工務店では、経営状況を判断したり、財務調査に用いるために工事台帳を利用します。
場合によっては、融資や集客にも活用することができ、工事台帳を作成するメリットは大きいでしょう。

今回は、工事台帳の重要性や作成方法、おすすめの専用ソフトについて解説します。

工事台帳とは？

工事台帳とは、工事現場ごとに発生した原価と売上を一元管理するための帳簿です。「工事原価台帳」とも呼ばれ、いわば「現場ごとの家計簿」のような役割を果たします。

建設業は、一つの工事が数ヶ月から数年にわたることもあり、複数の現場が同時進行するのが一般的です。そのため、会社全体の収支だけでなく「どの現場で、いつ、いくら利益が出たのか」を個別に把握しなければ、正確な経営状況を判断できません。工事台帳は、どんぶり勘定を防ぎ、着実な利益確保を支える工務店にとって極めて重要な書類です。

工事台帳はどうやって保管する？

工事台帳は、法律によって保存期間が定められています。法人税法では「7年間」、建設業法に基づけば帳簿書類として「5年間（ただし実務上は7〜10年推奨）」の保存が必要です。

保管方法には「紙」と「電子データ」がありますが、近年は検索性や保管スペースの観点から電子データでの保管が主流です。ただし、電子帳簿保存法の要件を満たす必要があるため、改ざん防止や速やかな検索ができる状態での管理が求められます。

工事台帳はなぜ重要？

工事台帳は、工務店業務にどのように関係するのか、その重要性について解説します。

経営事項審査・税務調査

「経営事項審査」とは、公共事業を依頼された建設業者が受ける必要のある審査です。
公共事業の発注機関は、建設業者に「客観的事項」と「主観的事項」、2つの観点から資格審査を行います。
経営事項審査では、審査に工事台帳を用います。

「税務調査」とは、主に税務署が工務店の経理の申告内容を帳簿などでチェックする調査手続きのことです。税務調査には、一般的な「任意調査」と脱税の疑いのある「強制調査」の2つがあります。
任意調査は、“任意”という名ではあるものの、基本的に調査を受けなければなりません。
税務調査時に、提出書類の一つとして工事台帳を準備しておくと、「工事の進捗や原価を記録・管理している」ことのアピール材料となるでしょう。

融資や顧客の紹介につながる

前項の「経営事項審査」以外にも、金融機関や士業者（税理士・社労士・行政書士など）から工事台帳の提出を求められることがあります。
工事台帳をスピーディに準備できると、一種の信用力となり評価されるでしょう。

小さなことの積み重ねによる信用で、金融機関から融資を受けやすくなったり、士業者からの顧客の紹介を受けることにもつながるでしょう。

工事台帳の記載内容

工事台帳には、主に「いつ」「誰に」「何を」「いくらで」発注・支払ったかを記載します。基本となる4つの原価項目と、その他の記載内容について詳しく見ていきましょう。

材料費

工事に使用する資材や備品の購入費用です。木材、セメント、住宅設備機器（キッチンやトイレ）、釘やビスといった消耗品まで、その現場のために仕入れたものがすべて含まれます。いつ、どの業者から、何を仕入れたかを詳細に記録することで、後のメンテナンス時の確認にも役立ちます。

労務費

自社で雇用している大工や職人など、工事に直接携わった人員にかかる人件費です。注意点として、現場で作業した時間分のみを算入します。事務所で事務作業を行うスタッフの給与は「労務費」ではなく、後述する「経費」や「一般管理費」として区別するのが一般的です。

外注費

下請け業者や一人親方に、工事の一部または全部を委託した際に支払う費用です。例えば「電気工事」「水道工事」「クリーニング」など、専門業者へ一括して依頼するケースが該当します。労務費と混同しやすいですが、「自社社員か外部委託か」で明確に分ける必要があります。

経費

材料費・労務費・外注費のいずれにも当てはまらない、工事を遂行するために直接かかった諸費用です。

以下の費用などが含まれます。

• 現場までの交通費・ガソリン代
• 現場事務所の光熱費
• 重機のリース代
• 現場近くで借りた駐車場の料金

その他

原価以外にも、工事台帳を正しく運用するために以下の項目を記載します。

• 工事基本情報： 工事番号、工事名、現場住所、発注者名など。
• 契約情報： 契約金額（請負金額）、工期（着工・竣工日）、引渡日。
• 入金状況： お客様からの中間金や最終金の入金日と金額。

これらを網羅することで、現場単位の「最終的な利益」が誰の目にも明らかになります。

工事台帳の作成方法（エクセル／ソフト）

実際に工事台帳を作成する場合は、エクセルで作成する方法とソフトで作成する方法があります。
それぞれのメリット・デメリットを理解したうえで、自社に適した方法で作成しましょう。

