工事台帳とは建設事業者が請け負った工事の詳細を書き込んだ台帳です。建設事業者の実績を書き込んだ重要な書類だといえます。
工事現場における経理作業は、一般的な企業における経理作業とは若干異なります。工事現場は工期が変わる可能性があり、売り上げを計上するタイミングがわかりにくく台帳管理がスムーズに行かないとお悩みの工務店担当の方もいるでしょう。
今回は、工事台帳の概要から具体的にどういった項目を記載するのか、どのような目的で作成するのかについて解説します。「工事台帳って何？」という疑問を持っている方はぜひ参考にしてください。

工事台帳とは

工事台帳とは、簡単にいうと、工事現場ごとに取引内容が詳しく記載されている台帳です。

それぞれの建設現場における未完成工事支出金もしくは、完成工事原価に関して、材料費、労務費、外注費、経費の順番で台帳に書きこみ、お金の動きを管理しています。

工事台帳は、現場によっては「工事管理台帳」や「工事原価台帳」「工事原価管理台帳」と呼ばれることもありますが、どれも意味は同じです。

建設業界は他の一般的な企業とは経理業務の方法が異なります。これは現場によって工期に違いがあるほか、天候や計画変更の影響により、当初の予定よりも工期が伸びるケースがあり、売り上げを計上するタイミングが掴みにくいためです。

また、建設業では「建設原価内訳書」という資料を使うことで、工事原価を算出します。ただ、このやり方だと工事別の労務費や外注費などを把握することが難しいでしょう。

そこで、工事台帳を使用します。そうすることで、取引ごとの各種費用項目の詳細が分かるほか、工事の進捗状況を把握できるようになります。

また、税務調査や労災保険の申告などの際に提出する資料としても活用できます。工事台帳があれば、お金の管理はもちろん利益を残すことを意識した経営をできるようになるでしょう。

工事台帳を作成する目的とは

工事台帳の役割や作成する目的について解説します。

　各工事の利益率や収支内容の把握

工事台帳でお金をしっかり管理できていれば、各工事における利益率や収支を容易に把握が可能です。また、工事台帳があるだけで、工事受注時や見積もり作成時に適切な原価予測ができます。

原価予測が正確にできれば、どんぶり勘定での見積もり作成を避けられるでしょう。適切な原価管理により赤字になりそうな工事がわかり、現場に無理をさせなくて済みます。

一方で、工事台帳がないと原価割れしている工事を受注してしまう恐れがあるなど、最終的な利益が大きく異なるでしょう。

　完成工事原価や未成工事支出金の算出

工事台帳は「完成工事原価」や「未成工事支出金」を求める際にも用います。

完成工事原価とは、完成工事高（完成済みの工事における売上高、収益のこと）に計上される工事原価です。先述の材料費、労務費、外注費、経費の4つの費用項目から構成されています。

工事原価が明らかになると、完成工事における純利益がはっきりとわかります。

また、未成工事支出金とは、未完成の工事現場に支払われているコストです。こちらも材料費、労務費、外注費、経費の4つの費用項目から構成されています。未完成工事支出金は、棚卸資産として計上されます。

完成工事原価でも、未成工事支出金でも算出する際には、工事台帳に記載されている費用項目を必要としているため工事台帳は欠かせません。

　経営事項審査での提出書類

経営事項審査とは、公共工事を請け負う建設業者が受けなければならない審査です。公共工事を発注する各機関は、入札してくる建設業者に対して資格審査をおこないます。

この資格審査は「客観的事項」と「主観的事項」によって評価され、審査結果を数値化して順位付けします。経営事項審査は客観的事項に該当し、この審査のために工事台帳を提出することとなります。

　税務調査における調査官の心象向上

工事台帳は、税務調査の際にも用意しておくと便利です。もし工事台帳があると、税務調査にやってきた調査官の印象を良くすることができるでしょう。

「ざっくりとお金の管理はおこなっている」「工事が完了しているかどうかは頭の中で把握している」などのあいまいな管理は調査官から指摘を受けやすいです。工事台帳を作成して「工事は終わっています」「外注費は○円で材料費は△円です」とはっきり答えられるようにしておきましょう。

