現場の管理者が業務の進捗状況や課題を把握するためにも作業日報は欠かせません。作業日報は、エクセルや業務効率化ソフトを使って作成可能です。

この記事ではエクセルを使った作業日報の作り方について解説します。また、エクセルを利用することに伴うデメリットと、その解消に役立つツールも取り上げているため、参考にしてください。

作業日報とは？

作業日報とは、その日に行った作業を上司に向けて報告するための文書のことです。作業日報を書くために従業員はその日の作業を振り返り、課題や反省点を洗い出します。課題や反省点を翌日からの業務に活かすことで改善につながるでしょう。

また、作業日報を受け取る上司も、業務管理や現場の実態把握などに活用でき、必要に応じてアドバイスすることもできます。

作業日報を作成する目的は、「労働実態の見える化」による労働環境の改善および生産性の向上といえるでしょう。
作業日報自体は業務に直接影響するものではありませんが、工務店の業務に欠かせない重要なものです。

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　 記載する項目

エクセルで作成する場合、まずは作業日報に必要な項目を洗い出しましょう。具体的には以下のようなものです。

● 日付
● 社員番号
● 部署
● 氏名
● その日の業務内容
● 行動記録（時間、項目、内容）
● 感想・振り返り
● 明日の予定
● 上司のコメント　など

行動記録は、「●時〜●時は××をしていた」というように時間単位での行動を記載できるようにすることで、より詳細な日報となります。
また、行動記録や感想・振り返り、上司のコメントなどは、必要に応じてスペースを調整してください。例えば、行動記録は簡潔に記載し、感想・振り返りをしっかりと書いてもらいたい場合は、行動記録のスペースを小さくするなどしましょう。スペースを任意で調整できる点はエクセルで作成するメリットの一つです。

【エクセル】作業日報を作る方法

作業日報は、法律でフォーマットが定められているわけではなく、任意のフォーマットを用意することとなります。
インターネットを検索すれば、テンプレートをダウンロードすることもできますが、自社にあった形の作業日報が必要な場合は、エクセルで作成するといいでしょう。

日報のフォーマットを1つ作成すれば、あとはそれをコピーするだけで毎日作業日報が作成できます。
なお、項目に関しては特に決まりがあるわけではないため、上記の項目を参考に、必要に応じて追加・削除してください。

　 セルを方眼紙設定する

新規のエクセルを開いたら、セルを方眼紙設定しましょう。

全体を選択し、ホームタブの［書式］＞［列の幅］で、セルの幅を「2」に設定。
この作業で、セルが正方形に近い形になります。

【全体を選択するショートカットキー】
Window：［Ctrl］＋[a] Mac：［⌘］＋[a]

　 A4用紙表示する

下記の手順でエクセルの画面をA4表示にして、作業日報の完成形をイメージしやすいようにします。

表示タブの[ページレイアウト]をクリックすれば、A4で印刷する際のページが1枚ごとに表示されます。

　 項目を記載

先ほど紹介した記載項目のうち自社に必要なものを選び、入力します。
項目を入力したのち、セルの結合や罫線の設定を行い、社員が日報の内容を記入しやすいようにしましょう。

エクセルで作業日報を作るデメリット

エクセルは多くの企業で利用されているツールであるため、作業日報作成を気軽に扱える点が特長ですが、デメリットも少なくありません。ここでは、エクセルを利用して作業日報を作成するデメリットについて解説します。

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　 事務所まで戻らないと書けない

エクセルで作業日報を作成する場合、社内サーバーで保管、管理することになるケースが多いため、事務所まで戻る必要があります。

例えば、「現場での作業はすべて終わっており、あとは作業日報を書くだけ」という状況でも、作成のために事務所に戻らなければならなくなります。
このような状況は作業員の手間となり、業務効率も低下させてしまうため、望ましくないでしょう。

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　 上司にすぐ確認してもらえない

社内サーバーで作業日報を管理するとなると、社内からしかアクセスできないため、上司にすぐに確認してもらえない可能性があります。
例えば、上司が取引先の打ち合わせに出かけ、そのまま直帰したとなると、作業日報の確認までに時間がかかります。作業日報の内容によっては、その日のうちに読んでもらいたいこともあるでしょう。
上司の確認までにタイムラグが発生する可能性がある点はエクセルを利用するデメリットといえます。

　 フォーマットに合わせなければならない

エクセルで作業日報を作成する場合、従業員はエクセルのフォーマットに沿って情報を入力しなければなりません。そのため、場合によっては情報を無理やり詰め込むようなことも起こってしまうでしょう。
例えば、1日の行動記録が多いにもかかわらず、行動記録を記載する欄が少ないと、記載するスペースを確保できず十分に記録を取ることができません。これでは作業日報を作成する意味がなくなってしまいます。

また、作業員の中には、行やセルを追加して自分でフォーマットを変える人もいるかもしれませんが、フォーマットの変更によって書式が崩れるおそれもあります。
このように、エクセルで作業日報を作成した場合、フォーマットの柔軟性が不十分となってしまうでしょう。

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作業日報の作成にはAnyONEがおすすめ！

作業日報はエクセルでも作成できますが、効率よく作成するのであれば、業務管理システムの利用がおすすめです。ここでは、作業日報を作成したい工務店におすすめの業務管理システムとして「AnyONE（エニワン）」を紹介します。

　 営業活動もわかりやすく記録できる

工務店の営業担当者は、自身の営業活動をお客さまの情報に紐付けして管理できます。「どこの誰に対する営業活動なのか」がすぐにわかるため、上司も業務状況の把握が行いやすくなるでしょう。また、入力内容が多くても、エクセルのように無理やり情報を詰め込む、フォーマットを修正する、といったことも必要ありません。そのほかにも、日報では活動区分の色分け設定ができるため、視覚的にもわかりやすい日報となります。

　 全体の活動状況が一目でわかる

上司が部下の作業日報を確認する場合、一つ一つを細かく確認するだけの時間が十分に確保できないケースもあるでしょう。しかし、AnyONEには、従業員の日報が確認できる「日報照会機能」が付いています。具体的には以下の図のようにそれぞれの活動状況が一覧となって表示されるため一目で各従業員の業務状況が把握できるでしょう。

そのほかにも、日報を共有できるため、業務管理や労働環境改善に取り組む際の資料としても活用可能です。

まとめ

今回は、工務店における作業日報の概要から、エクセルで作成する際の方法とデメリット、おすすめのツールについて解説しました。作業日報は業務管理や現場の実態把握、労働環境の改善に役立ちます。
エクセルを使用すれば手軽に作成できますが、デメリットがある点には注意しなければなりません。エクセルのデメリットを避けたい場合は、AnyONEなどの業務管理システムの利用を検討してみてください。

なお、業務管理システムに興味がある工務店の担当者は、AnyONEを含めた各社から提供されている業務管理システムの機能比較を行った以下の記事もご覧ください。