AnyONEで見積書に捺印!電子印鑑のメリットと作成方法

AnyONEで見積書に捺印!電子印鑑のメリットと作成方法

工務店業務で使用する見積書などの書類には、印鑑を押すことがこれまで一般的でした。
しかし、昨今ではその常識が変わりつつあり、新たに「電子印鑑」が各企業に浸透しつつあります。

今回は、見積書における印鑑の役割・必要性、電子印鑑が広まった背景やメリット、作成方法などについて解説します。

見積書の印鑑の役割・必要性とは

見積書の印鑑の役割・必要性とは

まずは、従来の見積書における印鑑の役割・必要性について解説します。

 押印・捺印とは

書類にサインする方法の代表例として、「押印」や「捺印」を挙げられるでしょう。
「押印」とは、自筆以外の方法で名前を書類に記載することをいい、印鑑を押したり、代筆された名前などが当てはまります。
一方で、「捺印」とは、「署名捺印」の略語であり、印鑑に加えて直筆のサインを書類にすることをいいます。
押印と捺印を間違えると、取引先によっては契約を結ぶことができないため、注意してください。

 印鑑の役割・必要性

結論を言うと、見積書における印鑑は必要ありません。
印鑑の有無に関係なく、見積書はその効力を発揮することができます。

では、印鑑の役割とはなんでしょうか。
実は、「書類の信用度を高めること」を目的とします。

たとえば、請求書に印鑑が無かった場合、「請求書は本当にその企業や担当者が作成したものなのか」を証明することが難しいでしょう。
「架空の会社から請求されていた」「担当者が私的に請求していた」といった不正につながるリスクがゼロではありません。
書類に印鑑があることで、「会社や担当者が責任を持って発行した正式な書類である」という信用につながります。

こういった背景から、「印鑑の無い書類を認めない」といった社内規定を設けている企業も存在します。
そのため、さまざまな企業と取引のある工務店においては、押印あるいは捺印済みの見積書を扱うことが望ましいといえるでしょう。

もっと詳しく知りたい方は、見積書における印鑑の役割や種類について解説している記事をご覧ください。

見積書の印鑑は必須?印鑑の役割・種類と作業効率をあげる方法とは

見積書の印鑑は必須?印鑑の役割・種類と作業効率をあげる方法とは

主流は電子印鑑

主流は電子印鑑

しかしながら、毎回書類を印刷して押印するだけでなく、郵送する時間や手間がかかってしまいます。
こういった非効率を改善するために注目を集めているのが、「電子印鑑」です。
電子印鑑により、紙面ではなくオンライン上で書類への押印を完結させることが可能となりました。

また、2019年末から世界的に流行した新型コロナウイルス感染症の影響により、在宅勤務やリモートワークなど、対面ではなくオンラインで業務を進める企業が増えています。
こういった社会的背景も後押しとなり、法律相談サイト「弁護士ドットコム」が展開する電子契約サービス「クラウドサイン」の利用企業数は、2019年から2020年4月までに約3.1倍、6,500社へと急増しました。
このように、今後もオンライン業務への対応のため、電子印鑑が国内の企業で浸透していくと考えられるでしょう。

 電子印鑑とは

そもそも「電子印鑑」とは、インターネット上やパソコンで使用できる印鑑のことです。
電子印鑑は、基本的に、物理的な印鑑ではなくデータとして扱われます。

 電子印鑑のメリット

電子印鑑のメリットには、「業務効率化」「破損・紛失リスクの軽減」「コストカット」を挙げられます。

  業務効率化

見積書などの契約書類は、毎回プリントアウトして押印し、郵送などで取引先に送るといった流れとなります。
取引先からの返送も待たなければならないため、時間や手間がかかっていました。

