工事台帳をエクセルで作成するメリット・デメリットは?

建築業界や工務店において、黒字経営を維持するために有効なのが「工事台帳」です。
工事台帳はエクセルでも作成でき、工事現場の収益を算出するために役立ちます。
今回は、工事台帳の目的や作り方、メリット・デメリット、無料テンプレートなどについて解説します。

工事原価管理の目的

工事原価管理の目的

工事原価管理とは、工事の利益を算出、管理することを目的としています。
現場担当者は、工事の進捗状況から工事原価を予測し、予算との調整を行います。
経理担当者は、毎月の請求書から工事原価を算出し、実際の利益を確認します。
会社で利益を出すために欠かせないのが工事原価管理といえるでしょう。工事ごとの原価は、工事台帳に集約して管理します。

工事台帳とは?

工事台帳とは?

 原価管理をしないとどうなる?

原価を管理しなければ、工事の進捗中、完了後の利益率が分かりません。
工事で赤字を出す恐れもあります。
「黒字の見積りが完了後に赤字になっていた」、「現場の判断で、追加の工事を勝手に受けていた」、「現場の人手不足で、外注費がかさんだ」といった事態が起こり得るからです。
利益を出して黒字経営を保つため、原価管理を行う必要があるでしょう。

 原価管理をしない理由

赤字になる可能性があるにもかかわらず、なぜ、原価管理をせずに工事を進めてしまうのでしょうか。
主な理由には、次の3点が挙げられます。

  • 他の業務に忙しく、原価管理を行う時間がない
  • 原価管理ソフトの操作が分かりにくい
  • 担当者に任せきりで把握していない

原価管理をしたいと思っていても、時間・人手不足で現実的にできないというケースがあります。しかし、安定経営を保つためには、原価管理をしなければならないでしょう。

エクセルでの工事台帳の作り方

エクセルでの工事台帳の作り方

ここからは、エクセルで工事台帳を作る手順を解説します。解説内容を確認して、スムーズに工事台帳を作成しましょう。

 必要事項を入力する

エクセルの縦軸に次の項目を設けます。

  • 日付
  • 工事名
  • 仕入れ先
  • 金額

現場で費用が発生したら、各項目を入力していきましょう。
マスターシートに工事名、仕入れ先を登録しておくと、スムーズに管理できます。

 関数を使って全体を管理する

各工事をシートごとで原価管理できますが、会社全体の原価計算を行うことは難しくなってしまいます。
別途、全体管理用のシートを設け、各シートの合計原価を算出する関数を組みましょう。
原価に加え、見積り時の予算を記入しておくと、進捗率や残りの予算を確認しやすいです。

工事台帳をエクセルで作成するとコスト削減・ファイル共有などが可能

工事台帳をエクセルで作成するとコスト削減・ファイル共有などが可能
次に、工事台帳をエクセルで作成するメリット・デメリットについて解説します。下記のメリット・デメリットを理解した上で、工事台帳をエクセルで作成するようにしましょう。

メリット・デメリット

 工事台帳のメリット

  • 導入コストが低い
    オフィスシリーズのエクセルは、多くのパソコンで標準装備されています。
    また、購入する場合もコストが比較的安く、導入のハードルは低いでしょう。

 

  • 一般的に使い慣れている
    エクセルは学生時代から使っている方も多く、一般的に親しまれています。
    まったく新しいサービスを導入するよりも、使い慣れている方が多いエクセルの方が受け入れられやすいでしょう。

 

  • ファイルを共有できる
    紙での管理と異なり、エクセルのファイルを共有できます。
    メールやクラウド(インターネット上のデータ倉庫)を使って共有できるため、直接合わずとも工事台帳をやり取りすることができます。

 

  • マクロや関数を活用できるなど
    マクロや関数を使って、より使いやすい工事台帳を作れます。
    工事台帳の更新を簡略化できれば、短い時間で終えることができるでしょう。

 

  • 複数名で管理や編集をできる
    インターネットを通じて工事台帳のファイルをやり取りすることで、複数の従業員が工事台帳を管理、編集できます。

 

  • テンプレートを活用できる
    エクセルは、オンライン上に仕事で使えるテンプレートを公開しています。
    これらのテンプレートを活用し、工事台帳を作ることもできます。
    また、職場内で一度テンプレートを作成すれば、誰でも使えるようになるでしょう。

 工事台帳のデメリット

  • 情報共有にタイムラグが生じる
    インターネット上でファイルを共有できますが、「パソコンでの編集作業から、ファイルを共有するまで」に時間がかかります。
    リアルタイムの情報ではないため、注意が必要です。

 

  • 関数やファイル更新のミスが起こる
    関数を組むことや、ファイルを更新することは、すべてパソコンを使った手作業です。
    ミスが起こってしまう可能性があるため、防ぐためのチェック作業も必要となるでしょう。

 

  • 属人化しやすい
    職場にエクセルの得意な方がいた場合、便利な原価台帳を作ってくれるかもしれません。
    しかし、「より便利な機能を付けたい」「項目を追加したい」といったエクセルの編集を、本人以外が行えない可能性も。
    毎回、同じ方に頼ることになってしまいます。

 

    • マクロや関数を活用できるなど
      さまざまな工事の原価台帳をエクセルファイルで作成すると、必然的にいくつものファイルを管理することとなります。
      「最新のエクセルファイルを探す」といった手間を取られ、余計な時間がかかるかもしれません。

完全無料!エクセルの工事台帳テンプレート3選

エクセルで工事台帳を作成するなら、無料のテンプレートを活用しましょう。自分で一から工事台帳を作成するよりも、時間と手間を削減できます。

エニワン|住宅業界・工務店専用テンプレート

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住宅業界・工務店に特化してサービスを提供しているエニワン株式会社。
テンプレートは、工事台帳の他、工程表や工事請負契約書、工程表なども提供しています。
同社の提供する業務支援ツール「AnyONE」では、工事台帳以外に顧客や営業、アフターなどの管理も行えます。

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 経費削減実行委員会|工事台帳

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工事の契約から入金・回収に関する情報、原価管理を行えるテンプレートです。
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 みんなのExcelテンプレート|原価売価管理

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原価と売価から粗利益を算出するテンプレートが揃っています。
4種類から工事、会社に合わせてテンプレートを選ぶことができます。

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まとめ

黒字経営を計画的に進めるために、活用してみてはいかがでしょうか。

また、工事台帳を作成する機能だけでなく、他にもさまざまな機能を有した「業務改善ツール」が最近では多く登場しています。
業務改善ツールを活用することで、さらなる業務改善や利益率アップにつながるでしょう。
各社の業務改善ツールを機能ごとに比較してまとめました。
興味のある方は下記のボタンをクリックしてみてください。

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