建設業界に2024年度から適用される時間外労働の上限規制への対応、4週8閉所を実現するために、工務店業務の効率化を考えている方は多いです。

しかし何から手を付けていいかわからず、手をこまぬいてはいませんか。施工管理者の業務を効率化するならば、建設管理システムの導入をおすすめします。

本記事では、工務店業務を効率化し従業員の負担を軽減できる建設管理システムの機能、選定のポイント、無料版の注意点を解説します。

建設管理システム（工事管理システム）とは

建設管理システムとは工事管理システムとも呼ばれ、工事に関する一連の業務をデジタルの力で効率化するシステムです。建設管理システムはクラウド型が主流で、工事に関するあらゆるデータをクラウド上で一元管理します。

そのため、外出先でもスマートフォンやタブレットがあれば、いつでも情報共有や伝達が可能です。

建設管理システムの機能

建設管理システムには、主に以下5つの機能が搭載されています。システムを選定する上で機能面の検討は重要です。まずは、どのような機能が備わっているのか把握しましょう。

案件管理

案件に関する以下のような情報をシステムに集約できます。

●顧客情報
●商談状況
●現場の住所や工期などの基本情報
●工事の進捗状況
●現場の注意事項
●入金予定

上記の情報をシステムで一元管理するため、現場担当者以外にも営業担当者や経理担当者も使用可能で、部署を選ばずに使用できます。

実行予算作成

手間のかかる実行予算作成も簡単におこなえます。「過去の実行予算からの項目引用やテンプレートの活用で、一から作成する手間がかかりません。

また過去の実行予算を引用することで、経験の浅い方でも精度の高い実行予算を作成できます。

原価管理・発注管理

お金の流れをリアルタイムで把握し、適切な原価管理をおこなえます。データを一元管理しており、協力業者への発注の有無を担当者以外でも確認が可能です。

実行予算から発注とお金の流れを1つのシステムで管理するため、原価が増えた工事をすぐに把握できます。経営者や管理者は、低利益率・赤字工事となった原因をすぐに確認できるため、利益率改善のヒントを得られます。

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工程表管理

工程表の作成や管理も1つのシステムでおこなえます。工程表の作成は、PCの知識やエクセルの知識がなくても簡単におこなえ、業務の属人化を防ぐことが可能です。

作成した工程表は、案件ごとに管理されることが多く、過去案件の工程表もすぐに検索できます。

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写真・書類管理

写真・書類も工程表同様に、案件ごとに管理されます。スマートフォンやタブレットがあれば、現場からでも写真を共有でき、工事の進捗状況をリアルタイムで把握可能です。

契約書や見積書などの書類は、外出先でもネット環境が整っていれば場所と時間を選ばずに確認でき、書類を持ち運ぶ手間がかかりません。

建設管理システムを選ぶ6つのポイント

非常に便利な機能が備わっている建設管理システムですが、最適なシステムを選定するポイントはどこにあるのでしょうか。

工務店業務を効率化できるシステムを検討している方に、建設管理システムを選ぶ上で重要な6つのポイントを解説します。

基本機能

はじめに、システムの基本機能（標準機能）を確認しましょう。システムによって標準機能は異なります。基本機能とされていない機能は、追加でオプション費用がかかる、そもそも対応していないなどの問題が発生する可能性が高いです。

システムの検討前に、下記のことを明確にすることをおすすめします。

●効率化したい業務
●必ず外せない機能
●あったら嬉しい機能
●搭載されていても使わない機能

これらを明確にすると、基本機能の確認がスムーズにおこなえます。

費用

費用は長くシステムを使い続ける上で、必ず確認しなければなりません。特に資金に余裕のない会社は、費用が高額なシステムを選んでしまうと資金繰りに影響するため、慎重に検討しましょう。

建設管理システムで、現在主流となっている費用体系は「初期導入費+月々の利用料」です。またシステムによっては、サポートやバージョンアップに追加費用がかかる場合もあります。
月々の支払いだけでなく、将来かかる費用も確認しシステムを利用する上で、かかる費用を全て把握しましょう。

データの管理方法

データの管理方法は「クラウド型」と「オンプレミス型」です。

クラウド型は、クラウド上に情報を一元管理するためスマートフォンやタブレットがあれば、外出先や現場からでも情報の確認や共有をおこなえます。また導入に手間がかからず、初期費用が安いことがメリットです。

オンプレミス型は、自社サーバーにシステムを構築する方法で、カスタマイズが簡単な上、セキュリティが高いことが特徴です。ただし運用や保守に手間がかかるため、人員や資金に余裕がないと導入をおすすめできません。

現在の主流は「クラウド型」です。クラウド型は、テレワークなどの働き方改革にも対応しやすく、月々の利用料が安価のため資金に余裕のない会社にこそおすすめします。

操作性

操作性も業務の効率を高める上で重要です。操作性の悪いシステムは、以下のような問題が発生する可能性があります。

●現場担当者が使いこなせない
●業務効率が低下する
●人的ミスが起きやすくなる

システムを選ぶ際は、現場担当者にも操作性を確かめてもらうなどの対策が必要です。

サポート体制

システムの不具合などトラブルが発生した場合、冷静に対処できるようにどのようなサポートが受けられるのかを確認しておきましょう。多くのシステム提供会社は「電話・メール」でサポートをおこないます。

