一般的に、工務店は請け負った工事が完了した時に「工事完了報告書」を提出する必要があります。工事完了報告書は、エクセルを活用することで作成可能です。

この記事では、工事完了報告書の概要からエクセルを活用した作成方法、エクセルを利用することに伴うデメリットについて解説します。工事完了報告書をエクセルで作成したい方、基本的な作成方法を知りたい方は参考にしてみてください。

工事完了報告書とは？

工事完了報告書とは、工務店が請け負った建築工事などの工事が完了した際に、元請け業者に提出する報告書のことです。
工事が完了した旨を報告するほか、工事を行うにあたってどのくらいの費用が発生したのか、完了後はどのよう担っているのか、といったことが記載されます。
工事完了報告書は、企業によって書式こそ異なるケースもありますが、記載内容に関しては基本的に同じです。

【エクセル】工事完了報告書の作り方

工事完了報告書に記載する項目は主に以下の5点です。

● 工事の完了日や工期
● 現場名・工事場所
● 金額
● 工務店の印鑑および担当者名
● 工事完了写真

シンプルな工事完了報告書の場合は、金額や工事完了写真がない場合もあります。記載内容は会社によって異なるため、使いやすいように作成しましょう。
一例として、下記のフォーマット（シンプル）が参考となります。

工事完了日や工期

工事の完了日や工期に関しては、実際に工事が終わった日や、工事を行っていた期間として工期を記載してください。

現場名・工事場所

現場名・工事場所は、工事を行ったお宅の名前やビル名、店舗名と住所を記載します。特定の箇所のみの工事を請け負った場合は、工事場所まで記載しましょう。例えば「ベランダリフォーム工事」「システムキッチン取り付け工事」などです。

金額

金額には、契約の際に定められた工事請負金額を記載してください。材料費も合わせて記載します。なお、工事に伴い発生した人件費は、ここには含まれないため注意してください。
金額を記載する欄がない場合は、仕入れ先から領収書・納品書を発行してもらい、そのコピーを貼付しておきましょう。また、ガソリン代や有料道路の利用料金もここに含まれるため、明細を捨てないように注意してください。

工務店の印鑑および担当者名

金額には、契約の際に定められた工事請負金額を記載してください。材料費も合わせて記載します。なお、工事に伴い発生した人件費は、ここには含まれないため注意してください。
工務店の印鑑は、法人の場合は横判と角印を押印し、個人事業主の場合は会社名と認め印を記入・押印します。

工事完了写真

工事完了写真は、元請け業者によって求められることがあります。
工事完了写真は工事を行った証明となるため、工事完了後に不備が見つかったときなどに活用されます。特に修繕工事や改修工事を行う場合、工事前後の両方の写真を用意しなければなりません。
そのため、工事写真が必要であるかどうかは、工事が始まる前の段階で確認しておきましょう。

以上の項目は、基本的にどの工事完了報告書でも必要となる項目であるため、エクセルで作成する際は抜け漏れのないように注意してください。

工事報告書を作成するときに押さえておきたいポイント

工事完了報告書を作成する際は、費用や材料明細、現場写真など、記載漏れや不備が起きやすい項目に注意が必要です。
正確かつ詳細に情報を整理することで、報告書の信頼性が高まり、トラブル防止や後日の確認作業もスムーズになります。

1. 費用（請負金額、材料費、外注費など）

工事完了報告書に記載する費用は、契約時の請負金額だけでなく、材料費や外注費なども含める必要があります。
経費の計上漏れがあると、後で発注者から指摘される可能性があります。
エクセルで管理する場合は、費用ごとにセルを分け、合計金額を自動計算する仕組みを作るとミスを防ぎやすくなります。また、領収書や請求書などの添付資料も整理しておくことで、報告書の信頼性を高められます。

2. 材料費の内訳

材料明細は、工事に使用した資材の種類や数量、単価を具体的に記載することが重要です。
材料の過不足や誤表記があると、請負金額と食い違いが生じる原因になります。エクセルを使う場合は、材料ごとに行を分けて計算式を設定すると自動で合計金額が算出でき、手入力のミスを防止できます。
材料明細は将来の再発注や修繕計画にも活用できる重要な情報です。

