建設業では、一般的に「工事写真（施工写真）」を保存・管理します。
現場の資料として取引先や顧客に送ることがあります。
写真のデータが大きいと挿入したエクセルのデータも大きくなり、メール送信に時間がかかったり、送れず煩わしさを感じている方もいるはずです。

今回は、写真の保存先別のメリット・デメリット、エクセルの写真データの圧縮方法などについて解説します。

工事写真データ保存先ごとのメリット・デメリット

建設業は、現場で工事写真を撮影し、現場の進捗状況を記録します。
工事写真について、詳しくは工事写真を管理する目的や方法についての記事で解説しています。

工事写真は単体でファイルにまとめて保存したり、工事写真台帳を作成して保存しますが、現場数や工程数が増えると工事写真のデータ量も膨大になります。

データの主な保存先は、「外付けハードディスク」や「共有サーバー」、「オンラインストレージ」などです。
以下では、保存先別にメリット・デメリットを解説します。

　外付けハードディスク

外付けハードディスクとは、パソコンと本体をケーブルで接続して使用する、データ保存機器です。

　　外付けハードディスクのメリット

外付けハードディスクは、大容量のファイルを扱いやすく、端子（USB・Thunderboltなど）に接続するだけで利用できます。
接続が簡単なため、重要データのバックアップを取る場合や、故障時のハードディスクを交換する場合に便利です。
価格についても、1GBあたりの値段が安価です。

また、セキュリティ面では、オフラインで情報を保存するため、インターネット経由のハッキングなどにさらされる危険もありません。

　　外付けハードディスクのデメリット

外付けハードディスクは、物理的な機器のため、落としたり、ぶつけたりすると故障する恐れがあります。

外付けハードディスクには、小型ポータブルタイプと、据え置きタイプの2種類があります。
小型ポータブルタイプは、持ち運ぶこともできますが、USBメモリやDVDと比べてサイズ・重量ともに持ち運びにくいです。
据え置きタイプは、ポータブルタイプより大きく、そもそもコンセントが必要となるため、持ち運びに向きません。

　共有サーバー

共有サーバーとは、複数のパソコン（ユーザー）がひとつのサーバーを使用するものです。

　　共有サーバーのメリット

共有サーバーは、社内で情報共有をすることが容易です。
ネットワーク上でデータを共有することで、他の従業員が確認することができます。
外付けハードディスクは、その本体がなければ、データを読み込むことができません。

データ容量も大きく、TB（テラバイト）を超える容量を保管することも技術的に可能です。
共有サーバーなら、社内の膨大なデータを保存できるでしょう。

　　共有サーバーのデメリット

優れた機能・容量を持つ共有サーバーを構築するためには、費用がかかります。
予算を確保する必要があるでしょう。

セキュリティ面では、インターネット経由でサーバーに情報を共有するため、外部からのハッキングや、情報漏えいリスクが伴います。そのため、セキュリティ対策が欠かせません。

　オンラインストレージ

オンラインストレージ（クラウドストレージ）とは、インターネット上に情報を保存するものです。

　　オンラインストレージのメリット

オンラインストレージは、専用サーバーの設置が要らないため、初期費用を抑えることができます。
物理的なサーバーではないため、災害などで故障もしません。

インターネットに接続することで、いつでもどこでも情報にアクセスできます。
共有サーバーより情報共有のしやすさには優れているでしょう。

データ保管の面では、サーバーへのアクセス履歴を記録し、バックアップ機能を付与することも可能です。

　　オンラインストレージのデメリット

オンラインストレージサービスは、業界業種問わずに提供されています。
定型の設計で提供されるため、自由にカスタマイズすることが難しいです。
カスタマイズを希望する場合は、変更に時間や費用がかかるかもしれません。

セキュリティ面では、サーバーがインターネットに依拠するため、リスクが伴います。
ID・パスワードの管理、定期的な変更を行いましょう。

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エクセルの写真データを圧縮する方法

工事写真をエクセルに載せて保存する場合、写真データが大きいと処理に時間がかかってしまいます。
写真を圧縮すると、データを軽くすることができます。
ここでは、圧縮方法について解説します。

　ステップ1：圧縮したい写真をクリックする

まずは、エクセルに写真を挿入してください。
圧縮したい写真をクリックしましょう。
クリックで選択できなければ、ダブルクリックを試してください。

　ステップ2：「図の書式設定」の「図の圧縮」をクリックする

次に、ツールバーから「図の書式設定」をクリックします。
メニューが表示されるため、「図の圧縮」を選びましょう。

　ステップ3：圧縮のオプションを選択する

「図の圧縮」の詳細が表示されたら、圧縮オプションを選んでいきましょう。

「画像の品質」では、用途に応じた品質を選べます。
メールに添付してエクセルを送る場合は、「メール」を選びましょう。

エクセル内の写真すべてを圧縮したい場合は、「設定対象」で「このファイル内のすべての画像」を選択しましょう。

　ステップ4：OKをクリックして保存する

オプション設定が完了したら、「OK」をクリックします。
写真が圧縮されたらデータを保存しましょう。

操作が不安な場合は、「名前をつけて保存」をすると、元のエクセルファイルを残すことができます。

　ステップ5：データ容量を確認する

写真の圧縮成功しているか、エクセルファイルの容量を確認しましょう。
エクセルファイルを右クリックし、オプションから確認できます。

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AnyONEで工事写真を圧縮管理

エクセルで写真圧縮は行えますが、最低限の圧縮機能となっています。
そこで、建設業に特化した業務効率化ソフト「AnyONE」で、写真を圧縮管理することをおすめします。
AnyONEは、写真の圧縮だけでなく、情報管理に利用できる機能がついています。

　圧縮保存

写真の圧縮時に、写真のサイズを指定したり、JPEGに変換して圧縮できます。
つまり、圧縮率を決められるため、希望に合うサイズに圧縮が可能となります。

　簡単に2次保管

AnyONEは、写真データを整理して保存できます。
現場が完工し、しばらく使用する必要がなくなった写真データを、ハードディスクなど、別の場所に保管することも可能です。

　効率的に管理・共有

保存先は、階層や分類で分けて選べます。
保存の操作も、ドラッグ＆ドロップで簡単に行えるため、効率的に画像の管理ができるでしょう。
「どこに何のデータがあるか」を把握しやすく、管理・共有が簡単です。

　アルバム作成

複数の写真をアルバムとして保存・印刷することも可能です。
現場ごとの写真をまとめて、アルバムを作成してもいいでしょう。
アルバムにはメモ機能が備わっているため、引き継ぎ点などあれば、コメントを入れることができます。

まとめ

工事写真の保存先別メリット・デメリットや、エクセル上の写真の圧縮方法、さらには工事写真を管理するおすすめの方法を解説しました。
エクセルだけで工事写真を保存・管理を行うには手間がかかります。
効率化するために、AnyONEなどの業務支援ツールを活用してみてはいかがでしょうか。

各社が提供する業務支援ツールについては、下記のページで比較しています。
検討時の参考にしてみてください。