工事台帳がないとどうなる？

工事台帳を作成していないと、原価管理や経営判断に大きな支障が生じます。ここでは、工事台帳がないことによって発生する具体的なリスクを解説します。

　利益率の悪化や原価割れに気づけない

工事台帳がなければ、各工事の費用や利益率が見えにくくなります。

その結果、原価割れの工事を受注してしまう可能性が高まります。

事前に利益が出るかどうかを予測できず、赤字工事を繰り返すリスクがあるため注意しましょう。

　原価計算・収支把握の精度が下がる

材料費や労務費、外注費などが曖昧になり、正確な工事原価がわからなくなります。

帳簿上の利益と実際の利益にズレが生じ、決算や財務報告に影響が出る可能性があります。

　経営判断のスピードが落ちる

現場単位の損益が把握できないと、次の受注判断や予算配分に迷いが出ます。

タイムリーな経営判断ができず、意思決定のスピードが落ちてしまいます。結果として適切な経営判断ができず、商機を逃してしまうかもしれません。

　税務調査・経審などの対応に時間と手間がかかる

工事台帳が整備されていない場合、税務調査時に証拠書類として認められず、余計な指摘を受けるリスクがあります。

また、経営事項審査でも必要な情報が提出できず、評価が下がるおそれがあるでしょう。

工事台帳に記載する項目（費用）

工事台帳には、以下の4つの費用項目を記載します。
・材料費
・労務費
・外注費
・経費

　材料費

材料費とは、その名の通り工事を行うにあたって仕入れた材料にかかる費用です。工事台帳では、材料に対してかかった費用はもちろん、取引にかかる費用も含めて記載します。

　労務費

労務費は、自社で雇用している作業員の給料や賃金などです。注意点すべきことは、労務費は建設作業をおこなっている作業員に対して発生するものであり、建設現場の事務所などで事務作業をしている事務員は含まれてない点です。

　外注費

外注費とは、自社が雇用している作業員以外の人に支払う費用です。工事現場においては、下請け業者の人や一人親方など、さまざまな人たちが一緒に働いています。

工事を受注している企業にとって、これらの人材は外注となるため、外注費が発生します。

　経費

経費は、工事現場で発生する費用のうち、材料費・労務費・外注費に当てはまらない費用です。例えば、下記の費用が該当します。

・重機のリース費用
・工事現場における光熱費
・事務作業をおこなう事務職員の給料・退職金
・事務用品の購入費用
・通信交通費

　小規模工事（〜500万円程度）の場合に記載すべきポイント

小規模な工事であっても、工事台帳は作成しておくべきです。500万円以下の工事であっても最低限の項目は台帳に記載します。

作成を簡略化したいのであれば、簡易的な台帳フォーマットを用いるなどして、損益が可視化できるよう工夫しましょう。

発注金額と最終的な支出額を比較し、利益が出ているかを確認できるようにします。

「ざっくり黒字」ではなく、数字で示せるようにしておくと安心です。

工事台帳の作成方法|エクセルと工事台帳ソフトどちらを使うべき？

工事台帳の作成方法は多岐に渡ります。工事台帳をエクセルや手書きで作成することもできますが、近年ではシステム・ソフトを使った作成も可能です。

手書き・エクセル

工事台帳は手書きやエクセルでの作成も可能です。手書きはミスが発生しやすく、また管理に時間がかかるためあまりおすすめできません。

近年では、多くの工務店がエクセルを取り入れているケースが多いです。エクセルは操作に慣れている社員が多いため、工事台帳の管理をデジタル化するきっかけとしては最適といえます。

しかし、エクセルでの工事台帳管理は共有がリアルタイムで行えず、また入力ミスが発生しやすい点がデメリットです。特に現場監督は現場に出るケースが多いため、屋外から工事台帳を操作できず、現場から事務所へ戻って事務処理をする必要が生じます。その為リモートワークの促進や残業時間削減の施策を妨げてしまう可能性があります。

簡単にエクセルで台帳管理したい場合は、テンプレートの利用がおすすめです。「AnyONE」が公開しているエクセルテンプレートを用いれば、簡単に今すぐ工事台帳管理を始められます。

