エクセルで発注管理するには?注意点やポイントを解説

エクセルで発注管理するには?注意点やポイントを解説

住宅工務店の工事現場で必要なる資材や人材は、発注管理を元に行います。
発注管理は、一般的にエクセルで行われることが多く、関数の挿入や履歴の記録を用います。
エクセルで発注管理が可能な一方で、運用上の注意点もいくつかあります。
今回は、エクセルでの発注管理方法や注意点について解説します。

発注管理をエクセルで行う方法

発注管理をエクセルで行う方法

発注管理をエクセルで行う場合のポイントは、「関数を使用すること」と「変更履歴を残すこと」の2つです。
どのような関数が便利なのかということと、変更履歴を残すことの重要性について説明します。

 関数を使用する

エクセルで発注管理を行う場合、「SUMIF関数」「VLOOKUP関数」「INDIRECT関数」が便利です。
これらの関数を用いるためには、エクセルの基本的な操作方法を知っておく必要があるでしょう。

①SUMIF関数
SUMIF関数は、指定の検索条件に合致するセルの合計を算出する関数です。
単に値を合計する「SUM関数」とは異なり、条件に合う数値だけ抽出できます。

数式は「SUMIF(範囲,条件,合計の範囲)」です。
品番などの条件を入力すると全体の在庫数を確認できます。

②VLOOKUP関数
VLOOKUP関数は、縦列にセルを検索し、指定のデータに当たる数値を取り出す関数です。
数式は「SUMIF(範囲,条件,合計の範囲)」です。
縦列に品番を並べ、在庫数や発注数などを入力し、発注管理します。

③INDIRECT関数
INDIRECT関数は、指定した文字列から品番や数値を参照する関数です。
指定の文字以外が入力できなくなるため、入力のミスを防げます。
数式は「INDIRECT(指定の文字列,参照の形式)」です。

 更新履歴を残す

エクセルの発注管理表は、一度作成して終わりではありません。
工事の進行とともに資材の在庫数や調達の進み具合を、都度、確認・更新することとなります。
実際の在庫数と、エクセル上の在庫数で誤差があった場合に、わざわざ記録をたどってカウントし直すと手間がかかるでしょう。
エクセルの更新履歴を残しておくことで、数値がどのように推移したかをすぐに確認でき、スムーズな修正が可能です。

エクセルで発注管理を行う注意点

エクセルで発注管理を行う注意点

エクセルで発注管理を行う際に、特に注意しなければならないことを5つ解説します。
それぞれをしっかり確認したうえで、エクセルで発注管理を行いましょう。

 同時編集ができない

自社内でエクセルの編集を行う場合、同時に2人以上が編集することはできません。
オンライン対応のエクセルを使うと、同時編集は可能ですが、変更処理が遅く、機能を制限されます。
リアルタイムで情報を確認することができず、更新されたファイルがいくつもできて最新版を見失うこともあるでしょう。
編集のタイミングについて、社内で相談する必要があるかもしれません。

 情報更新に手間がかかる

取引先から受け取った受注に関する情報は、すべてエクセルに打ち込む必要があります。
電話やFAX、メールなどで受け取った情報を手作業で打ち込まなければなりません。
「誤って別のファイルに入力した」「受け取った情報と異なる数値を入力した」など、人為的なミスも起こりやすくなるでしょう。

 更新・処理が遅くなる

工事現場の情報をエクセルで更新し続けると、だんだんとファイルにデータが蓄積されていきます。
少容量のファイルなら問題ありませんが、大容量のファイルとなると、データの更新や処理、保存に時間がかかる可能性があります。

もちろん、更新や処理のスピードは、使っているパソコンのスペックに影響されます。
十分なスペックを持たないパソコンでは、時間がかかるでしょう。

 ファイルが属人化する

関数の得意なスタッフが発注管理用のエクセルを作成した場合、プログラムの変更などを行うには、本人の協力が必要です。
変更に急を要す場合、本人の手が空くのを待たなければなりません。
そのため、ファイルが属人化すると、編集や更新に支障が出てくるかもしれません。

 互換性によるトラブル

Microsoft Officeシリーズは、おおよそ3年に1度のペースで新しいバージョンを公開しています。
バージョンの更新により機能性・利便性が向上することは喜ばしいことですが、古いバージョンをそのまま利用していると、ファイルの編集・更新時に不具合が起こる可能性も。
「バージョンの違うエクセルでやり取りしたデータが作動しない」という事態も起こりかねません。

受発注管理システムの導入で業務効率化

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関数を使うことで便利に運用できるエクセルですが、注意点も多く、かえって業務の非効率をまねく可能性もあります。
そこで、活用したいのが「受発注管理システム」の導入です。

受発注管理システムは、各業種に対応したサービスがありますが、工務店に特化した「AnyONE(エニワン)」がおすすめです。
AnyONE(エニワン)の導入効果について解説します。

 人為的ミスの防止

工事現場の情報を何度も更新したり、いくつものファイルを管理していると、人為的ミスも起こりやすくなります。
ファイルの修正だけで済むならまだしも、顧客や取引先とのトラブル・クレームをまねく可能性もあるでしょう。
AnyONE(エニワン)を導入することで、ファイル管理の手間から解放され、受発注情報を社内で共有することが可能です。

AnyONE(エニワン)では、見積りや実行予算と連動して受発注管理を行えるため、誤った受発注の処理に気づくこともできます。
ミスが減るとその分、二度手間やトラブル・クレームが減り、本来の業務に集中できるため、業務全体の改善にもつながるでしょう。

 工程変更をリアルタイムで共有

工事現場では、当初予定していた工程通りに進むことの方が珍しいことです。
天候や人材不足、事故など予想外のトラブルや、顧客からの依頼によって、工程は日々変化します。

そのような変化へ柔軟に対応するために「AnyONE(エニワン)」は役立ちます。
インターネットに接続できれば、場所や時間を問わず、パソコンやスマートフォン、タブレットから情報を編集することができます。
リアルタイムの情報を外出先から社内に共有でき、スピーディな対応が実現できるでしょう。

 更新・処理がスムーズ

工務店業務に特化したAnyONE(エニワン)は、受発注管理の機能も備わっています。受発注情報を社内のサーバーもしくはクラウド上に蓄積しているため、扱う情報量が多くなったとしても、更新・処理をスムーズに行えます。
ストレスフリーな状態で業務を進めることができるでしょう。

 会社全体の予算管理

受発注管理システムでは、受注した工事現場の収支状況も管理できます。
経営者や役職者が気になる、会社全体の収支状況を把握し、月ごとの予算の進捗具合も確認できます。
赤字や予算不足がすぐに分かれば、スピーディに対策を打てるでしょう。
安定した黒字経営を目指して、利用できるシステムです。

まとめ

今回は、エクセルで発注管理を行う方法について解説しました。
関数が使えると自由にカスタマイズできる点が魅力ですが、一方で編集や更新、管理に手間がかかってしまいます。
ミスが起こりやすく、トラブルやクレームにもつながりかねません。

そこで、今回紹介した「受発注管理システム」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
受発注管理システムは、各社が提供するサービスが複数あり、どれが自社に最も適しているかを見極める必要があります。

各社の受発注管理システムを機能比較したページを下記にご用意しました。
自社の課題や状況に合う受発注管理システムを選んでみてください。

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