建築現場では「言った・言わない」のトラブルや、担当者不在で確認が進まないといった「工事情報の共有」に関する悩みが尽きません。

この問題を放置したままでは、連絡ミスによる手戻り工事や工期遅延が発生し、会社の利益を大きく損なう危険性があります。

そこで本記事では、情報共有がうまくいかない原因から、クラウドシステムを活用して劇的に業務を効率化する方法、失敗しないツールの選び方までをわかりやすく解説します。

正しい共有の仕組みを整え、ムダな作業をなくして確実に利益が残る現場管理を実現しましょう。

 

工務店の利益を削る！工事情報共有の非効率がもたらす深刻な課題

工務店が利益を確保するためには、現場と事務所とのあいだで円滑な情報共有が不可欠です。しかし、共有が不十分な場合、ふたつの深刻な問題が発生します。

建築現場では多くの職人や業者が連携して動きます。そのため一か所の情報伝達が止まるだけで、全体の工程がストップしてしまいます。なぜこれらの問題が起こるのか、具体的な背景を見ていきましょう。

なぜ情報共有の遅れが利益圧迫と工期遅延を招く？

結論から述べると、情報の伝達スピードが落ちると、作業の重複や待ち時間を生み、最終的に会社の利益を大きく削る要因となるためです。

建築現場は多くの業者が関わるため、正確な情報が伝わらないと致命的なトラブルが発生します。

例えば仕様変更の指示が現場に届くのが1日遅れただけで、すでに施工した箇所を解体してやり直す「手戻り」が発生してしまう恐れがあります。

こうした人件費や材料費のムダを防ぐためには、常に最新情報を全関係者がタイムリーに確認できる環境を整えることが重要です。

工務店が抱える情報共有の非効率

多くの工務店では、長年の慣習により情報共有が非効率なまま放置されているケースが少なくありません。
非効率な情報共有による課題は以下の2点です。

これらの課題は、日々の業務における「言った・言わない」のトラブルや、現場に確認作業へいくための移動時間を生み出します。
それぞれ、どのようなリスクがあるのかを解説します。

紙ベースの情報伝達による遅延と手戻りコスト

紙ベースの情報伝達は、物理的な移動や作成の時間を要するため、スピード感が求められる現在の現場ではリスクがあります。

具体的なリスクは以下のとおりです。

• 事務所へ戻らなければ確認できない
• 郵送や手渡しを待つ必要がある

また紙媒体での情報伝達手段のひとつであるファックスは送信ミスによって、情報が届かないなどが想定できます。
紙に頼る運用を止め、デジタルで即時に情報を共有できる仕組みを作ることが、ムダな手戻りコストを減らす有効な手段です。

図面や見積り作成データの管理が属人化するリスク

データ管理が特定の担当者に依存する属人化は、組織全体の業務を停滞させる深刻なリスクとなりえます。

なぜなら担当者のPC内にしか最新のデータがない状態では、不在の際に、ほかのスタッフが進捗を確認できず、顧客への対応が遅れてしまうためです。
担当者が不在の際に、顧客から急な問い合わせがあっても「週明けに確認します」と回答せざるを得ず、信頼を損なう場面も考えられるでしょう。

誰でも必要な時に必要な情報へアクセスできる体制の構築により、業務の停滞を防ぎ、顧客満足度を高められます。

工事情報共有の課題を解決！クラウド型システムが工務店に選ばれる理由

工事情報共有の課題を解決するために、多くの工務店がクラウド型システムを導入しています。選ばれる理由はおもに以下の2点です。

• リアルタイムでの情報更新が可能
• 一元管理による業務効率の大幅向上

インターネット環境があれば、どこからでもアクセスできるクラウドシステムは、現場と事務所の距離を埋める最適なツールです。それぞれの詳細について、見ていきましょう。

 

クラウド型情報共有システムのメリット

クラウド型システムの最大のメリットは、現場と事務所でリアルタイムに情報を共有できる点です。インターネット経由でデータが即座に同期されるため、連絡のタイムラグや伝達ミスがなくなります。

例えば現場で撮影した写真や変更した図面がすぐに共有されれば、事務所側での確認作業もスムーズに進み、手戻りを防げます。情報の遅延を防ぎ、正確な状況把握を可能にするクラウドシステムは、現代の工務店経営において非常に大きなメリットです。

工務店業務の効率化に直結する主要機能

工務店の業務効率化に直結する主要な機能は、写真管理や図面の一元化機能です。これらの機能を活用し、必要な情報の検索やデータ整理にかかる時間の大幅な削減が可能です。

必要な情報に誰でも、いつでもアクセスできる環境を整えることが、結果として事務作業の負担軽減となります。

 

工事情報共有システムの導入で業務時間を劇的に短縮する

工事情報共有システムを導入すれば、これまでのムダな業務時間を大幅に削減できます。おもなメリットは以下の3点です。

システム導入は単なるデジタル化ではなく、働き方をも変えるきっかけとなります。それぞれの具体的な効果を紹介します。

業務時間の削減｜書類作成・承認プロセスの効率化

工事情報共有システムの導入は、書類作成や承認にかかる時間を大幅に短縮できます。理由は、紙の書類を物理的に運ぶ手間や、承認時間のタイムラグが減るためです。

例えば現場で撮影した写真をその場でシステムに登録し、そのまま日報を作成できます。上司も外出先からスマホで内容を確認して承認できるため、わざわざ事務所に戻る必要がありません。