電子印鑑の場合、オンライン上の電子書類に押すだけで完了となり、メール添付ですぐに取引先に書類を送ることができます。

  破損・紛失リスクの軽減

印鑑を使用していると、物理的に破損したり、紛失するといったリスクが伴います。
破損・紛失における対応に手間や時間だけでなく、コストもかかってくるでしょう。

その点、電子印鑑はデータとして管理できるため、破損・紛失のリスクを軽減できます。

  破損・紛失リスクの軽減

印鑑を使用していると、物理的に破損したり、紛失するといったリスクが伴います。
破損・紛失における対応に手間や時間だけでなく、コストもかかってくるでしょう。

その点、電子印鑑はデータとして管理できるため、破損・紛失のリスクを軽減できます。

  コストの削減

紙面の書類では、用紙代やインク代、郵送費などの費用がかかります。
しかし、電子書類ではこれらの費用が要らないため、コスト削減につながるでしょう。

電子印鑑のメリット以外も知りたい方は、電子印鑑の役割や注意点について説明している記事を参考にしてください。

 電子印鑑の作成方法

印影画像だけの電子印鑑は、主に3つあります。

<印鑑をスキャンして取り込む>
紙面上に印鑑を押印して、プリンターなどでスキャンして取り込む方法です。

<フリーソフトを利用する>
WEB上のフリーソフトを利用して、電子印鑑を作成する方法です。
主なフリーソフトには、「Web認印」や「クリップスタンプ」、「パパッと電子印鑑free」などを挙げられるでしょう。

<インターネット上で購入する>
インターネット上で完成品として販売されている電子印鑑を購入する方法です。

予算や用途に応じて、適切な方法で電子印鑑を作成しましょう。

AnyONEで見積書に押印

AnyONE公式サイト

電子印鑑を見積書で使う場合に、おすすめしたいのが業務効率化ソフト「AnyONE(エニワン)」です。
AnyONEは、全国2,700社以上の導入実績を誇り、工務店の課題を解決できる機能を有します。

 担当者ごとの印影画像を登録

AnyONEでは、自社内の担当者についての情報を登録できます。
担当者ごとのログイン名やパスワードだけでなく、電子印鑑の印影画像まで登録することができます。
登録方法もシンプルで、画像のように「印鑑登録」から画像を選択するだけです。

対応しているファイル形式は、「JPG形式」や「PNG形式」、「GIF形式」の3つです。
PNG形式では、背景を透過させ、文字の上に重なるよう押印することも可能です。

担当者ごとの印影画像を登録

管理者は、「誰がどの印鑑を使用しているか」を把握することができ、書類のミスに気づくこともできるでしょう。

 押印済の状態で出力

AnyONEでは、見積書以外に「実行予算書」や「注文書」、「請求書」などの書類を発行することができます。
これらの書類に毎回、電子印鑑を押すことも少なからず手間となるかもしれません。

ただ、書類の「押印設定」を有効にすることで、自動的に担当者の電子印鑑が押された状態に変更されます。
押印を忘れることなく、帳票作成業務をスムーズに進めることができるでしょう。

押印済の状態で出力

 テンプレートをカスタマイズ

AnyONEでは、扱う帳票を基本的にエクセルファイルで出力するため、テンプレートをカスタマイズして自社仕様に変更することができます。
つまり、帳票に社印などの電子印鑑を押した状態で、テンプレート化することも可能です。

帳票ごとにテンプレートを複数用意すれば、状況に応じたテンプレートを選ぶだけで、業務を進めることができるでしょう。

まとめ

AnyONEで見積書に捺印

今回は、見積書における印鑑の役割・必要性から、電子印鑑への浸透、電子印鑑の作成方法について解説しました。
今後、業界の主流になる可能性の高い「電子印鑑」をいち早く工務店に導入するため、AnyONEなどの業務効率化ソフトを利用することをおすすめします。

ただ、業務効率化ソフトは、各社がサービスを提供しているため、「どれが自社に効率化をもたらすか」をすぐに判断することは困難です。
今回、各社サービスの機能を比較したページを用意しました。
比較検討時の参考としてみてはいかがでしょうか。

【2021年最新版】工務店向けITツール比較

AnyONEってどんなことができるの?

いつでもお気軽に
お問い合わせください!

チャットでお問い合わせください。

Pagetopボタン