建築業の見積書をクラウドでラクに管理!機能やシステム、テンプレも

建築業の見積書をクラウドでラクに管理!機能やシステム、テンプレも

見積書の管理は、クラウドを利用することで簡単におこなえます。見積書作成は、工務店をはじめとした建築業において頻繁に発生する作業ですが、エクセルで作成している場合、管理に手間取っている担当者も少なくないでしょう。

この記事では、見積書管理の課題と、クラウドを利用するメリットについて解説します。見積書を管理できるクラウドを探しているという担当者は参考にしてください。
また、工務店向けにエクセルテンプレートを無料公開しているため、業務に有効活用してください。

見積書の管理における課題

見積書の管理における課題
見積書の管理における主な課題は、下記の4つです。

エクセルファイルの保存・整理の手間

エクセルで見積書の作成・管理をおこなっている企業は多いと考えられますが、エクセルの場合、保存や整理に手間がかかります。
エクセルで見積書を作成する場合、社内にサーバーを設置して共有フォルダに保存するというケースが一般的です。しかし、サーバーへの負担をかけないために、作成や修正する際は個人のパソコンでおこなうケースが少なくありません。
ただ、担当者がそれぞれ自身のパソコンで作業することになるため、最新の見積書があちこちに分散することになり、保存や整理に手間がかかります。

情報が属人化・断片化する

エクセルで見積書を作成すると、情報の属人化・断片化にもつながります。
担当者が自身のパソコンで見積書を作成すると、情報の共有が難しくなるためです。
「すでに顧客に提出した最新の見積書が、担当者が共有を忘れてしまい、他の人が金額を古い見積書で金額を確認してしまった」というトラブルに至る恐れもあるでしょう。

【建築業】見積書の正しい書き方と、賢い作成方法を紹介!

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ExcelテンプレートDL

ファイルを探すのに一苦労

担当者それぞれが自身のパソコンで見積書を作成し、そのままにしていると、見積書を探すことも一苦労です。
またサーバーにアップしていても、ファイルの多さから自分の使いたい見積書をすぐに見つけられないこともあるでしょう。ファイル探しに時間がかかると、業務効率も低下してしまいます。

リアルタイムの情報を共有できない

エクセルは、データがファイルベースで管理されるため、どうしてもリアルタイムでの情報共有はできません。
現場ですぐに最新の見積書をチェックしたくとも、同時に何人もが別々に編集・更新することで、結果的に最新の見積書がいくつも存在するケースもあります。
場合によっては現場を混乱させる恐れもあるため、注意しなければなりません。

見積書管理に便利なクラウドとは

エクセルで見積書作成や管理をおこなっていた企業が、クラウドを導入するケースが増えています。
クラウドとは、インターネット経由で「いつでも・どこでもサービスを使える」コンピュータの利用形態のことです。
インターネット環境さえあれば利用できるため、利用者は特別なインフラやソフトウェアを用意する必要はありません。

見積書管理に便利なクラウドの機能

見積書管理に便利なクラウドの機能-
クラウドは、見積書管理にも活用可能です。ここでは、クラウドの主な機能について解説します。導入を検討している企業の担当者は参考にしてください。

スマホ・パソコンからアクセスできる

クラウドは特別なインフラやソフトウェアを所有する必要がなく、インターネット環境さえあればスマートフォンやパソコンから利用可能です。自社サーバーで見積書を管理する場合、オフィス以外から見積書を確認するためには特別な運用が必要となるため、大きな手間がかかります。

一方で、クラウドであれば、自宅からでも現場からでもオフィスにいるのと同じように最新の見積書にアクセスできます。
昨今では新型コロナウイルスの感染拡大により、オフィスに出社できないケースも少なくないため、クラウドを導入すればリモートワークにも対応しやすくなるでしょう。

最新の情報を共有できる

クラウド上で見積書を作成・管理している場合、作成後にアップロードするといった手間がかかりません。常に最新の情報を従業員間で共有できます。
例えば、社内にいる担当者が見積書を作成し、現場にいる担当者がその場で顧客に提示することも可能でしょう。

また、共同編集に対応しているサービスもあります。
端末が異なるからといって、フォーマットが崩れる心配もなく、快適な状態で情報共有がおこなえるため、業務をスムーズに進められるでしょう。

顧客名などから見積書を探せる

見積書を作成する機会が多い建設業の場合、最新の見積書がどこにあるのか見つからないケースも珍しくありません。
しかし、クラウドであれば検索機能が備わっているため、簡単に見積書を見つけられます。顧客名や担当者名、作成した日付など、さまざまな検索方法に対応しているケースが一般的です。

サーバーの負荷を減らせる

社内サーバーを運用し見積書を管理している場合、サーバーの運営にも担当者が必要となるなど手間がかかります。
一方のクラウドではサーバー運営を、サービスの提供会社がおこなうため、負荷を軽減できます。また、サーバー運営にかかる運用費やネットワーク機器の管理費、定期的に発生するメンテナンス費なども抑えられるため、コスト削減も期待できるでしょう。
クラウドサービスでトラブルが発生しても、サービス提供企業が対応するため、自社の負担になる心配もありません。

クラウドでの見積書管理ならAnyONE!

AnyONE公式サイト
見積書の作成・管理がおこなえるクラウドサービスは各社から提供されていますが、ここでは、工務店をはじめとした建設業での利用に特化して作られたサービス「AnyONE」を紹介します。

AnyONEは、見積書の作成・管理をはじめとして顧客管理工程表作成、写真管理など建設業で必要な業務をほぼすべてカバーしている業務管理システムです。
導入企業2,700社以上、お客様継続率99.4%を誇ります。

見積書に関しては、作成したものがリスト化され画面上に一覧表示されるため、探す際に手間取る心配がありません。
また、検索機能も備えており、ワード検索や担当者選択などさまざまなパターンでの検索が可能です。検索条件はピン留めできるため、毎回検索条件を入力する手間もかかりません。

そして、AnyONEはただ見積書の作成・管理ができるだけでなく、契約情報ともリンクしており、採用された見積書は本契約として表示され、不採用になった見積書は非表示にできます。そのため、過去の見積書を最新のものと勘違いしてしまう心配もないでしょう。

見積書の作成・管理はもちろん業務全体を効率化させたい方は、AnyONEの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

まとめ

今回は見積書管理の課題やクラウドを利用するメリット、見積書管理におすすめのツールなどについて解説しました。見積書を作成する機会が多い建設業の場合、ファイルを適切に管理することが重要です。エクセルを使用する場合、管理が煩雑になる恐れがあるほか、最新情報の共有も難しくなります。AnyONEのようなツールであれば、これらの課題も解消できるため、導入を検討してみてください。

なお、以下のコンテンツではAnyONEを含めた見積書の管理ができるクラウドサービスの機能比較をおこなっています。クラウドサービスの導入を検討している、興味があるといった方はこちらも読んでみてください。
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