶには、いくつかのポイントを押さえることが大切です。
具体的なポイントを3つご紹介します。

フォーマットの種類と数

見積りソフトには、基本的に見積書のフォーマットが搭載されています。フォーマットの種類や数が多いと利便性がより高まります。
企業が作成する見積書は基本的に統一します。ただ、顧客が特定のフォーマットでの作成を依頼するかもしれません。
そのような場合、別のフォーマットが見積りソフト内にあればスムーズに対応できます。

他のソフトとの連携

見積りソフトは、他のソフト・システムと連携できる場合があります。すでに何かしらの業務システムやソフトを導入している企業は、連携の可否も確認しましょう。
連携できないと、作業ごとにソフトの使い分けが必要となり、かえって不便になるかもしれません。

サポート体制

見積りソフトの導入でこれまでと作業の進め方が変わるため、導入前後のサポート体制の有無は、重要なポイントです。
ITソフトやツールに苦手意識を持つ従業員がスムーズに操作できるよう、サポート体制が整っているソフトを選ぶことをおすすめします。
また、導入直後は作業内容が変わってトラブルが発生しやすくなります。トラブル時のサポートまで対応しているベンダーを選ぶといいでしょう。

建築業界に特化している「AnyONE」は、見積り作成・管理に対応している業務管理システムです。
導入時には専任スタッフによる企業課題のヒアリングをおこない、適切な解決策を提案します。
また、稼動前にオンラインで操作についての説明が受けられる導入時講習は初期費用に含まれています。
メール電話による対応が受けられるヘルプデスクは無料で利用できるほか、有料オプションで追加講習やオンライン打ち合わせも可能です。

まとめ

今回は、リフォーム見積りの作成ポイントや注意点、ソフトの導入で得られるメリットなどについて解説しました。
リフォーム見積り作成にあたっては、内訳や条件を明確にし、相場に沿った価格を設定することが大切です。
毎回ゼロから見積書を作成することは手間がかかるため、見積りソフトを導入し効率よく作成できる体制を整備しましょう。

以下のコンテンツでは、AnyONEと他社システムの機能比較をおこなっています。
見積りソフトや業務管理システムの導入を検討している企業の担当者は、こちらもあわせてご覧ください。
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