3. 工事前後の写真

工事完了報告書には、工事前後の写真を添付することが推奨されます。写真は工事が適切に行われたことの証拠となり、トラブル防止に役立ちます。
エクセルで作成する場合は、写真を直接貼り付けるか、ファイル名とリンクを記載して参照できるようにすると便利です。
特にリフォームや改修工事では、工事箇所のビフォー・アフター写真を揃えておくと報告書の説得力が増します。

建設業で求められる工事完了報告書の基本ルール

工事完了報告書を効率よく、正確に作成するには、通し番号や請負金額の記載、工期設定などの基本ルールを押さえることが重要です。
これらのポイントを意識することで、報告書が見やすく、管理や保存も簡単になります。

1. 通し番号をつける

複数の工事完了報告書を管理する場合、通し番号を付けることで整理が容易になります。エクセルでは自動で番号を振る設定が可能です。
通し番号は報告書の検索や参照時に役立ち、同一案件や同一現場で複数の報告書が存在する場合でも混同を防げます。
番号の付け方は年度＋工事番号など規則を決めて統一すると、社内での管理もスムーズです。

2. 請負金額は契約時に決定した金額を記入

工事完了報告書に記載する請負金額は、契約書で定められた金額を正確に反映させます。
材料費や追加工事費があれば別欄に記載し、総額との差異が明確になるようにします。
エクセルでは契約金額を固定値として入力し、追加費用や消費税などを自動計算できるように設定すると計算ミスを防げます。正確な金額記入は報告書の信頼性向上につながります。

3. 取引の内容・条件を具体的に記載

工事完了報告書には、取引の条件や工事内容を具体的に記載することが大切です。
施工範囲や使用資材、工期などを詳しく記すことで、後日のトラブル防止や契約内容の証拠となります。
エクセルでは備考欄を用意し、各工事ごとに詳細情報を入力すると見やすく整理できます。特に複数の取引条件がある場合は、箇条書きで整理すると分かりやすくなります。

4. 無理のない工期を設定する

報告書には、工事の開始日・完了日を明記しますが、無理のない工期を設定することが重要です。
実際の作業日数や現場の状況を反映させ、天候や資材調達の遅れを考慮したスケジュールを組むとトラブルを防げます。
エクセルではガントチャートを使って工期を視覚化することで、現場関係者との認識のずれを減らせます。適正な工期設定は信頼性にもつながります。

5. 工事完了報告書の提出・保存方法

報告書は、提出先ごとに適切な方法で提出・保存する必要があります。
紙媒体の場合は原本保管、電子データの場合はサーバーやクラウドにバックアップを取ります。
エクセルで作成した場合も、ファイル名を統一して保存し、旧ファイルと混同しないよう管理することが大切です。適切な提出・保存は、後々の問い合わせや監査に対応するための重要なポイントです。

エクセルで工事完了報告書を作るデメリット

エクセルを活用すれば、工事完了報告書は簡単に作成できます。一方で、エクセルを利用するデメリットもあるため注意しなければなりません。ここでは、エクセルで工事完了報告を作成するデメリットについて解説します。

大容量データを管理する必要がある

エクセルは、1つのファイルで複数のシートを作成できるため、工事のたびに工事完了報告書を追加することができます。
一方で、1つのファイルにシートをどんどん増やしていくと、読み込み時間がかかるため、使い勝手が悪くなります。また、容量が大きくなるとサーバーの負担も大きくなるでしょう。

一方で、工事完了報告書を1つずつエクセルファイルに分けて作成する場合、ファイルの読み込み自体はスムーズに行えます。しかし、それでも工事完了報告書の数が増えていけばいくほどサーバーへの負担は大きくなります。
このように、エクセルで工事完了報告書を作成すると、増えていくファイルやデータをどのように管理するのか検討しなければなりません。

