「見える化」という言葉を耳にすることがあっても、その概要を正確に説明できる人は少ないでしょう。人手不足に悩む建築業においては、この見える化に取り組むことが課題解決の鍵となります。
この記事では、見える化の概要や目的について解説します。また、混同しやすい「可視化」との違いや建築業で見える化に活用できるツールも取り上げているため、参考にしてください。

見える化とは

見える化とは、見えていないものを、目に見えるようにすることです。ビジネスにおいては、業務の進捗状況やフロー、実績など、目で見えないものをグラフや数値で示し、誰でも見られるようにすることだと考えてください。

可視化との違い

見える化と混同しやすい言葉に「可視化」があります。可視化も見えないものを見えるようにするという点では見える化と同じと捉えることもできますが、厳密にいうと両者は同じではありません。

両者の違いのポイントは、自分の意思に基づいて見えるようになっているかどうかです。
可視化は、見たい人が見たいときに見える状態にすることです。一方の見える方は、情報を見えるようにしたうえで、その情報を見るべき人に届け、改善につなげていきます。見える化は、見たくない人であってもその人に必要な情報であれば、確実に目に届くようになっているため、自分の意思で見るか見ないか判断できる可視化とは異なるものだといえるでしょう。

見える化の目的

見える化の目的は、業務量の把握やムダの洗い出しなどさまざまです。ここでは、見える化に取り組む主な目的について解説します。

業務量を把握する

見える化に取り組む目的の1つが業務量の的確な把握です。社員一人ひとりやプロジェクトチームがどのくらいの業務・タスクを抱えているのか目に見える形で記録することで、具体的な業務量を把握できます。そのうえで、もし特定の社員の業務量が多くなっているのであれば、業業務の割り振りや人員の増加などを行い、負担を軽減することも可能です。

業務のムダを失くす

見える化はただ単に業務量を把握するだけでなく、業務におけるムダを失くすことも目的としています。例えば、普段の業務にどのくらいの時間がかかっているのか、特定の作業に要する時間はどのくらいなのか、といったことを記録することで各業務・作業に時間がかかり過ぎていないか確認することが可能です。

もし時間が予想よりもかかっているのであれば、何かしらのムダが生じている可能性があります。時間が遅れている原因を明らかにしたうえで改善すれば、業務効率化につなげられるでしょう。特に建築業は人材の高齢化・若年層の離職率の高さから人手不足に悩んでいるケースが多いため、業務のムダを失くすことは非常に重要です。

【工務店・住宅建設業向け】一元管理で業務効率化！ポイントとおすすめツールをご紹介！

顧客・売上の状況を共有する

顧客に対する営業や売上の状況を共有することも、見える化に取り組む目的の1つです。営業活動をしていると、顧客の情報は担当者しかわからないといった状況に陥るケースが少なくありません。また、売上が正確に記録されていないため、経営者が適切な判断をくだせなくなっているケースもあるでしょう。どの営業担当者が誰にどのような営業活動を行っているのか、どのくらいの売上が発生したのか、といった情報が目に見えるようになれば、業務にも取り組みやすくなります。

暗黙知を共有する

企業内にある暗黙知を共有することも見える化の目的としてあげられます。企業の中には、有益な情報・スキルであるにもかかわらず、一部の人にしか知られていない暗黙知がたくさん存在します。そのため、同じ業務に取り組んでいる場合でも、人によってやり方が異なっているケースも少なくないでしょう。このような状況では、業務のスピードや質に差ができる可能性があるため、標準化をする必要があります。例えば、暗黙知となっている業務を社内のマニュアルとして見える化することで、暗黙知を共有することが可能です。

【建築業】見える化にはAnyONE！

見える化を推進する場合、業務管理システムの導入がおすすめです。ここでは、工務店をはじめとした建築業での利用を想定して作られたシステムである「AnyONE」を紹介します。

社内で業務を共有できる

AnyONEは、顧客情報や工事の進捗状況、売上状況など、日々の業務に関するあらゆる情報を一元管理することができるため、社内で業務の共有を行えます。また、工程管理も行えるため、事務所で働くスタッフであっても、現場のスケジュールを簡単に把握できます。「顧客の情報は担当者しか知らない」、「進捗状況は現場の社員しか知らない」といった事態に陥らないため、情報が属人化する心配もありません。

ITの力で業務効率化できる

AnyONEがあれば、クラウド上で進捗状況や情報の共有が行えます。特定のサーバー、特定の端末でしか利用できないことはなく、インターネットに接続できる環境さえあればいつでも情報の更新・確認・共有ができます。
最新の見積もりをAnyONEにアップしてすぐに担当者と共有する、工程表をリアルタイムで更新することも簡単に行えるため、業務効率化につながるでしょう。また、スマートフォン用のアプリも用意されており、外出先からでも簡単に情報にアクセスできる点も特徴です。

顧客・売上の情報を共有できる

AnyONEは、顧客情報や売上情報の共有もできるため、ビジネスチャンスを逃す心配がありません。例えば、顧客情報を管理することで、工事から数年が経過したタイミングで点検を提案することも可能です。
また、顧客に対する営業活動の履歴をAnyONEに記録することもできるため、誰に対してどういった活動を行っているのか社内で共有できるでしょう。そのほかにも、AnyONEでは入出金の管理も行え、現場で発生しているコストや現場ごとの利益をすぐに確認可能です。
月間あるいは年間の売上、利益目標の進捗確認にも便利でしょう。

業務フローを統一できる

AnyONEで情報管理を行うというルールを整備すれば、社内における業務フローを統一することができます。必要な情報がどこにあるのかわからない、どれが最新の情報なのかわからないといった事態に陥る心配がなくなるため、業務におけるムダの排除にもつながるでしょう。また、業務フローが統一されることによって、異動者や新入社員に対して業務内容や業務の流れを共有する際にも、AnyONE1つで完結します。

まとめ

今回は、ビジネスにおける見える化の概要について解説しました。見える化とは、目で見えないものを誰でも見られるようにし、見るべき人に情報が届くようにすることです。自分の意思によって見る・見ないを判断できる可視化とは異なるもので、業務効率化や暗黙知の共有などを実現することができます。建築業で効率よく見える化を進めるなら、AnyONEのような業務管理システムの利用がおすすめです。

なお、以下の記事ではAnyONEを含めた業務管理システムの機能比較を行っています。業務システムの導入を検討している、見える化に取り組みたいといった方はこちらもご覧ください。