一度に複数の現場を抱える建築業の中には、請求書がたくさん溜まっているケースも少なくありません。請求書を適切に管理したい、と考えている経理担当者も多いでしょう。この記事では、請求書の管理方法について解説します。管理する際の注意点や管理に役立つツールなども取り上げているため、請求書管理のコツについて知りたい方は参考にしてください。

請求書の管理方法とは？

請求書には保存期間が定められています。また、自社が発行した請求書と取引先からもらう請求書があるため、それぞれを管理しなければなりません。ここでは、請求書を管理する際の具体的な方法を解説します。

請求書は7年間保存

請求書の保存期間は、所得税法や法人税法といった法律で定められており、法人の場合は7年間保管しなければなりません。この7年間は、請求書の発行から7年ではなく、法人税の申告から7年であるため、間違えないように注意してください。ちなみに個人の場合、法人よりも保存期間が短く5年となっています。

自社が発行した請求書の管理

自社が発行した請求書に関しては、保存義務がありません。しかし、取引先の入金状況を確認する際などに必要となるため、多くの企業が保存しています。
保存の際は、「未入金」のものと「入金済み」のものを整理して管理することがポイントです。未入金と入金済みの請求書が混ざっていると、誤って入金済みの取引先に入金を促すといった事態にもなりかねないためです。

取引先からもらった請求書の管理

取引先からもらった請求書の場合、受け取ったら「未確認支払い請求書」としてまとめておきます。その後請求内容をチェックし、金額に間違いがなければ「未払い請求書」として支払い期日が近いものから順番にまとめてください。こうすることで支払い漏れ防止につながります。請求金額に間違いがあれば、取引先に再発行を依頼します。
最後に支払いを行い、済んだものには「済」と記入する・スタンプを押すなどして、二重入金しないようしましょう。ちなみに、請求書を後から確認するケースもあるため、利用明細や振込証明などを貼り付けておくと便利です。

請求書管理の注意点

請求書の管理を行う際にはいくつかの点に注意しなければなりません。ここでは、具体的な注意点を3つ紹介します。

支払い漏れなどのリスク

請求書を適切に管理できていないと、支払い期限が迫っていても気づかない可能性があり、支払い漏れなどの恐れがあります。こういった事態を避けるために、先述の通り「未確認支払い請求書」「未払い請求書」「支払済請求書」といった形で分けて保存することが大切です。

月別または取引先別に管理する手間

請求書を管理する場合、月別に管理する方法と顧客別に管理する方法があるため、それぞれの特徴を理解しておかなければなりません。
月別に管理する場合、毎月の取引内容が把握しやすくなるため、経理処理を行うときなども情報を整理しやすいでしょう。一方で顧客数が多くなると、特定の顧客の請求書を確認するときに見つけるまでの時間がかかる恐れもあります。
顧客ごとに分類すると、特定の顧客の請求書をすぐに把握できますが、時系列に沿った請求額の把握が難しくなります。

どちらも一長一短であるため、特徴を理解したうえで自社に適した方法で管理すべきです。目安としては、顧客数10前後であれば月別の管理、それ以上であれば顧客別の管理が適しています。

エクセル管理の限界

請求書の管理にエクセルを利用している企業は多いと考えられますが、継続して管理していくとなると、どうしても限界を迎えてしまいます。
エクセルはほとんどの企業で導入されており、扱える人も多い便利なツールですが、検索に手間がかかるというデメリットがあります。また、7年間分の請求書データを記録するとなると、容量が増えるため処理速度が低下してしまいます。手入力による金額間違いなどが発生する可能性もゼロではない点にも注意しなければなりません。

請求書管理ツールを使うメリット

エクセルによる請求書管理の課題を解消するためには、請求書管理ツールの利用がおすすめです。ここでは、請求書管理ツールを使用するメリットを3つ紹介します。

リアルタイムで支払い状況をチェック

請求書管理ツールの中でも、クラウド型のものであれば、入力内容や入金状況をリアルタイムで確認できます。スマートフォンでも情報にアクセスできるため、例えば、経理担当者が作成した請求書を出先にいる営業担当者がチェックして発行することも可能です。タイムラグがないため、効率良く業務を進められます。

月別・取引先別の管理も簡単

請求書管理ツールは、検索性に優れているため、月別・取引先別の請求書管理も容易に行えます。例えば、取引先別に請求書をチェックしたい場合、検索機能を使って検索条件を設定するだけで当てはまる請求書が一瞬で表示されます。

請求書をまとめて管理

請求書管理ツールに請求書をアップするという社内ルールを統一すれば、請求書をまとめて管理できます。また、請求書の作成や発行、承認、入金確認など請求書に関わる業務のすべての過程をツール上で一元管理できるため、請求書の承認忘れ、入金漏れなども発生しにくいでしょう。ツールによっては、見積書が承認されればそのまま請求書に変換する機能を備えているものもあるため、請求書の作成ミスの心配もありません。

請求書管理にはAnyONEがおすすめ！

請求書管理ツールは各社から提供されていますが、ここでは建築業での使用を想定して作られたツールである「AnyONE」を紹介します。AnyONEを使用すれば、請求書管理業務の効率化が可能です。

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施主様への請求書の作成・管理が簡単

AnyONEでは、取引業者への工事代金の支払いだけでなく、施主様への請求書の発行および入金状況まで管理可能です。
また、請求書はデータを手入力するのではなく、見積もりデータや入金予定データを参照したうえで作成されるため、ミスの心配がありません。これに伴い請求書の作成業務が大幅に短縮化されるため、業務効率化が実現するでしょう。

ちなみに、請求情報や入金情報は、当該工事の工事台帳に連動してAnyONE上に表示されます。そのため、営業担当の社員はAnyONEをチェックするだけで入金状況の把握が可能です。情報はリアルタイムで更新されるため、伝達ミスも起こりません。

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発注書と請求書をまとめて発行

AnyONEでは、発注書と一緒に請求書をまとめて発行できるため、請求管理がしやすくなっています。これに伴い、工事で必要となった追加分の請求書のみ協力会社が発行することになるため、協力会社の請求書作成にかかる負担も軽減されるでしょう。

まとめ

今回は、請求書の管理方法から管理する際の注意点などについて解説しました。繁忙期などは請求書が溜まる可能性があり、管理が適切にできていないとトラブルにつながる可能性があります。請求書をまとめて管理したい、支払状況をリアルタイムで確認したいといった場合は、請求書管理ツールの利用がおすすめです。中でもAnyONEは建築業向けのツールであるため、請求書管理以外の業務の効率化も期待できます。

以下のコンテンツでは、AnyONEを含む4社が提供する、工務店向け業務管理システムの機能比較を行っています。請求書管理に関する機能を知りたい、システムによる機能の違いを知りたいといった方は、ぜひご覧ください。