新旧ファイルの管理に手間がかかる

エクセルは、リアルタイムでの情報共有には適していないため、共有にタイムラグが発生し、新旧ファイルの管理が面倒になる可能性があります。
例えば、編集作業中の情報は作業を行っている人以外は確認できません。そのため、編集作業中にファイルを開いた人が古い情報を、最新の情報と勘違いしてしまう可能性もあるでしょう。
また、ファイル名のつけ方が統一されていないと、どれが最新のファイルなのか、逆にどれが古いものなのかがわかりにくくなってしまいます。さらに、個人のパソコンで更新作業を行っている場合、作業後に共有サーバーへのアップロードを忘れてしまう恐れもあるでしょう。
このように、エクセルを利用する場合、新旧ファイルをどのように管理するのか事前に検討しておかなければ、後々トラブルにつながりかねません。

入力ミスが起こりやすい

エクセルで工事完了報告書などの資料や帳票を作成する場合、データは基本的に手入力となるため、入力ミスが起こる可能性があります。
具体的には、データを入力するセルを1列・1行間違えてしまう、数値の入力ミスなどです。また、作業途中に誤って数式を削除してしまうケースも考えられます。
特に膨大なデータを目視で確認して入力する場合には、人が作業する以上、リスクは常に伴うでしょう。
入力ミスを防ぐためには、チェック体制の整備が欠かせませんが、チェックに時間をかけるとなると、業務効率が低下してしまいます。

工事完成報告書に関してよくある質問

工事が終了した際には、その内容や成果を記録・報告するためにさまざまな書類が作成されます。
代表的なものが「工事完了報告書」と「工事完了届出書」ですが、それぞれの提出義務や目的、活用される場面は異なります。混同しやすいこれらの書類について、よくある質問を取り上げて整理していきます。

工事完了報告書は義務ですか？

工事完了報告書は、法律上必ず提出が義務付けられる書類ではありません。ただし、発注者や施工契約上のルールとして提出が求められることが多く、工事内容や進捗、成果物の確認・記録のために作成されます。
提出することで、トラブル防止や施工の証跡としても活用可能です。

工事完了届出書とは何ですか？

工事完了届出書とは、建築物や工事が完了したことを行政機関に報告するための書類です。
建築確認や許可を受けた工事に対して提出が義務付けられる場合があり、完了時の検査や承認手続きを円滑に進めるために使用されます。施工管理上の公式記録としても重要です。

完了届と完了報告書の違いは？

完了届は行政向けの提出書類で、建築や工事の終了を公式に報告する目的があります。一方、完了報告書は発注者や社内向けに作成するもので、工事内容や進捗、成果物の詳細を記録・確認するための文書です。目的と提出先が異なる点が主な違いです。

工事完了報告書の作成にはAnyONEがおすすめ！

エクセルは多くの企業で利用されているツールであるため、工事完了報告書が気軽に作成できます。一方で、先述の通り作成や管理に手間がかかることも事実です。エクセルを利用することで発生するデメリットを避けたい場合、業務管理システムを使った工事完了報告書の作成がおすすめです。ここでは、おすすめのシステムとして「AnyONE（エニワン）」を紹介します。

データ更新と同時に情報共有可能

AnyONE上でデータの更新を行うと、他の従業員もリアルタイムで更新された情報を確認できます。スマートフォンアプリにも対応しているため、外出先や現場から確認することも可能です。タイムラグなしで情報共有できるため、新旧の情報に惑わされる心配もありません。

写真管理も簡単

先ほども説明しているように、工事完了報告書作成にあたっては、工事完了写真が必要となるケースがあります。特に、修繕工事や改修工事となると、撮影する写真の枚数も多くなり、写真管理が大変です。
AnyONEでは、資料の作成・管理だけでなく写真を効率よく管理・共有できる機能が備わっています。例えば、ツリー型で階層ごとに写真管理ができ、各階層に「階層名」や「分類名」を設定できるため、必要な写真をすぐに見つけられるでしょう。

まとめ

今回は、工事完了報告書の概要から、エクセルで作成する方法、エクセル利用に伴うデメリットなどについて解説しました。工務店の業務において工事完了報告書は欠かせないものです。記載すべき項目はある程度決まっているため、今回紹介した内容を参考に報告書作りに取り組んでみてください。また、エクセル利用に伴うデメリットを回避したい場合は、AnyONEのような業務管理システムの利用もおすすめです。

業務管理システムの導入を検討している方は、AnyONEを含めた他社システムとの機能比較を行っている以下の記事もご覧ください。