エクセル

エクセルのシートを編集し、工事台帳を作成しましょう。
基本的に、縦軸に日付・工事名・仕入れ先・金額などの項目を設けます。
マスターシートを用意しておくと、工事名や仕入れ先を登録でき、効率化できるでしょう。
各シートでは工事現場ごとの管理を行い、別途、全体管理用のシートを設けることをおすすめします。

【エクセルで作成するメリット】
◎ オフィスシリーズの標準装備による導入コストの削減
◎ 学生時代から使っている人が多く、一般的に使い慣れている
◎ ファイルをメールやクラウド経由で共有・管理できる
◎ マクロや関数などでより効率化できる
◎ インターネットを介し、複数名が管理・編集できる

【エクセルで作成するデメリット】
☓ ファイル編集まで情報共有にタイムラグが生じる
☓ マクロや関数の設定ミスが起こりうる
☓ 扱うエクセルファイルの数が増えがちで管理に困る
☓ ファイルが作成者にしか読み解けなくなる（属人化しやすい）

また、エクセルで作成する場合は、テンプレートの利用をおすすめします。
エクセルで工事台帳を作成する方法について解説している記事で無料テンプレートをいくつか公開しているため、ダウンロードしてみてはいかがでしょうか。

　ソフト

工事台帳は、専用ソフトで作成することも可能です。
工事台帳作成ソフトには、「クラウド型」と「インストール型」の2種類が存在します。

クラウド型は、その名の通りクラウド（インターネット上にデータを保管する機能）で管理します。専用のアカウントを発行し、IDやパスワードを設定して利用できます。

【クラウド型のメリット】
◎ パソコンにソフトをダウンロードしなくて済む
◎ インターネット環境があれば、いつでもどこでも利用可能
◎ パソコンの他、タブレットやスマホからアクセス可能

インストール型は、パソコンにインストールして使用します。そのため、インストールしたパソコンのみで利用できます。

【インストール型のメリット】
◎ インターネット環境が不要
◎ パソコン本体があれば、いつでもどこでも利用可能

AnyONEで工事台帳を効率的に作成

「エクセル」や「インストール型のソフト」でのデメリットを解消し、便利に工事台帳を効率的に作成するためにおすすめなのが、クラウド型ソフトの「AnyONE（エニワン）」です。
エニワンは、工務店に特化したクラウド型ソフトで、工事台帳作成以外にも「営業管理」「現場管理」「見積り作成」など、さまざまな機能を搭載しています。

工事台帳作成におけるメリットについて解説します。

AnyONEでは、工事現場で発生する材料費や労務費、外注費などを入力し、利益が分かるだけでなく、実行予算時と実際で、粗利のかい離を明らかにできます。
もし、粗利の解離が大きい場合には、その反省点を次回以降に活かすことができるでしょう。

しかも、これらの作成業務をボタン一つで行えます。
ITツールの苦手な方であっても、スムーズに工事台帳を作成することができるでしょう。

エクセル出力

AnyONE内で作成した工事台帳は、エクセルファイルで出力することができます。
「社内のスタッフがエクセルに慣れている」「工事関係者がエクセルを希望している」といった場合には、エクセルファイルを出力して渡しましょう。

カスタマイズ

AnyONEでは、各種帳票などを自由にカスタマイズして、エクセルに出力できます。
具体的には、書式やデザイン、縦書き・横書きの変更といったカスタマイズを行えるため、自社独自の仕様で作成することができるでしょう。

AnyONE導入事例：二重入力の解消と利益の可視化を実現

外構・建設工事を手掛ける株式会社グローブ様では、以前は顧客管理と工事台帳が別々のシステムで運用されており、情報の二重入力や共有のタイムラグが大きな課題でした。

一元管理を目指してAnyONEを導入した結果、見積・発注・支払いのデータがボタン一つで工事台帳へ集約されるようになり、入力作業の負担が激減。リアルタイムで正確な粗利益が把握できるようになったことで、迅速な経営判断が可能になりました。

また、クラウド活用により現場スタッフとも出先で情報共有ができるようになり、事務所に戻る手間も大幅に削減。

今では、効率化で生まれた時間を新規事業やSNS運用に充てるなど、企業全体の生産性向上に繋がっています。

詳しくはAnyONE導入事例「工事も経理も、情報が見える化。AnyONEでチームの連携力がアップ」をご覧ください。

まとめ

工務店における工事台帳の重要性や作成方法について、理解を深めていただけたでしょうか。 工事台帳は、現場の収支を正しく把握し、会社の利益と信頼を守るために欠かせない書類です。エクセルでも管理は可能ですが、入力の手間を減らし、リアルタイムで経営状況を把握するなら、現場と事務がスムーズに繋がる「クラウド型ソフト」の活用が近道です。

とはいえ、新しいシステムが自社の業務に合うかどうかは、実際に触ってみないと分からない部分も多いかと思います。

まずは効率化の第一歩として、AnyONEの資料請求で詳細をチェックしたり、無料デモで操作性を確かめたりしてみてください。