工事現場において、工事台帳の作成は欠かせません。工事台帳の作成方法はさまざまですが、中にはエクセルや手書きで作成している方もいるのではないでしょうか。これらの方法は手間がかかってしまいます。そこでおすすめしたいのがソフトを使って作成する方法です。この記事では、工事台帳をソフトで作成するメリットについて解説します。また、おすすめのソフトも取り上げているので、ソフトの導入を検討している方はぜひ参考にしてみてください。

工事台帳とは？

工事台帳作成ソフト・システムの種類

工事台帳作成ソフト・システムには大きく分けてクラウド型とインストール型の2種類があります。ここでは、それぞれの種類の概要と特徴について解説します。

　クラウド型

クラウド型は、パソコンにソフトをインストールせず、インターネット上にあるクラウドでデータを扱うタイプのソフトです。最近の主流となっているのがこのクラウド型です。クラウド型の大きな特徴は、パスワードとID、そしてインターネット環境があれば、どこからでもソフトを利用できる点です。また、パソコン以外にもタブレットやスマートフォンからのアクセスも可能なため、作成した工事台帳を現場で簡単に確認できるでしょう。

　インストール型

インストール型は、その名の通り、パソコンにインストールして使用するタイプのソフトです。インストールしてしまえば、インターネット環境がなくても利用できるのが特徴ですが、使用できるデバイスはソフトをインストールしているもののみです。そのため、「現場で工事台帳を編集したい、作成したい」といった場合には不向きかもしれません。また、ソフトのバージョンアップが行われた場合は対応する必要があり、費用が発生する点にも注意が必要です。近年では、先述のクラウド型に取って代わる形で、非主流となりつつあります。

工事台帳作成ソフト・システムを使うと業務効率化に繋がる

ここでは、工事台帳作成ソフト・システムを使用するメリットについて解説します。ソフトを使って工事台帳を作成することで様々な面での業務効率化を図ることができるでしょう。

　ペーパーレス化

これまで紙で工事台帳を作成していた場合は、ソフトの導入によってペーパーレス化を図ることができます。また、クラウド型を利用する場合は、工事現場からでもインターネット環境さえあれば工事台帳がシステム上で確認できます。これにより、工事台帳をわざわざ紙に印刷する必要がなくなります。もし出力が必要な場合でも、印刷範囲などを調整する必要はありません。

　フォーマットを統一できる

工事台帳作成ソフトは、フォーマットが統一されているため、どの工事現場でも同じフォーマットの工事台帳を作ることができます。手書の場合、作成する人によってフォーマットが異なり、使い勝手が悪い部分もあるでしょう。このような問題は、工事台帳作成ソフトを導入すれば全て解決できるでしょう。また、システム化によって社内全体での管理ができるようになります。それに伴い特定の人しか工事台帳を作成できないといった属人化を防ぐこともできます。

　ミスの減少

エクセルで工事台帳を作成している場合、様々な情報を入力することになりますが、人が作業をする以上入力ミスが発生する可能性は常に伴います。一方で、専用のソフトを使用すれば、直接人が情報を入力する箇所が限られるため、ミスの発生を抑えることができるでしょう。

　履歴がわかる

エクセルや紙で工事台帳を作成する場合、どのような過程で作成されたのか、その履歴を把握することができません。一方でソフトを使用すれば、誰が操作したのか、誰が作成・編集をしたのか履歴を確認することができます。

　データのバックアップ

紙で作成する場合、破れたり紛失したりすると再度作り直す必要があります。しかし、ソフトであれば、バックアップを取っておくことが可能です。そのため、万が一工事台帳を紛失したとしてもすぐに新しいものを用意することができます。

　どこでも使える

クラウド型の場合、インターネット環境さえあれば、パソコンはもちろん、スマートフォンやタブレットからでも工事台帳にアクセスできます。そのため、工事現場で作業の合間に工事台帳を作成したり、編集したりすることも可能です。また、もし工事台帳を作成していたパソコンが故障したとしても、別のパソコンからでもアクセスできるのも大きな強みと言えるでしょう。

　業務量・人件費が削減できる

紙で工事台帳を作成する場合、一から全て作成する必要があり、かなりの工数が必要です。一方で、ソフトを使用すれば、フォーマットがすでに用意されているため、工事台帳作成にかかる工数を減らすことができます。それに伴い作成担当の業務量が減り、結果的に人件費の削減に繋げられるかもしれません。

以上が、ソフトを使って工事台帳を作成するメリットです。かなり魅力的に感じる方もいるかもしれませんが、ソフトを使用することには少なからずデメリットも存在します。
例えば、ソフトを使用するための体制を整えなければいけません。また、ソフトの使い方も教育する必要があります。さらにソフトの導入にあたっての費用も発生するため、これらの点を踏まえた上でソフトの導入を検討するようにしましょう。

おすすめの工事台帳ソフト

ここでは、おすすめの工事台帳作成ソフトとしてAnyONEを紹介します。AnyONEは、工務店や建築業務、建設業務を専門としている基幹管理システムです。

従来のシステムでは、各機能別に異なるシステムを利用するのが一般的であり、利用者はシステムの使い分けをする必要がありました。一方で、AnyONEは顧客管理や営業日報の作成、工程表の作成、見積りや実行予算の原価管理、資材などの発注管理、お客様に対する支払い管理、さらにはアフター管理まで幅広い業務を行うことができます。工務店における基本的な業務は全てAnyONEに集約されているため、企業はAnyONEを導入するだけで、業務効率化を図ることができるでしょう。

また、AnyONEは、ユーザーのニーズに沿った改善に取り組み続けているのが特徴で、バージョンアップの際にお客様の声が反映されることは珍しくありません。そのため、実際に利用してみると、現場でのニーズに即したシステムになっていることがわかるでしょう。

AnyONEは、大企業や中小企業はもちろん、一人親方のように個人で仕事をしている方でも利用できるように安価な月額制を採用しています。価格面からシステムの導入を諦めていた方は、ぜひAnyONEの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

まとめ

今回は、工事台帳をソフトを使って作成するメリットについて解説しました。紙やエクセルで作成すると手間がかかってしまうだけでなく、バックアップが取れなかったり、作成の履歴がわからなかったり、場合によっては工事台帳の作成が属人化してしまったりする恐れがあります。一方で、ソフトであればこれらの問題は一切発生しないほか、作成自体も簡単に行えるため、業務効率化を図ることもできるでしょう。
AnyONEなら、工事台帳作成はもちろん、工務店に関わる各種業務を幅広くカバーしているので、使い勝手も抜群です。ぜひ導入を検討してみてください。

なお、工事台帳を作成できるソフトを導入しようとしている場合は、以下の「他社システムの機能比較」もぜひ参考にしてみてください。自社に最適なものが見つかるでしょう。