工事台帳管理は必要な記載項目が非常に多く、抜け漏れが発生しやすいため、1から作るのではなくエクセルテンプレートを用いて簡単に作成しましょう。

工事台帳ソフト

工事台帳作成は、専用ソフトでおこなうことをおすすめします。工事台帳ソフトは工事台帳を一元管理でき、素早く入力した情報を共有するソフトです。クラウド対応したソフトであれば、外部から作業・確認できるため、現場監督やリモートワークで出社していない社員の作業を妨げません。

また入力時に一定の入力規則を設定しておき、万が一入力ミスがあればアラートを発するなど、人的ミスも防げます。

また工事台帳ソフトは過去の台帳を参照する機能なども搭載されているため、工事台帳の入力作業自体も短縮できます。工務店の業務を効率化したいと考えている場合は、工事台帳ソフトを使いましょう。

また、工事台帳のフォーマットは企業によって異なりますが、一般的には以下のような項目を記載します。

・工事番号
・工事名
・工事場所
・連絡先
・発注者
・契約金額
・実行予算
・契約年月日
・着工年月日
・竣工年月日
・引渡年月日
・工事支出金（日付順）
・工事受入金（日付順）
など

工事台帳は経営事項審査にも使用する重要書類のため、作成する際は抜けや漏れがないように注意しましょう。

工事台帳の作成・管理を効率化するなら「AnyONE」

事務作業の負担を減らし、現場の利益を「見える化」したい工務店様には、「AnyONE（エニワン）」が適しています。

最大の特徴は、見積・発注・支払いのデータが連動している点です。各工程で入力した数字が工事台帳の各項目（材料費・外注費など）に紐づくため、エクセルで発生しがちな「二重入力」や「転記ミス」を根本から解消できます。

また、クラウド対応により、外出先からでも最新の収支状況を確認できるため、事務所に戻らなければ経営判断ができないといったタイムロスもなくなります。操作画面もエクセルに近い感覚で扱えるよう設計されており、導入時のハードルが低いことも多くの工務店に選ばれている理由です。

AnyONE導入事例：二重入力の解消と利益の可視化を実現

外構・建設工事を手掛ける株式会社グローブ様では、以前は顧客管理と工事台帳が別々のシステムで運用されており、情報の二重入力や共有のタイムラグが大きな課題でした。

一元管理を目指してAnyONEを導入した結果、見積・発注・支払いのデータがボタン一つで工事台帳へ集約されるようになり、入力作業の負担が激減。リアルタイムで正確な粗利益が把握できるようになったことで、迅速な経営判断が可能になりました。

また、クラウド活用により現場スタッフとも出先で情報共有ができるようになり、事務所に戻る手間も大幅に削減。

今では、効率化で生まれた時間を新規事業やSNS運用に充てるなど、企業全体の生産性向上に繋がっています。

詳しくはAnyONE導入事例「工事も経理も、情報が見える化。AnyONEでチームの連携力がアップ」をご覧ください。

工事台帳に関するよくある質問

工事台帳に関するよくある質問をまとめました。

　Q1.工事台帳の記入例はありますか？

「建設産業・不動産業：施工体制台帳、施工体系図等 – 国土交通省」に工事台帳の記入例が掲載されています。

　Q2.工事台帳に使える無料エクセルテンプレートはありますか？

「AnyONE」が公開している無料エクセルテンプレートが便利です。ぜひ活用してください。

　Q3.小規模事業者でも工事台帳の作成は必要ですか？

公共工事を請け負う場合は経営事項審査を受ける必要があるため、工事台帳の作成は必須です。自社の正しい収支管理のためにも、作成することをおすすめします。

　Q4.どんな審査・申告で提出を求められますか？

工事台帳は、経営事項審査や税務調査、労災保険や社会保険の申告の場面で必要になります。

　Q5.工事台帳の保存期間は何年ですか？

原則として、工事台帳の保存期間は7年間です。

これは、法人税法および建設業法に基づく帳簿書類の保存義務に準じた年数です。

ただし、国税や地方税の申告調査を控えている場合や、公共工事の入札資格審査などで過去の工事記録が必要な場合は、10年程度は保存しておくと良いでしょう。

まとめ

今回は、工事台帳についてその概要から具体的な費用項目、作成する目的・役割、作成方法について解説しました。工事台帳は現場におけるお金の管理に必要なだけでなく、経営事項審査や税務調査などでも必要になる重要な書類です。

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