今、各業界から注目を集めているのが「クラウドサービスを利用した業務効率化」です。これまでの業務を抜本的に変え、効率性を高めることができます。特に建設業界での導入がスピーディに進められています。今回は、クラウドサービスの定義やメリット、各界での現状、利用方法などについて解説します。

建設業で業務効率化するためには

建設業界の業務を効率化するには、クラウドサービスの導入がおすすめです。しかし、無闇にクラウドサービスを導入すれば業務が効率的になるというわけではありません。まずは業務を整理して、クラウドサービスの導入目的を明確にしましょう。

　業務を可視化し整理する

現在抱えている業務を書き出して可視化すると、当然ですが膨大な量になるでしょう。
これらすべての業務を紙の資料や、Officeなどのオフラインツールで管理しているのならば、骨の折れる作業となっていることでしょう。
紙媒体ならファイリングして、物理的に保管・管理しなければなりません。
オフラインツールはリアルタイムで情報を更新できず、タイムラグが生じてしまいます。

こういった業務上の不便を省くため、まずはすべての業務を可視化して、どの業務をクラウドサービスに置き換えれば効率が良いか整理しましょう。

　クラウドサービスを導入する

2019年に総務省が発表した「平成 30 年通信利用動向調査の結果（P.15）」によると、クラウドサービスは各業界で導入を進められています。
卸売・小売業、金融・保険業、不動産業、情報通信業といった業界で、2017年から2018年で利用率が伸びています。
建設業界では、2017年の57.4%から2018年の65.1％へとわずか一年で利用率が8％近く増えています。
このように建設業界を含め、各業界でクラウドサービスの導入が進められ、業務の効率化に一役買っています。

クラウドサービスとは？

クラウドサービスについて解説します。

　クラウドサービスの仕組み

そもそも「クラウド」とは、コンピュータの利用方式の一つ。
スマートフォンやパソコンからインターネットを経由していつでもどこでもサーバにアクセスしてクラウドサービスを利用できます。
従来のようにハードウェアを購入したり、ソフトウェアをインストールする必要がありません。
データを保存しているスマートフォンやパソコン、USBを持ち運ばなくても、クラウドにデータを保存しておけば、いつでもどこでもそのデータを利用できます。
「インターネットにさえ接続できれば、場所やハードの制約を受けない」というのがクラウドの最大の特長です。このような方式で提供されるサービスを「クラウドサービス」と呼びます。

　クラウドサービスのメリット

クラウドサービスを利用することで、主に次の2つのメリットを得られます。

1点目は、「拡張性の高さ」です。
大企業や大規模なサービスでは、一つのデータに多数のアクセスが集中することもあるでしょう。
アクセスが増えるとサーバの処理が追いつかず、最悪の場合サーバダウンに陥ることも。
クラウドサーバは、一時的に処理スピードやサーバの容量を変えて、大量のアクセスにも耐えることもできます。

2点目は、「セキュリティの高さ」です。
クラウドサービスの利用に、セキュリティの弱さに不安を感じるかもしれません。
しかし、クラウドサービスでは、高度なセキュリティ保護を導入しているため、安心して使えます。
紙の資料をファイリングしたものを盗まれるといった、物理的な盗難リスクを防ぐこともできるでしょう。

クラウドサービスの主な利用内容

では実際に、総務省の「平成 30 年通信利用動向調査の結果（P.16）」で多かったクラウドサービスの利用内容を、上位順でご紹介します。

　ファイル保管・データ共有

クラウドには、パソコンやスマートフォン、タブレットなどからアクセスして、ファイルを保管できます。
インターネットに接続すればどの端末からでもアクセスできるため、データを共有しやすいです。

　電子メール・サーバ利用

代表的な例は、「Yahoo!メール」や「Gmail」などのWebメールです。
アカウントを一度作成すれば、スマートフォンやパソコンなど複数の端末からメールの送受信ができます。

　社内情報共有・ポータル

社内情報共有は、前述のファイル保管・データ共有を部署や社内で行うことです。
クラウドポータルとは、クラウドサービス（IaaS）を提供するポータルサイトです。
IaaSとは、ITシステムの基礎となるハードウェアとソフトウェアをインターネット上で利用できるサービスを指します。

　スケジュール共有

スケジュール共有については、「Googleカレンダー」が代表的な例です。
個人だけでなく、部署や社内でスケジュールを共有できます。
予定に誘う、事前に通知するといった機能もあります。

　給与、財務会計、人事

社内の給与や財務会計、人事などをクラウド上で行います。
押印を簡略化するなど、紙媒体より効率的に業務管理を行えます。

工務店におすすめの業務支援システム

さまざまな機能を持ち、各企業が導入しているクラウドサービス。
その中で特に工務店に特化した「AnyONE」というサービスをご存じでしょうか。
AnyONEの特徴について解説します。

　顧客・現場のデータをまとめて管理

AnyONEは、工務店に必要なデータをすべて一元管理できます。
データをクラウド上に入力すれば、担当者がいなくとも社内で情報を確認・管理できるのが特長です。

顧客管理では、基本的な情報（位置、ニーズ、予算、購入頻度など）を入力できます。
入力したデータから、条件を入力してお客さんを検索することも可能。
顧客情報を使って、DMやニュースレターの郵送やイベントへの参加促しといった販売促進を行うこともできます。
見込み客から発注までのステージに応じた適切な営業アプローチが可能となります。

顧客の見積りは、過去のデータを抽出して、新しい見積り作成を効率的に行えます。
エクセルやCADなどのソフトから流用しても構いません。
さらに、見積もりから発注までの利益率についても随時確認を取ることもできます。

　現場のスケジュールをまとめて管理

現場のスケジュールもまとめて確認できます。
一つの現場に偏らず、すべての現場を一覧で表示できるため、職人の補充やスケジュール管理もスムーズです。
急なプラン変更は簡単な操作で行え、工程表もエクセルやテンプレートを使えます。

また、アフター管理にも優れています。
定期メンテナンスの時期が来たら、アラーム機能を付けておくことができます。
数年から数十年先のアラームまで設定可能。
メンテナンスの月間件数や対応の有無、来月の予定表なども、リストで表示されるため安心です。

万が一、メーカーからのリコールが生じた場合にも、品名・品番を入力しておくことで、該当する現場をすぐに把握することができます。
スピーディな対応で、クレームへの発展を防ぐこともできるでしょう。

　入出金など財務会計の管理

各案件の入出金の予定日を、簡単に確認できます。
経営者やマネジメント層が気になる収支バランスの推移も把握できます。

請求を受けてから予定日に支払い業務まで行ってくれます。
入金では、予定日にアラーム表示する機能も備わっています。

また、財務会計のデータ入力をしておくと、利益や受注進捗、請求状況、入金状況などの帳票を出力・発行できます

まとめ

AnyONEは、現場・管理の非効率を改善するために、開発された工務店特化の業務支援システムです。
全国の2,700社以上で導入、継続率94.6%、更新件数3,500件以上といった実績を誇ります。

今回ご紹介した以外にも優れた機能を有しているため、他社システムとの機能比較をまとめています。
業務効率を良くするために、業務支援システムを検討してみてはいかがでしょうか。