【建築】営業日報アプリの導入効果は?種類と選び方も紹介

【建築】営業日報アプリの導入効果は?種類と選び方も紹介

営業日報とは、毎日の業務をほかの従業員に共有したり、記録したりするための日誌のことです。
建築業界においては、業務の進捗確認やトラブルの早期発見ができるため、「営業数字の達成」「工事現場の予定通りの完成」につながる重要な資料といえるでしょう。

しかしながら、営業日報の作成・共有には時間がかかり、日誌の長期的な保管にも手間がかかります。
これらの時間や手間を省くことに便利なのが「営業日報アプリ」などのITツールです。営業日報アプリは、無料・有料といった予算面も大切ですが、それ以上に自社の課題を解決できるかどうかが重要となってきます。自社の課題を踏まえつつ、適切な営業日報アプリを選びましょう。

営業日報アプリの種類

営業日報アプリの種類

営業日報アプリには、主には以下4つの型が存在しています。それぞれ特徴に違いがあるため、詳しく解説します。

 日報特化型

最もシンプルな営業日報アプリで、基本的に日報以外の機能が備わっていません。
日報機能以外の機能を削ぎ落としているため、操作画面がシンプルでわかりやすく、使いやすさの面で優れています。
「とにかく営業日報の作成で困っている」という企業にはおすすめです。

 営業支援・顧客管理システム型

売上の目標達成を目指すために、営業にかかわるさまざまな機能が備わったアプリです。
「営業支援システム(SFA)」や「顧客管理システム(CRM)」といった機能を主としながら、営業日報の作成・共有などを行えます。

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「営業支援システム」は見込み客とのアポイントや訪問先の管理、報告書の作成などに役立ちます。
一方の「顧客管理システム」は、顧客情報の管理や、クレーム・問い合わせのサポートなどに役立ちます。

 グループウェア型

グループウェアとは、企業における情報共有やコミュニケーションを効率的かつスムーズにしてくれるシステムです。
グループウェア型の日報アプリには、業務管理や予定表・ファイルの共有、社内外へのメール機能が備わっています。
日報以外でも企業内のコミュニケーションを円滑にしてくれる便利なシステムといえるでしょう。

 社内SNS(ビジネスチャット)型

社内SNSは、従業員同士のメッセージやファイル共有などを簡単にできるアプリです。チャット機能が充実しているために「ビジネスチャットツール」と呼ばれることもあります。
気軽に日報の報告やフィードバックができることが特長です。

営業日報アプリの選び方

営業日報アプリの選び方

営業日報アプリを選ぶときは、現場の従業員が使いやすいと感じるかどうかと、営業日報以外の機能は優れているかという点に注目しましょう。

 現場の従業員が使いやすいか

導入した営業日報アプリによって、最も業務の影響を受ける人は現場の従業員です。
そのため、現場の従業員が「営業日報アプリを使いやすいか」、「いかに業務を効率化できるか」で導入を判断しましょう。
いくら最終的な見栄えが良くても、入力の手間がかかりすぎては、従業員にとって使いづらいものとなってしまいます。
比較検討時には、従業員に操作性を確かめてもらうことをおすすめします。

 営業日報以外の機能は優れているか

「日報特化型」以外のアプリは、基本的に営業日報だけでなく別の機能を有しています。
「それらの機能が自社の課題を解決してくれるか」あるいは「営業日報機能だけのアプリで十分なのか」などを総合的に判断しましょう。
「営業日報の作成・共有に時間と手間がかかる」ということは部分的な課題にすぎず、業務全体をITツールで効率化する必要があるかもしれません。

営業日報アプリの特徴

営業日報アプリの特徴

営業日報アプリは、時間・場所の制限がないためスピーディーに情報を共有できます。また、情報は蓄積されるため、営業のノウハウを社内で活用できるという特徴があります。

 時間・場所の制限がない

手書きあるいはエクセルファイルの日報では、作成と同時に従業員に共有することが難しくなるため時間・場所といった制約を受けやすくなります。
手書きなら従業員に直接見てもらうか、PDFにスキャンして共有しなければなりません。エクセルファイルもメールなどに添付して送る必要があるでしょう。

その点、営業日報アプリは基本的にインターネットにつなげて営業日報を作成・共有することができます。
いつでも、どこでも営業日報を作成・共有することができ、より効率的に業務を進めることができるでしょう。

 スピーディーな情報共有

「日中は顧客先に訪問して打ち合わせ、夕方の遅い時間にようやく事務所に戻ってこれから営業日報を作成…」といった形で遅くまで仕事をしてはいませんか。
また、遅い時間に営業日報を提出しても、上司に見てもらえず確認するのが翌日になってしまうということもあるでしょう。

営業日報アプリは、パソコンやスマホから営業日報の作成・共有が可能となるため、たとえ外出先・出張先からでも対応することができます。スピーディーに情報共有をして、急なトラブルにもすぐに対応できるでしょう。

 情報の蓄積

アプリで作成した営業日報は、電子データとして保存・管理することができます。
売上の目標達成につながった場合や、トラブルを解決できた場合など、営業日報を通してそれらのノウハウを社内に蓄積することができるでしょう。
業務をより良く改善することができ、会社の資産として活用できるようになるはずです。

AnyONEで営業日報管理

AnyONE公式サイト

業務改善に役立つ営業日報アプリにはさまざまなサービスがありますが、工務店・建築業の業務効率化に特化している「AnyONE(エニワン)」がおすすめです。

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 外出先で日報の確認・追加ができる

AnyONEは、外出先から日報の確認・追加を行えます。
スマホからアプリを操作できるため、パソコンを開くことができない場合でも柔軟に対応できます。
例えば、打ち合わせ中にスケジュールが変わった場合は、スマホから予定の追加・変更が可能です。営業担当者に便利な機能といえます。

 顧客情報や状況をチェックできる

顧客の住所・連絡先といった基本情報から、営業の具体的なやり取りまでチェックすることができます。
これらの情報を確認することで、営業担当者でなくても顧客からの問い合わせに対応することも可能です。
「営業担当に聞かないと顧客対応がわからない」といった情報の属人化を防ぐことにもつながるでしょう。

 現場写真をその場で撮影・共有できる

現場の写真を社内で共有するためには、通常であればスマホで撮影した写真を一旦パソコンに送ってから共有する必要があるでしょう。
しかし、AnyONEを使うことで、その場で写真を社内で共有することができ、業務の非効率を改善できるでしょう。
また、取引先にもアクセス権限を与えることで、代わりに写真の撮影・共有を行ってもらうことも可能となります。

この他にも営業日報アプリを利用することで、効率的に営業日報の管理を行うことができるでしょう。

まとめ

AnyONEで営業日報管理

営業日報アプリを利用することで、工務店など建築業の業務をより良く改善することができます。営業日報アプリの種類を理解したうえで、自社にとって最適なサービスを選ぶといいでしょう。

しかしながら、さまざまなサービスが登場しているために、それらをすべて比較検討するとなると骨が折れるでしょう。
そこで、各サービスの機能を比較したページを下記に用意しました。検討時の参考にしてはいかがでしょうか。

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