またサポートに力の入れている会社では、リモートツールを使用して顧客の画面を遠隔操作することもあり、PC操作が苦手な方も安心できるサポートを提供します。

セキュリティ

システムに集約されているデータがどのように保護されているかは事前に確認しましょう。
一度情報漏洩や情報流出が起きると、企業の評判は一気に低下します。セキュリティの甘いシステムの導入には、以下のようなリスクが考えられます。

●データの流失
●データが飛んでバックアップできない

データや情報は企業にとって大切な資産です。大切な資産を守るためにシステム提供会社のセキュリティは十分な確認が必要です。

無料（フリー）建設管理システムの3つの注意点

建設管理システムは基本的に有料で提供されていますが、中には無料で利用できるシステムもあります。無料で使用できることは大きなメリットです。しかし使用を続ける上で大きなデメリットも理解しておかないと、後悔しかねません。

無料で提供されている建設管理システムの導入を検討している方に、3つの注意点を解説します。

機能制限

無料システムでは、機能制限されていることが珍しくありません。「工程表の作成ができない」「同時接続が5人まで」などさまざまなケースがあります。

使用したい機能が制限されておりオプション扱いだと、結局料金がかかり無料で導入・利用ができるメリットを活かせません。またそもそも対応している機能が少なく、別のシステムを併用しなければならない場合もあります。

システムの併用は、管理コストがかかります。さらにITツールの苦手な方が多い職場では、ツールの使い分けに混乱する方も出るでしょう。

不十分なサポート体制

無料のシステムは、トラブルが起きても自己解決を前提としていることが多く、サポート体制が不十分なことが多いです。サポートが不十分だと以下のデメリットが考えられます。

●操作上の不明点を解決できず、業務を進められない
●法改正などへ対応が遅い
●バージョンアップがされず、不具合が修正されない

建設管理システムのような業務の根幹に関わるシステムは、長期で利用する会社がほとんどです。サポート体制が不十分だと、長期で安心して使用できません。長期間使用するシステムは、安心して利用できるものを選びましょう。

データ容量

写真・図面・図面を保存するためのデータ容量も制限されていることが多いです。データ容量を使い切ると、追加費用を求められることは珍しくありません。

特に現場数の多い会社では、施工写真や書類でデータ容量をすぐに使い切ることが多いです。システム導入前には、どの程度のデータ容量が必要なのかは十分に確認しましょう。

おすすめの建設管理システムはAnyONE！

おすすめする建設管理システムは『AnyONE』です。AnyONEはこれまで2,700社に導入されており、ユーザー数も10,000人超えとあらゆる企業・ユーザーの悩みを解決してきました。お客様継続率は99.4%と一度導入したら、手放せないシステムといえるでしょう。

またAnyONEは多くの工務店業務を効率化できる機能を揃えています。

【AnyONEの機能】
顧客管理
帳票管理
工事管理
物件管理
実行予算管理
支払い管理
請求・入金管理
図面・写真管理
アフター・メンテナンス管理

AnyONEは、見積り作成・実行予算管理・支払管理・請求管理・入金管理とお金の流れを一元管理できるため、低利益率工事や赤字工事の原因をシステムで簡単に見つけ出せます。
また施工管理に必須の工程表も簡単に作成でき、PCのスキルがなくてもマウス1つで見栄えの良い工程表を作成可能です。

さらに操作性はエクセルに似ており、誰でも簡単に使用できます。加えてサポートにも力を入れています。電話やメールの他にリモートツールを活用した遠隔操作もおこなっており、PCが苦手な方でも安心してご利用が可能です。

データを保存するクラウドコンピューティングサービスはAmazon社の『AWS』を利用しており、国際レベルのセキュリティレベルでデータを守ります。

まとめ

建設業・工務店が業務を効率化し、残業時間の削減や休日の確保をおこなうためには、建設管理システムなどの業務効率化ができるシステムの導入がかかせません。

最適なシステムを選ぶためには、6つのポイントがあります。これらのポイントを意識せずにシステムを選ぶと、自社に合わないシステムを導入する可能性があります。本記事を参考に最適なシステムを導入してください。

また建設管理システムには、無料で提供されているものもあります。無料のシステムは以下のデメリットがあります。

●機能が制限されている
●不十分なサポート再生
●データ容量が足りない

場合によってはオプションなど追加費用がかかります。無料システムを導入する場合は。どのような場合に費用がかかるのか慎重な検討が必要です。

自社にとって最適なシステムを導入するには、さまざまなシステムとの比較検討が欠かせません。下記の資料では複数のシステムの機能比較をおこなっています。建設管理システムを導入する際の参考としてください。