工務店が安定的に受注を増やすには、顧客との関係を継続的に管理する「顧客データベース」の活用が欠かせません。顧客データベースはエクセルを使えば作成できます。本記事では、エクセルでの顧客データベースの作り方から便利な機能・注意点まで、工務店の実務に即してわかりやすく解説します。

顧客データベース（顧客管理）とは？作成する目的や背景

顧客管理とは、顧客の属性から興味・関心・趣向、これまでの購買履歴といった顧客に関する情報を、顧客データベースを使って一元管理することです。
顧客管理を行う目的は、自社で工事を発注してくれる顧客を増やす点にあります。具体的には、顧客の情報を把握・整理したうえでニーズを理解し、顧客との長期的な関係性を構築することで受注へとつなげていくイメージです

以前までは、顧客データベースを活用した顧客管理は、それほど重視されていませんでした。これは、シンプルに大衆に向けた広告を打ち出し、顧客に自社や自社のサービスを認知してもらうだけである程度受注できたためです。しかし昨今では、インターネットなどの影響で情報があふれ、顧客の購買パターンが変化したこと、さらにITツールの発達に伴いデータベースを構築しやすくなったことなどにより顧客データベースを活用する企業が多くなっています。

【エクセル】顧客データベースの作り方

顧客データベースは、専用のツールを使って作成できますが、もっと手軽に作成したい場合はエクセルの利用がおすすめです。

エクセルで作成する場合、まずはデータベースに入力する顧客情報の項目を設定しましょう。
工務店であれば、以下のような項目が例としてあげられます。

● 顧客番号（通し番号）
● 施主
● コード
● 顧客名
● 住所
● 地区
● 顧客区分
● 電話番号
● 携帯電話番号
● 営業担当
● 受注に至った経緯
● 備考
など

上記の項目を実際に当てはめたものが以下の図です。

1行目（横）には、顧客データベースに載せたい「施主」や「顧客名」、「住所」といった顧客情報の項目を記載しましょう。2行目以降に、実際に管理している顧客の情報を入力していきます。
「顧客のことを詳しく載せておきたい」と考えるあまり、項目が多くなりすぎる可能性もありますが、そうなると情報入力に手間がかかります。そのため、自社の業務に応じて項目は設定してください。

項目が決まれば、あとは情報を入力していくだけです。情報を手入力するのであれば打ち間違いには注意が必要です。また、既存のデータからコピー&ペーストする場合でも、入力箇所がずれないように気をつけましょう。

顧客データベースをエクセルで作成する際に便利な機能

エクセルには、顧客データベースの運用を効率化するための便利な機能が標準で備わっています。ここでは、工務店の顧客管理において特に役立つ6つの機能を紹介します。

ウィンドウ枠の固定機能

顧客データが増えると、縦方向にスクロールした際に1行目の項目名が画面外へ消えてしまい、どの列が何の情報なのか分からなくなることがあります。このような場合に役立つのが「ウィンドウ枠の固定」機能です。
設定は、画面上部の「表示」タブから「ウィンドウ枠の固定」を選択し、固定したい行・列を指定するだけです。

この設定をしておくと、スクロールしても項目名が常に表示されたままになるため、大量データの入力・確認作業が格段に行いやすくなります。

フォーム機能

フォーム機能を使うと、リスト上の1件分の顧客データをカード形式で1画面に表示することができます。多くの項目を横方向に並べたデータベースでは、画面をスクロールしながら入力する手間が生じますが、フォーム機能を活用すれば1顧客のすべての情報を見ながら入力・確認ができるため、ミスの防止にもつながります。
なお、フォーム機能はデフォルトではクイックアクセスツールバーに表示されていません。「ファイル」→「オプション」→「クイックアクセスツールバー」→「すべてのコマンド」から「フォーム」を追加して有効化してください。また、Mac版のエクセルでは利用できない点にも注意が必要です。

フィルター機能

フィルター機能を使うと、特定の条件に合うデータだけを絞り込んで表示できます。例えば、「地区が〇〇エリアの顧客のみ表示する」「営業担当が特定の担当者のデータだけを抽出する」といった操作が手軽に行えます。
設定方法は、対象となる範囲（セル）を選択した状態で「データ」タブの「フィルター」をクリックするだけです。

各項目名の右側に三角形のボタンが表示され、そこから昇順・降順の並び替えや条件指定による絞り込みができます。顧客へのアプローチを属性別に管理する場面で重宝する機能です。

重複チェック機能

顧客データが増えるにつれて、同じ顧客が二重登録されるリスクも高まります。重複データが残ったままだと、同じ顧客に複数回のアプローチが行われるなど、信頼性の低下につながりかねません。
重複チェックは、「ホーム」タブの「条件付き書式」→「重複する値」から実行できます。

重複が確認されたセルはハイライト表示されるため、一目で把握できます。顧客データを定期的に見直す際の習慣として取り入れておくとよいでしょう。

検索機能

登録件数が増えた顧客データベースから特定の情報を探す際は、スクロールで目視確認するのではなく検索機能を活用しましょう。「Ctrl＋F」のショートカットキーで「検索と置換」ダイアログを呼び出し、キーワードを入力すると該当セルが即座にハイライト表示されます。

