【建築業】脱属人化を図る施策とは?原因とデメリットも解説

【建築業】脱属人化を図る施策とは?原因とデメリットも解説

建築業界の企業の中には、業務が特定の人にしかできない「属人化」に陥っているケースもあります。属人化は、「担当者への業務の偏り」や「社内の情報共有不足」を招きかねません。

この記事では、属人化の概要から原因、属人化によるデメリット、脱属人化のポイントなどについて解説します。業務の脱属人化を図りたい担当者は参考にしてください。

属人化とは?

属人化とは、ある業務が特定の従業員にしかできない状況のことです。例えば、顧客に対する請求業務を1人の従業員で行っている場合、他の従業員はやり方がわかりません。

担当者にしか業務対応ができないだけでなく、担当者が休職・退職してしまうと、業務自体がストップする恐れもあります。顧客からのクレームにつながったり、最悪の場合取引が停止されたりといったケースも想定できるでしょう。これらのリスクを回避するために、企業は属人化を避けなければなりません。

  属人化が起こる原因

属人化が起こる原因はさまざまです。

例えば、業務自体に専門的な技術を求められたり、高度な内容であったりすると、必然的に特定の人しかその業務ができないため、属人化が起こります。機械の操作を伴う業務で、その機械の操作をできる人が限られているといったイメージです。

業務の難易度自体は高くなくても、業務のノウハウを共有するためのシステムが不十分であるケースも属人化につながります。具体的には、業務マニュアルが存在しないために、ほかの人が業務内容や手順を把握することができない、教育できないといった形です。このようなケースは、マニュアルを作成することで状況が改善されます。

ただし、「担当者が忙しくマニュアルを作成できない」、「後輩に指導できない」となると、属人化を避けられません。企業によっては、人手不足であるために担当者に業務内容を共有する余裕がないといったことも少なくありません。

あまり多くはありませんが、業務の担当者がわざと属人化させているケースもあります。「自分の地位や評価をキープしたい」、「ミスや不正に気づかれると困る」などの目論見で意図的に行います。

このように、属人化が発生する理由は1つだけではないため注意が必要です。

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属人化によるデメリット・注意点

属人化に伴い企業が被るデメリットは多くあります。ここでは、属人化による具体的なデメリットについて解説します。

  情報共有できず、業務を進められない

業務の属人化が進むと、社内で情報共有が滞る可能性があり、業務が進まなくなる恐れがあります。例えば、「業務A→業務B→業務C→業務D」と進めていく業務のうち「業務B」が属人化していると、担当者が病欠するだけで、業務が止まってしまいます。
たとえ属人化している業務は1つだけだとしても、それに関連する業務があれば、属人化している業務がボトルネックとなるため、影響は避けられません。

  人的ミスの発見が遅れる

属人化している業務は、基本的に担当者以外が進捗状況や進め方を把握できていないため、ミスの発見が遅れる可能性があります。
また、属人化している業務の成果物を見ても、そもそも「あっているのか間違っているのか」がわからないケースもあるでしょう。
ミスに気づくまでに時間がかかると、後々大きなトラブルになる可能性があったり、リカバリーに大きな損害を被ったりするケースも起こりうるため、注意しなければなりません。

  業務が担当者だけに集中する

業務が属人化すると、一人の従業員に業務が集中してしまいます。例えば、ある機械を扱えるのがAさんだけである場合、「この機械が必要になる業務は全てAさんに担当してもらおう」といった形で、Aさんに業務が集中してしまうでしょう。
このような場合、Aさんが問題なく対応できていれば、むしろ業務はスムーズに進みます。一方で、Aさんの退職や異動、病欠などが起こると、業務効率は一気に下がってしまうでしょう。業務効率の低下は労働時間の増加にもつながるため、従業員のモチベーションが低下してしまう恐れもあります。

脱属人化を目指す3つの方法

ここでは、業務の脱属人化を実現するための具体的な方法について解説します。決して難しいことを行うわけではないため、参考にしてください。

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  情報共有の仕組みを構築する

業務に関する情報共有ができていないことが属人化の原因となるため、情報共有の仕組みを作ることで脱属人化が可能です。例えば、業務に関連する情報を一元管理できるようになれば、業務の進捗状況や担当者などが全て把握できるため、スムーズに業務を進められるでしょう。

  業務マニュアルを社内で統一する

属人化している業務のマニュアルを作成することで、ほかの従業員でも担当できるようになるため、脱属人化が可能となります。複雑な機械の操作であっても、手順が明文化されれば、それを読むことで誰でもできるようになるため、知識や経験の有無に関係なく業務に取り組むことができます。
マニュアルを作る場合、現在の担当者からヒアリングを行わなければなりません。担当者が多忙である場合は、少しずつ時間を確保してヒアリングし、徐々にブラッシュアップさせましょう。

  担当者の仕事を見える化する

担当者が抱えている業務を洗い出し、仕事の見える化を図ることも重要です。
「誰がどの業務を抱えているのか」、「属人化している業務はどれなのか」、「誰に業務が集中しているのか」を把握できるため、改善につなげられるでしょう。
ポイントは、できるだけ細かい作業まで全て洗い出すことです。「見積書を準備する」だけではなく、「必要な資材・人材を一覧にする」、「工事原価を算出する」、「上長や経理部のチェックを受ける」などタスク単位で明らかにしましょう。

脱属人化には業務効率化システムAnyONEがおすすめ

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脱属人化を図りたい場合、業務効率化システムの利用がおすすめです。ここでは、建築業での利用を想定して作られたシステムである「AnyONE」を紹介します。

AnyONEは、顧客管理から工事・施工管理見積もり作成、入出金管理、工程表作成など、建築業の業務に関連するあらゆる情報を一元管理できるシステムです。情報はクラウド上で管理されるため、インターネット環境さえあれば場所を問わず必要な情報にアクセスできます。また、スマートフォンアプリにも対応しているため、移動中や出先、現場からでも情報共有が可能です。

全ての情報が1つのシステムに集まるため、仕事の見える化が可能となります。情報入力の方法もシステム上で統一されているため、マニュアルを作る手間を省き、属人化防止にもつながるでしょう。

脱属人化はもちろん、業務効率化にもつながるシステムであるため、ぜひ導入を検討してみてください。

テレビCMで話題!工務店業務効率化システムAnyONE

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業界No.1 工務店向け業務効率化システム『AnyONE』とは?

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まとめ

今回は、属人化の概要から原因、改善のポイントなどについて解説しました。属人化は業務に支障をきたす可能性があるため、発生しないように対策を立てておくことが重要です。業務マニュアルの作成や仕事の洗い出しによる見える化や、業務効率化システムの導入などを通して脱属人化を目指しましょう。

業務効率システムの導入を検討している企業も少なくないでしょう。以下のコンテンツでは、AnyONEを含めた他社システムの機能比較を行っているため、参考にしてください。

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