【工務店】一元管理で業務効率化!ポイントとおすすめツール

【住宅建設業・工務店向け】一元管理で業務効率化!ポイントとおすすめツール

工務店の中には、従業員の予定が把握しきれない、顧客情報営業活動の履歴がバラバラに管理されている、データ同士が紐付きされていないため何度も同じ情報を入力している、というケースは意外と多いのではないでしょうか。
この記事では、情報の一元管理についてその概要から、一元管理する際のポイント、さらには活用できる便利なツールについて解説します。ぜひ参考にしていてください。

一元管理とは

一元管理とは

一元管理とは、業務に関連するさまざまな種類のデータを一箇所に集めて管理することです。ただ、一箇所に集めるのではなく、情報の紐づけを行い、必要な情報にすぐにアクセスできるようにするなど、情報の出し入れがしやすい状況を作ることが一元管理だといえます。

一元管理を行うことで、企業の持つ経営資源の抜け漏れや重複を防ぐことができ、業務効率化にも繋がります。
一元管理を行う経営資源には、具体的に以下のようなものがあります。

● ヒトの管理
● モノの管理
● 金の管理
● 情報の管理

引き続きそれぞれについて解説します。

 ヒトの管理

「ヒト」とは、各企業に所属する社員や社員によって構成される組織のことを指します。企業の活動は、ヒトによってモノやサービスが作り出され、それが企業の利益や成長につながっているため、「ヒト」は経営資源の中でも最も重要だといえます。

ヒトの管理に関係しているものには、人事制度や労務管理、さらには採用情報などが挙げられます。例えば、求人に応募してくる人材の情報と採用フローを管理することもヒトの管理の1つです。
また、人事制度を作り、従業員の評価を適切に行うことで、自社の社員たちが生き生きと仕事に取り組めるようになるでしょう。
さらに、出退勤などの勤怠管理、給与計算などの情報管理もヒトの管理を行なううえでは欠かせません。

 モノの管理

「モノ」とは、「ヒト」が作り出す商品やサービスなどのことを指します。また、企業が持つ在庫や設備などもモノとして考えられます。工務店であれば、工事進捗や資材の管理などがモノに該当すると考えてください。

例えば、工事の進捗状況の情報が、一元管理されていない、資材の発注状況を把握できていないといった状態になると、業務のスムーズな進行を妨げてしまいます。また、誤って資材を余計に発注する可能性もあるでしょう。モノの管理を一元化して行なうことで、より効率よく業務に取り組めるはずです。

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 金の管理

「金」とはその名の通り企業が経営活動を行う際に使用する資金のことです。

金の一元管理は、お金の流れをわかりやすくすることで、企業の意思決定を行いやすくすることだと考えてください。具体的には、自社が所有する法人口座の入出金状況を管理することも金の管理に該当します。

会社の売り上げがどのくらいあって、残高がどのくらいなのか、といった情報を常に管理できていれば、融資や投資の判断もスピーディーに行えるようになるでしょう。

 情報の管理

情報とは、企業が持つノウハウやスキルのことです。また、取引先に関する情報、自社を利用して家を建てた顧客の情報なども管理すべき情報だといえます。

これらの情報の一元管理が行われていないと、ノウハウやスキルは属人化しやすくなり、共有が難しくなってしまいます。また、ある顧客がメンテナンスの時期を迎えているにもかかわらず、その情報を把握できていなければ、リフォームの提案を行うチャンスを失ってしまうでしょう。

企業がより質の高いサービスを提供するためには、社内に蓄積されている情報を一元管理し、共有しやすくしておく必要があります。

工務店業務を一元管理するポイント

工務店業務を一元管理するポイント

ここでは、工務店の業務を一元管理する際のポイントとして、ツール同士の連携と、工務店専用のツールを選ぶことについて解説します。それぞれ細かく確認していきましょう。

 ツール同士の連携

工務店の業務においてはさまざまな業務があり、それに伴いさまざまなツールを利用します。ツール自体は業務効率化に役立つものですが、ツールの数が多くなり、ツール同士の連携ができないと、かえって業務効率を悪くしてしまいます。

例えば、顧客情報を管理するツールで取り扱う情報を、お金を管理するツールに移行したいものの、ツール同士が連携できないとなると、わざわざデータを入力し直すこととなります。データ入力自体に手間がかかることはもちろん、入力ミスが発生する可能性もあるため、望ましいやり方とはいえません。
一方で、ツール同士の連携が行えれば、データ移行もすぐに行えるため、手間もかかりません。もちろん入力ミスも起こりません。

 工務店専用のツールを選ぶ

一元管理ができるツールは、各社から展開されていますが、中には工務店の業務には適していないものもあります。工務店業務は工事管理から顧客管理など、業務内容が多岐にわたるため、出来るだけ工務店専用のツールを選ぶようにしましょう。

AnyONEで工務店業務を一元管理

AnyONE公式サイト

ここでは、一元管理を行う際におすすめのツールとして、工務店業務に特化したツールであるAnyONEについて解説します。AnyONEには、以下のような機能が搭載されています。

・カレンダー機能
・顧客と工事に対する日報機能
・その他の情報をトータル管理
AnyONEについて詳しく知りたい方は、AnyONEの機能について解説している記事をご覧ください。

テレビCMで話題!工務店業務効率化システムAnyONE

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 カレンダー機能

AnyONEは、社員のスケジュールを一元管理できるカレンダー機能を備えています。一目で誰が何をしているのかがわかる仕組みになっているため、「営業に同行してもらいたい」「打ち合わせをしたい」といった時でも予定を立てやすいでしょう。

 顧客と工事に対する日報機能

AnyONEは、日報機能も備えています。日報には顧客に関する情報、工事に関する情報をそれぞれ入力できます。また、顧客と工事に関する情報は紐付けることができます。

誰が、何を、いつ行ったのかがわかるため、進捗状況を把握しやすくなるほか、今後取り組むべきことも考えやすくなるでしょう。日報は、1週間、1ヶ月など期間別に集計可能であり、営業担当者別、工事別でのソートもかけられるため、必要な情報にすぐにアクセスできます。

 その他の情報をトータル管理

AnyONEは、スケジュール管理や日報機能の他にも、さまざまな情報を紐付けしたうえで一元管理が行えます。具体的には、以下のような項目の管理に対応しています。

● 物件・工事の情報
● 見積もり
● 実行予算作成
● 発注・支払い
● 請求入金管理
● アフターメンテナンス管理
● 施工図面・現場写真の管理

このように、工務店の業務に関連するあらゆる情報の管理が行えるため、情報が集約化・見える化され、業務効率の向上が期待できるでしょう。

まとめ

一元管理で業務効率化

今回は、工務店における一元管理の概要から、一元管理を行う際のポイント、さらにはおすすめのツールについて解説しました。企業が管理すべきものには、ヒト、モノ、金、情報と多岐に渡り管理が難しいため、ツールの活用がおすすめです。
AnyONEは、工務店業務に特化したツールであり、各種情報の紐づけにも対応しているため、一元管理がスムーズに行えるでしょう。

なお、以下の記事では、業務効率につながるツールに関して、AnyONEと他社システムの機能比較を行っています。ツールの導入を検討している工務店の担当者は、ぜひこちらも参考にしてください。

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