エクセルで顧客データベースを作る注意点

エクセルを利用すれば簡単に顧客データベースが作成できますが、いくつかの点に注意しなければなりません。ここでは、エクセルで顧客データベースを作る際の注意点を解説します。

【工務店】建設DXとは？必要性とおすすめのシステムを解説

データは縦方向で入力する

エクセルで顧客データベースを作成する際は、データを縦方向に入力するよう徹底しましょう。具体的には、1行目に項目名を横方向に並べ、2行目以降に各顧客のデータを1件ずつ縦方向へ追加していく形が基本です。
項目名を縦方向に配置してデータを横方向へ入力してしまうと、エクセルのフィルター機能やソート機能が正しく動作しなくなります。工務店の顧客管理では、地区別や営業担当別にデータを絞り込む場面が多いため、こうした機能が使えなくなると業務効率に直結します。データ入力のルールを社内で統一しておくことが、使いやすいデータベース運用への第一歩です。

データ同士の行間や空白セルを入れない

データとデータの間に空白行を設けたり、セルを意図的に空白のままにしたりしないよう注意が必要です。空白行や空白のセルがあるとエクセルがデータの範囲を正確に認識できなくなります。その結果、フィルターやソートをかけた際にデータが途中で途切れ、正しく抽出できないトラブルが生じます。
行間をあけずに入力したうえで、セルの高さや背景色を調整することで視認性を確保しましょう。また、入力が確定していない項目がある場合も、空白にするのではなく「未入力」「確認中」などの文字を入れておくと、後からの確認や管理がスムーズになります。

出先からのアクセスに手間がかかる

企業によっては、社内サーバーに顧客データベースをアップし管理しているケースもあるかもしれませんが、この場合、出先からのアクセスに手間がかかる可能性があります。例えば、営業担当の社員が外出先から社内サーバーの顧客データベースにアクセスする場合、社内ネットワークにアクセスし、IDとパスワードを入力した上でようやくデータベースの閲覧・編集が行えます。作業としては決して時間がかかるものではありませんが、毎回同じ手順を踏まなければならないことは面倒くさく、業務効率も低下させてしまうでしょう。

リアルタイムで情報が反映されない

エクセルの場合、複数の社員が同時に1つのデータベースを編集することはできないため、リアルタイムでの情報確認は難しくなります。例えば、他の人が更新作業を行っている時は、最新の情報が反映されていないため、古い情報をもとに営業活動を行う可能性があるでしょう。
また、データベースの更新を個人のパソコンで行い、その後社内サーバーにアップする、といった手順を取っている企業の場合、エクセルファイルのアップを忘れることもあるでしょう。そうなると、情報共有までにタイムラグが生じたり、他の社員がデータベースの更新を行って、情報共有がうまく行えなかったりという可能性もあるでしょう。

顧客データベース（顧客管理）にはAnyONEがおすすめ！

エクセルを使ったデータベース作成に伴うデメリットを解消したい場合、業務管理システムの利用を検討してみてください。ここでは、おすすめのシステムとしてAnyONEを紹介します。

顧客情報を会社全体で管理できる

AnyONEの大きな特徴の1つが、顧客情報だけでなく顧客への営業活動の進捗を、社内で管理できる点です。展示場を訪れた顧客の「来場記録」や「アンケートの回答内容」などもすべて顧客情報に紐付けて管理できます。また、顧客に対する対応履歴の記録もできるため、適切な提案につながるほか、営業担当者の引き継ぎにも活用可能です。

　 スマートフォンアプリに対応

AnyONEは、パソコンはもちろんスマートフォンアプリにも対応しているため、外出先や現場からでも顧客情報の確認が行えます。わざわざ社内サーバーにアクセスしてログインする必要もないため、出先でサクッと必要な情報が確認できるでしょう。もちろんデータを確認するために事務所に戻る必要もなく、業務効率化にもつながるでしょう。

まとめ

今回は、工務店が顧客データベースをエクセルで作成する方法から、便利な機能・注意点までを解説しました。エクセルは手軽に始められる一方、出先からのアクセスのしにくさやリアルタイムでの情報共有の難しさといった限界もあります。顧客との長期的な関係構築を重視するうえでは、より高度な管理環境を整えることが受注増加につながるでしょう。

こうしたエクセルの課題を解消したい工務店には、建設業向け業務管理システム「AnyONE」の導入をご検討ください。顧客情報の一元管理から営業進捗の共有、スマートフォンでの外出先アクセスまで、エクセルでは対応しきれない機能を一括でカバーします。まずは資料請求や無料デモでその使い勝手をお確かめください。

監修：AnyONE編集部
AnyONE編集部は、建設業界向け業務支援システム「AnyONE」を運営する株式会社エニワンの編集チームです。
公的資料や業界情報をもとに、建設業に関する基礎知識や実務に役立つ情報を、わかりやすく整理・解説しています。