工事台帳とは? 記載項目や施工管理で作成する目的、方法とは

工事台帳とは? 記載項目や施工管理で作成する目的、方法とは

工事現場における経理作業は、一般的な企業における経理作業とは若干異なります。工事現場は工期が変わる可能性があり、売り上げを計上するタイミングがわかりにくいためです。このような場合に使用するのが工事台帳です。

今回は、工事台帳の概要から具体的にどういった項目を記載するのか、どのような目的で作成するのかについて解説します。「工事台帳って何?」という疑問を持っている方はぜひ参考にしてください。

工事台帳とは

工事台帳
工事台帳とは、簡単にいうと、工事現場ごとに取引内容が詳しく記載されている台帳です。それぞれの建設現場における未完成工事支出金もしくは、完成工事原価に関して、材料費、労務費、外注費、経費の順番で台帳に書きこみ、お金の動きを管理しています。
工事台帳は、現場によっては「工事管理台帳」や「工事原価台帳」「工事原価管理台帳」と呼ばれることもありますが、どれも意味は同じです。

建設業界は他の一般的な企業とは経理のおこない方が異なります。これは現場によって工期に違いがあるほか、天候や計画変更の影響により、当初の予定よりも工期が伸びるケースがあり、売り上げを計上するタイミングが掴みにくいためです。

また、建設業では「建設原価内訳書」という資料を使うことで、工事原価を算出します。ただ、このやり方だと工事別の労務費や外注費などを把握することが難しいでしょう。
そこで、工事台帳を使用します。そうすることで、取引ごとの各種費用項目の詳細が分かるほか、工事の進捗状況を把握できるようになります。
また、税務調査や労災保険の申告などの際に提出する資料としても活用できます。工事台帳があれば、お金の管理はもちろん利益を残すことを意識した経営をできるようになるでしょう。

工事台帳に記載する項目(費用)

工事台帳に記載する項目(費用)
工事台帳には、以下の4つの費用項目を記載することとなります。
・材料費
・労務費
・外注費
・経費
これら4つの費用項目の概要について解説します。

 材料費

材料費とは、その名の通り工事を行うにあたって仕入れた材料にかかる費用です。工事台帳では、材料に対してかかった費用は、もちろん、取引にかかる費用も含めて記載します。

 労務費

労務費は、自社で雇用している作業員の給料や賃金などです。注意点すべきことは、労務費は建設作業をおこなっている作業員に対して発生するものであり、建設現場の事務所などで事務作業をしている事務員は含まれてない点です。

 外注費

外注費とは、自社が雇用している作業員以外の人に支払う費用です。工事現場においては、下請け業者の人や一人親方など、さまざまな人たちが一緒に働いています。工事を受注している企業にとって、これらの人材は外注となるため、外注費が発生します。

 経費

経費は、工事現場で発生する費用のうち、材料費・労務費・外注費に当てはまらない費用です。例えば、重機を借りて使用した場合の費用や、工事現場における光熱費、事務作業をおこなう事務職員の給料、退職金、事務用品の購入費用、通信交通費、といったものが挙げられます。

各工事の利益率や収支内容の把握

各工事の利益率や収支内容の把握

現場のお金の管理に使用する工事台帳ですが、実は具体的な役割や作成する目的があります。
なぜ工事台帳を作成するのか、その役割や目的について解説します。

 各工事の利益率や収支内容の把握

工事台帳でお金をしっかり管理できていれば、各工事における利益率や収支を容易に把握できます。また、工事台帳があるだけで、工事受注時や見積もり作成時に適切な原価予測ができ、どんぶり勘定での見積もり作成を避けられるでしょう。原価予測が適切にできれば、赤字になりそうな工事がどれなのかも分かるため、現場に無理をさせなくて済みます。

一方で、工事台帳がないと原価割れしている工事を受注してしまう恐れがあるなど、利益管理に大きな違いが出てくるでしょう。

 完成工事原価や未成工事支出金の算出

工事台帳は「完成工事原価」や「未成工事支出金」を求める際にも用います。

完成工事原価とは、完成工事高(完成済みの工事における売上高、収益のこと)に計上される工事原価です。先述の材料費、労務費、外注費、経費の4つの費用項目から構成されており、工事原価が明らかになることによって完成工事における純利益がはっきりとわかります。

また、未成工事支出金とは、未完成の工事現場に支払われているコストです。こちらも材料費、労務費、外注費、経費の4つの費用項目から構成されています。未完成工事支出金は、棚卸資産として計上されます。

完成工事原価でも、未成工事支出金でも算出する際には、工事台帳に記載されている費用項目を必要としているため、工事台帳は欠かせません。

 経営事項審査での提出書類

経営事項審査とは、公共工事を請け負う建設業者が受けなければならない審査です。公共工事を発注する各機関は、入札してくる建設業者に対して資格審査をおこないます。

この資格審査は「客観的事項」と「主観的事項」によって評価され、審査結果を数値化して順位付けします。経営事項審査は客観的事項に該当し、この審査のために工事台帳を提出することとなります。

 税務調査における調査官の心象向上

工事台帳は、税務調査の際にも用意しておくと便利です。もし工事台帳があると、税務調査にやってきた調査官の印象を良くすることができるでしょう。

「ざっくりとお金の管理はおこなっている」「工事が完了しているかどうかは頭の中で把握している」などのあいまいな管理は調査官から指摘を受けやすいです。工事台帳を作成して「工事は終わっています」「外注費は○円で材料費は△円です」とはっきり答えられるようにしておきましょう。

工事台帳の作成方法

工事台帳の作成方法

工事台帳の作成方法は多岐に渡ります。工事台帳をエクセルや手書きで作成することもできますが、作成に時間がかかるほか、屋外での作成や編集が難しいことが欠点だといえるでしょう。

また、近年ではシステム・ソフトを使った作成も可能です。システム・ソフトの場合インターネット環境があれば屋外からでも工事台帳の作成や閲覧、編集ができるため、工事現場でも重宝するでしょう。

工事台帳をエクセルで作成するメリット・デメリット

工事台帳をエクセルで作成するメリット・デメリット

工事台帳をソフトで作るメリットとは?

工事台帳をソフトで作るメリットとは?

また、工事台帳のフォーマットは企業によって異なりますが、一般的には以下のような項目を記載します。

・工事番号
・工事名
・工事場所
・連絡先
・発注者
・契約金額
・実行予算
・契約年月日
・着工年月日
・竣工年月日
・引渡年月日
・工事支出金(日付順)
・工事受入金(日付順)
など

まとめ

今回は、工事台帳についてその概要から具体的な費用項目、作成する目的・役割、作成方法について解説しました。工事台帳は現場におけるお金の管理に必要なだけでなく、経営事項審査や税務調査などでも必要になる重要な書類です。

なお、以下の「他社システムの機能比較」では、工事台帳を簡単に作成できるシステム「AnyONE」と他社が提供するシステムの機能を比較しています。AnyONEの導入を検討している場合や、どのシステムを導入すればいいのか迷っている場合は、ぜひ参考にしてください。

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