建設業では、顧客情報や現場情報、会計情報など、さまざまな情報を扱います。これらの情報を紙面などで行うと、手間や時間がかかってしまいます。

効率的に情報を管理し、従業員間で共有するためにおすすめしたい仕組みが、「クラウドサーバー」です。クラウドサーバーによるサービスを導入した企業の8割以上が、その効果を実感している程、期待できるツールです。

今回はクラウドサーバーについて、特徴やメリット、注意点などについて解説します。

クラウドサーバーとは

クラウドサーバーとは、インターネット上のサーバーを利用するシステムのこと。パソコンにソフトウェアをインストールする必要がなく、いつでも、どこからでも端末からアクセスできます。

クラウドサーバーは、「パブリッククラウド」と「プライベートクラウド」の２種類に分けられます。

端的にいえば、以下のような違いがあります。

●パブリッククラウド：誰もがクラウドコンピューターで利用できる
●プライベートクラウド：自社のみで利用するためにクラウド環境を設計・構築する

これだけでは分からない方は、クラウドの種類を解説している記事や、クラウドの利用方法を解説している記事をチェックしてみてください。クラウドのことを理解し、業務に役立てられるはずです。

業務支援システムの種類を解説！工務店におすすめの種類と注意点

【建築業】6割以上が導入！クラウドサービスでの業務効率化とは

また、総務省発表の「平成30年通信利用動向調査の結果」の「図表３－８ 産業別・資本金規模別クラウドサービスの利用状況」によると、クラウドサービスを利用する企業は約6割まで年々増えてきています。

【引用】平成30年通信利用動向調査の結果-総務省

さらに、クラウドサービスを導入した企業に対し、その効果を確認すると「非常に効果があった」または「ある程度効果があった」と回答した企業は83.2％でした。

クラウドサービスは、半数以上の企業に採用されており、テレワークやリモートワークの浸透から選ばれる機会も増えています。
しかも、導入企業のほとんどが効果を実感しているため、利便性の高いツールといえるでしょう。

クラウドサーバーで運用するメリット

クラウドサーバーの導入で得られるメリットを解説します。主なメリットは、以下の通りです。
・初期投資の費用が安い
・ハードの保守・メンテナンスが不要
・拡張性が高い
・情報共有がしやすい

　初期投資の費用が安い

クラウドサーバーの普及以前は、システム導入の際に自社サーバーにソフトウェアをインストールして、運用することが一般的でした。これを「オンプレミス型」と呼びます。
オンプレミス型は、サーバーの購入・維持に負担がかかり、システムを更新できる技術担当者をおく必要もあり、不便な点が大きかったです。

一方のクラウドサーバーでは、自社サーバーが不要です。そのため、オンプレミス型の購入・維持にかかっていたコストを削減できます。ほとんどの場合、初期費用を抑えてクラウドサーバーを導入できます。

　ハードの保守・メンテナンスが不要

オンプレミス型では、自社内に物理的なサーバー機器（ハード）を設置する必要があります。そのため、その機器を保守・メンテナンスしなければなりません。
特に災害などで物理的なダメージを受けると、機器そのものが故障してしまう可能性があります。

その点、クラウドサーバーはインターネット上にサーバーを置くため、保守・メンテナンスや、物理的保護などが不要です。

　拡張性が高い

サーバーで管理する情報が多くなり、利用するユーザーの数が増えるほど、サーバーには処理の負担がかかります。
クラウドサーバーでは、たとえば、同時に多人数がアクセスした場合、一時的にサーバーの機能を向上させ、処理に対応することができます。この機能によって、業務をスムーズに進めることができるでしょう。

なお、オンプレミス型では、機能の向上のためにゼロからサーバーを構築し直さなければなりません。

　情報共有がしやすい

クラウドサーバーは、インターネットに接続できる端末（パソコン、スマホ、タブレットなど）であれば、いつでも、どこでも利用できます。
つまり、サーバー上で顧客や現場についての情報を更新すると、リアルタイムで他の従業員に共有することが可能です。
担当者との報連相の手間が省け、事務所に限らず外出先から情報を確認できるため、業務効率化につながります。

クラウドサーバーで運用する際の注意点

一方で、クラウドサーバーの運用には、以下の注意点があります。

・カスタマイズしづらい
・セキュリティが不安
・オンライン環境が必要

　カスタマイズしづらい

クラウドサーバーは、さまざまな業界で提供されているため、基本的に定型（パッケージ型）のサービスとなっています。

設定を変更する場合、クラウドサーバーを提供する業者に依頼することとなります。
業者によっては、変更の範囲を設定しているため、希望通りに変更できないことがあります。

また、変更できたとしても、その費用を求められる可能性も。
安易にカスタマイズできないことがクラウドサーバーのデメリットです。

　セキュリティが不安

インターネット上にサーバーを構築し、そこで機密情報を扱うため、情報漏えいなどの被害に遭う可能性がないとはいえません。
自社内にサーバーを構えるオンプレミス型に比べると、セキュリティリスクは高まります。そのため、セキュリティ対策は欠かせません。
また、セキュリティ対策に必要な費用がかかる点にも注意が必要です。

　オンライン環境が必要

インターネット上にサーバーを構築する以上、利用する端末がインターネット接続していなければ利用できません。
電波の届きにくい地下・へき地にいる場合、インターネットに接続することができなくなってしまいます。現場で端末を使用する場合は、インターネット環境が整っているか事前に確認しましょう。

クラウドサーバーでAnyONEを運用

一長一短のあるクラウドサーバーですが、デメリットを上手くカバーできる「AnyONE」の利用をおすすめします。
AnyONEは、建設業界に特化した業務効率化ソフトです。AnyONEについて詳しく知りたい場合は、AnyONEの機能やよくある質問をまとめた記事をご覧ください。

　運用サーバーを選択可能

AnyONEの場合、Windowsサーバーであれば、クラウド型とオンプレミス型のどちらでも選択できます。
初期費用を抑えるためにクラウド型を選んだり、リスク対策にオンプレミス型を選んだりと企業の都合に合わせられます。
それぞれの特徴を踏まえ、適切な方式を選びましょう。

　サーバーを自社管理

AnyONEは、サーバーを自社で管理できます。
サーバー変更のために、業者に依頼して許可を得る必要はありません。
企業の状況に応じ、カスタマイズした状態でサービスを提供してくれるため、柔軟性も広がります。
セキュリティ環境も高水準に保ちやすく、安心して利用できるでしょう。

まとめ

今回はクラウドサーバーの特徴やメリット・デメリットについて解説しました。
効率化を目指すためには欠かせませんが、運用上ではカスタマイズのしにくさや、セキュリティの不安など、注意点もあります。
そのため、AnyONEなどの業務支援ツールで、上記のような注意点を補完することをおすすめします。

下記コンテンツでは、各社が提供する業務支援ツールを比較しています。
導入検討の参考としてみてはいかがでしょうか。