【工務店】エクセル見積書の作り方は?問題点や対策を解説

【工務店】エクセル見積書の作り方は?問題点や対策を解説

工務店の業務において、見積書作成は頻繁に発生する重要なものです。
見積書は、エクセルか見積もりソフトで作っているでしょう。
この記事では、エクセル見積書の基本的な作り方について解説します。
また、エクセルを利用することで発生する問題についても具体的に取り上げているため、参考にしてみてください。

工務店の見積書とは

工務店の見積書とは
工務店が作成する見積書には、大きく分けて「工事費内訳書」と「工事内訳明細書」の2種類があります。

工事費内訳書とは、工事に伴い発生する費用の内訳を記載する見積書のことです。こちらの書類を「見積書」と呼ぶこともあります。
工事内訳明細書とは、工事内訳書に記載されている費用に関して、工賃や材料の数量、単価や合計金額などを詳細に記載したものです。

工務店の場合、この2つの書類を作成するのが一般的となっています。

【エクセル】見積書の作り方

【エクセル】見積書の作り方
見積書はエクセルでも作成可能です。ここでは、エクセルを使った工事費内訳書、工事内訳明細書の作り方をそれぞれ解説します。

  工事費内訳書の作り方

工事費内訳書を作成するにあたっては、まずどのような項目が必要なのか、洗い出しましょう。例えば、図の工事費内訳書から項目を洗い出すと以下の通りです。

工事費内訳書の作り方

▼内訳の例
● 顧客の名前
● 見積金額
● 作成日
● 担当者名
● 発行者名
● 工事名称
● 工事場所
● 工事概要
● 見積有効期限
● 工期
● 支払い条件
● その他 など

ここに挙げた項目はあくまでも一例であり、企業によって異なる可能性もあります。ただ、一般的には上記を押さえておけば問題ないでしょう。

Link_AnyONEで見積書に捺印!電子印鑑のメリットと作成方法

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  工事内訳明細書の作り方

工事内訳明細書は工賃や材料の数量、単価などを詳細に記載するものであるため、以下の図のように表を作成し、内容に応じて情報を入力しましょう。
一度作成しておけば、使い回しもできるため便利です。

工事内訳明細書の作り方

工務店向けエクセルテンプレート無料ダウンロード_LP

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見積書をエクセルで作る注意点

見積書をエクセルで作る注意点
エクセルによる見積書作成は便利な一方で、注意点もあるため気をつけなければなりません。ここでは、エクセルで見積書を作成する際の具体的な注意点について解説します。

  多重管理が必要となる

エクセルで工事費内訳書や工事内訳明細書を作成するとなると多重管理が発生する可能性があります。工務店によっては「社内用」と「顧客用」に内容の異なる見積書を作成するケースがあるためです。
顧客には伝えられないけど、社内では共有しておかなければならない情報を社内用の見積書に記載します。

このような形で2つの見積書を作るとなると、両者の内容に間違いやズレが起こらないようにそれぞれを管理しなければならず、管理の手間が発生するでしょう。
また、場合によっては社内用の見積書は情報を更新しているものの、顧客用は忘れてしまった、など混乱を引き起こす可能性もあります。

  見積書の共有ができない

エクセルで見積書を作る場合、各担当者が個人のパソコンで作成し、社内のサーバーへアップロードするのが一般的であるため、情報共有にタイムラグが生じる可能性があります。中には、作成後社内サーバーへのアップロードを忘れ、共有できないケースも出てくるでしょう。このような事態が起こると別の担当者が「まだ見積書を作っていないみたいだな」と判断し、同じ案件の見積書を改めて作ってしまう、といったことにもつながりかねません。

  情報の一括変更が難しい

見積書を作成する際に、文字情報を載せる「テキストボックス」を使用すると置換機能に対応していないため、情報の一括変更が難しくなります。
テキストボックスの情報を変更するためには、一つ一つ目視によってチェックする必要があるため、ミスにつながる可能性もあるでしょう。
作成時には、情報を変更する可能性がある箇所にテキストボックスを使用しないようにするなど考慮しておく必要があります。

  パソコンによってレイアウトが崩れる恐れ

見積書を作成した人のパソコンでは綺麗に表示されていても、他の人のパソコンによってはレイアウトが崩れるケースや、数式にミスが発生するケースもあります。これは、パソコンごとのOSやバージョン、使用しているアプリケーションなどの環境の違いによって発生するものです。
「レイアウトが崩れるならその都度直せばいい」と考える人もいるかもしれませんが、間違えて余計な部分を修正してしまう可能性もあるため、望ましくはないでしょう。

見積書作成にはAnyONEがおすすめ!

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見積書作成はエクセル以外にも、業務管理システムを利用すれば作成可能です。ここでは、見積書作成にも対応しているシステムとしてAnyONEを紹介します。
先ほど紹介したようなエクセルで見積書を作成する際の注意点もAnyONEであれば払拭できる部分もあるため参考にしてみてください。

  見積書のデザインは自由自在

AnyONEは、見積書のデザインを自由自在にカスタマイズ可能です。
例えば文字のフォント変更や会社ロゴのレイアウト、縦向き・横向きの設定など、各工務店に応じた自由なデザイン設定が行えます。見積書の書式をあらかじめ数パターン作っておくことも可能です。そのため、工事内容に応じて必要な見積書をすぐに活用することもできるでしょう。

  過去の見積書も管理可能

作成した見積書はAnyONE上で管理できるため、必要な時にいつでも参照可能です。保存されたファイルはリスト化されて表示されるほか、検索によって探すこともできます。「以前行った工事と似たような工事があるため、見積書を参考にしたい」、「過去の見積書を流用したい」といった時にも活用できるため、スムーズな見積の作成が可能となるでしょう。

  入力ミスのリスク軽減

AnyONEは、見積書に記載する金額や工事名称、工事場所などのデータを既存データからそのまま引用してくれるため、入力ミスのリスクが軽減されます。また、工事内訳明細書に関しても、数を入力するだけで作成できるようになっているため、作業の手間も省かれ、大幅な業務効率化にもつながるでしょう。

  リアルタイムでの情報共有が可能

AnyONEは、インターネット環境さえあれば利用できるシステムであるため、社外からでも必要な見積書を確認することができます。また、AnyONEであれば見積書作成をシステム上で行えるため、個人のパソコンで見積書を作成しアップロードをし忘れるといった心配もありません。見積書の保管場所がAnyONEに集約されることで、誰でも常に最新のファイルにアクセスできるでしょう。ちなみに、AnyONEはスマートフォン向けのアプリにも対応しているため、現場や外出先からでも情報にアクセスできます。

まとめ

見積書作成にはAnyONEがおすすめ!
今回は、エクセルを使った見積書の作り方についてその基本から作成時の注意点などについて解説しました。エクセルを活用することで見積書の作成は行えますが、情報共有にタイムラグが生じる可能性があるほか、情報変更に伴う入力ミスや、レイアウトが崩れる恐れなどの注意点も少なくありません。このような点を回避したい場合は、AnyONEのような業務管理システムの導入を検討してみてください。

なお、以下の記事では、AnyONEをはじめとした各社から提供されている業務管理システムの機能比較を行っています。今まさに業務管理システムの導入を検討している方、システムを使って見積書作成を行いたい方などは、ぜひこちらもご覧ください。

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