見積書の印鑑は必須? 作業効率化の方法とは?

見積書の印鑑は必須--作業効率化の方法とは?

どの企業でも、見積書を作成する際に印鑑を押しているのではないでしょうか?

見積書の正しい書き方と、賢い作成方法を紹介!

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その一方で、見積書作成に慣れていない人は、どこに印鑑を押せばいいのかわからない人もいるでしょう。この記事では、見積書における印鑑の役割や使用する印鑑の種類について解説します。また、電子印鑑についても解説しているため、見積書の印鑑の種類や押す場所を知りたい、電子印鑑の作り方や使い方を知りたいという方は、ぜひ参考にしてみてください。

見積書における印鑑の役割と種類

見積書における印鑑の役割と種類

そもそも見積書に押印する印鑑はどのような役割があるのでしょうか。また、どのような種類があるのでしょうか。ここでは、印鑑の持つ役割と印鑑の種類について解説します。

 印鑑の役割

見積書に押す印鑑は、取引先相手の信頼を高めるという役割を持っています。企業が発行する見積書に印鑑が押されていると、取引先は、「相手企業の正式な書類」として受け取ります。そのため、この見積書は信頼できるものだと捉えてもらえます。

また、一般的に企業では見積りを受け取り社内の稟議にかけて実際に依頼するかどうかを決定します。稟議では、取引の内容や見積書の内容はもちろん「依頼先として信用できるのか」という点も考慮されるため、見積書に印鑑を押すだけでも、稟議の際の印象が変わってくるでしょう。

 見積書に使用する印鑑

印鑑には、大きく分けて「実印」「角印」「銀行印」の3種類があります。また、それ以外にも「担当者印」や「ゴム印」というものもあります。

実印は、代表印とも呼ばれる印鑑です。会社を設立するタイミングで法人登記を行いますが、この時、代表取締役の印鑑を法務局に登録することとなります。この印鑑のことを実印と言います。

また角印は、社印とも呼ばれる印鑑です。一般的に、見積書を作成する時に押印するのはこちらの印鑑です。角印を押すことによって、会社が正式に発行した書類であるという意味合いを持たせることができます。ちなみに、角印はその形が四角であるため、角印と呼ばれているといわれています。

銀行員は、銀行などの金融機関と預金取引する際に利用する印鑑のことです。
担当者印とは、その業務の担当者が誰なのかを明らかにするために使用する印鑑のことです。そしてゴム印とは、会社の所在地や会社名、電話番号などが記載されている印鑑のことです。ゴム印は他の印鑑とやや性質が異なり、印鑑として使うというよりも、手書きをしなくて済むように使用します。

以上のように、印鑑にはさまざまな種類がありますが、見積書で主に使用するのは角印です。見積書において、角印は会社名や会社所在地の右横に押すのが一般的です。具体的には、角印の印影の中心部と会社名の最後の文字が重なるように押してください。

印鑑は必須ではない

印鑑は必須ではない

見積書に印鑑をいつも押している人が多いのではないでしょうか。しかし、実は見積書において印鑑を押すことは必須ではありません。ここでは、印鑑の法的な効力や印鑑のない見積書の取り扱いについて解説します。

 印鑑の法的効力

万が一見積書に印鑑が押されていなかったとしても、見積書の効力自体に変わりはありません。見積書はあくまでも工事などの代金を見積るだけのものであるため、印鑑の有無によって書類の効力が変わるわけではありません。

いつも見積書を作成する際に、必ず印鑑を押している人は多いでしょうが、押さなくても特に問題はないため安心してください。

 印鑑のない見積書

見積書に印鑑がなくても、法的な効力には影響ありませんが、会社によっては印鑑のない見積書を受け取ってもらえない可能性があります。また「印鑑を押してください」と言われるかもしれません。

これは先述の通り、印鑑を押すことによって取引先が正式な書類である、と認識することがあるためです。そのため、特別な事情がない限りは「あえて印鑑を押さない」ということはしないほうがいいでしょう。

電子印鑑で作業効率アップ

電子印鑑で作業効率アップ

近年では、電子印鑑を使用するケースも増えています。これは、見積書や契約書をインターネット上でやり取りする際に使用する印鑑です。電子印鑑の作成方法は、印鑑をスキャンするほか、見積作成ソフトなどで作成することもできます。
従来の印鑑のように印刷と押印する必要がないため、業務の効率化をはかることができるでしょう。

工務店が業務効率化するには?

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 電子印鑑のメリット

電子印鑑を利用するメリットにはさまざまなものがあります。

例えば、作業の手間が省けるのもメリットのひとつです。従来は見積書を作成して印刷し、印鑑を押して取引先に渡す、というのが大まかな流れでした。しかし、毎回印刷して押印するのは手間がかかります。一方で、電子印鑑であれば、WEB上で押印ができ、押印した見積書はメールに添付してそのまま送付できるため、印刷と押印の手間が省けます。

また、印鑑を使用していると破損や紛失のリスクが常に伴うこととなります。角印を押したいのに壊れてしまっていて押せない、どこにあるのかわからないという状態になりかねません。一方で、電子印鑑であれば、WEB上で保存ができるため破損や紛失の心配がありません。

さらに、印刷にかかる各種コストをカットすることもできます。紙の見積書だと、印刷代や紙代などが発生していましたが、電子印鑑を利用してメールでそのまま見積書を取引先に送れば印刷は不要となります。企業で扱う見積書の数は多いため「塵も積もれば山となる」というように、コストカットも期待できるでしょう。

 電子印鑑の注意点

電子印鑑は、メリットの一方で、利用時に注意すべき点もあります。例えば、電子印鑑は角印などの印鑑と比べて、取引先からの信用度が下がる恐れがあります。
これは、スキャンして作成した電子印鑑の場合、偽造されやすいためです。見積書から印鑑部分をスキャンすれば簡単に電子印鑑が作れる他、シンプルな印影なら無料ツールを使用して作成することもできます。そのため、偽造された印鑑ではないのか、と疑う人も出てくるでしょう。

そのため、電子印鑑を使用したい場合は、事前に取引先の企業が電子印鑑を認めているのか確認するようにしましょう。認めている場合は使用し、認めていない場合は従来の通り紙の見積書に角印を押印するようにしてください。
また、電子印鑑を使用する場合、偽造されるのを防ぐため、押印する際は他の文字に印影がかぶるように押印するようにしましょう。

そのほかにも、セキュリティ面がしっかりとした電子印鑑を作成するとなると、導入コストも発生します。一度作ってしまえば業務効率化が図れますが、初期費用が発生する点には注意が必要です。

まとめ

今回は、見積書と印鑑の関係について解説しました。見積書に印鑑を押印する企業は多いでしょうが、印鑑は必ず押印しなければならないものではありません。印鑑がない見積書でも法的な効力は維持されたままです。一方で、印鑑がないと取引先からの印象が悪くなる恐れがあります。そのため、基本的には印鑑を押印するようにしましょう。

以下の記事では、工務店の業務に活用できるシステムについて、4社が提供するシステムの機能比較を行い、各システムの特徴を解説しています。見積書の作成ができるシステムもあるため、業務効率化に取り組みたい工務店の担当者の方は、ぜひ参考にしてみてください。

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