このように業務プロセスのデジタル化で、事務作業の負担は軽減できます。

現場と事務所のリアルタイム連携

現場と事務所がリアルタイムでつながることで、連絡のミスや待ち時間が大幅に減少します。

図面に変更があった際もシステムを更新するだけで、関係者全員へ即座に共有が可能です。

事務所から現場への指示や報告が瞬時に完了し、確認作業のタイムラグがなくなります。

最新情報を常に共有できる環境は、現場の円滑な進行に不可欠です。

情報を一元化して属人化を解消

情報を一元管理することで、属人化という課題を解消できます。すべてのデータがシステムに集約されていれば、誰でも必要な時に正しい情報へアクセスできるためです。

担当者の不在時に顧客から急な問い合わせがあっても、システムを見れば過去の経緯や進捗がすぐにチェック可能です。

過去の知見もデータとして蓄積されるため、会社全体の財産にもなります。情報を組織で共有する仕組みは、業務の安定と生産性向上に直結します。

失敗を防ぐ！工務店がシステムを選ぶ際の重要ポイント5選

工務店が情報共有システムを選ぶ際に、失敗を防ぐためのポイントは大きくわけて5つあります。

それぞれ解説していきましょう。

1.工務店の業務プロセスに特化した機能性

まず、工務店特有の業務の流れに合ったシステム選びが大切です。
LINEやMicrosoft Teamsなどの汎用的なコミュニケーションツールでは、見積書や図面の管理、工程表の作成といった建築業ならではの業務をカバーしきれないためです。

対して工事用の情報共有システムを活用すれば、工程表を変更した際にチャット機能で連絡すれば関連業者への個別連絡は不要となります。
また図面や写真のやりとりをひとつのシステムで簡潔できるようになり、事務作業の負担は劇的に減ります。

自社の業務フローに最適な機能が備わっているか、導入前にしっかり確認しましょう。

 

2.現場での操作性・利便性を高めるマルチデバイス対応

現場で働くスタッフが、スマホやタブレットで簡単に操作できるかどうかも重要なポイントです。

PCでしか使えないシステムだと、移動の多い現場監督や職人が情報を入力する機会を逃してしまいます。
スマホで図面をサッと確認できる、その場で写真をアップロードできるなどの機能があれば、リアルタイムで情報共有が可能です。

誰でも直感的に使いこなせる、操作のしやすさを最優先に選びましょう。

3.セキュリティ体制とバックアップ機能

安心して情報を預けられるよう、セキュリティ体制とバックアップ機能を確認してください。
万が一、顧客情報や図面データが流出、消失すると、企業の信用を大きく損なう恐れがあります。

通信の暗号化や、データが自動で保存される仕組みが整っているシステムなら、不測の事態にも対応できます。
企業の財産である情報をしっかり守れるかどうかは、システム選びの必須条件といえるでしょう。

4.導入後の定着を支えるサポート体制の充実度

導入したあとに、社内で活用が進むようサポートが充実しているシステムを選びましょう。
どれほど優れたシステムでも、使い方がわからなければ現場に浸透せず、ムダになってしまうためです。

操作説明会の実施や、困った時に電話で相談できる窓口があるメーカーなら、ITに詳しくない従業員も安心して使い始められます。
導入して終わりではなく、現場に定着するまでサポートしてくれるかもチェックしましょう。

5.コストパフォーマンスと機能の拡張性

費用に見合った効果が得られるか、将来的に機能を拡張できるかも検討材料です。
初期費用や月額料金が安くても、必要な機能が足りなければ結局は作業効率が上がらず、お金だけがかかってしまいます。

会社が成長した際に、機能や連携ソフトの追加などができる、柔軟なシステムが理想的です。
目先の価格だけでなく、長期的な視点で業務がどれだけ効率化されるかを考えて判断しましょう。

工事情報の共有にはAnyONEがおすすめ！

工事情報の共有をスムーズにおこない、業務効率を劇的に向上させるなら、工務店向け業務効率化システム「AnyONE」の導入が最適です。

多くの工務店が抱える「情報のバラバラ管理」や「属人化」という課題を、このシステムひとつで解決できます。AnyONEは見積作成から工程管理、図面共有までを一元化できるため、社内全体の情報伝達がスムーズです。ミスを減らしつつ、生産性を高めたい企業にとって、非常に心強いツールといえるでしょう。

情報を一元管理できている？「情報探しのムダ」を解消し利益を生んだ事例

情報の一元管理化は、業務のムダを削り、企業の利益を直接的に生み出すことにつながります。

AnyONEを採用いただいた企業様は以前、工事台帳と顧客管理が別々のシステムで運用されており、情報の転記ミスや確認作業といった「ムダな時間」が課題でした。

そこで「AnyONE」を導入し、すべての情報をクラウドで一元化しました。見積りのコピー作成やリアルタイムな原価管理が可能になり、事務作業の負担が劇的に軽減されました。

結果として、削減できた時間を新規事業やSNS運用に充てられるようになり、売上アップに向けた攻めの経営を実現しています。円滑な情報共有により、業務効率だけでなく、利益もアップした事例です。

【実際の事例紹介はこちら】

工事も経理も、情報が見える化。AnyONEでチームの連携力がアップ｜株式会社グローブ様

 

工事情報の共有に関するよくある質問

工事情報の共有について、よくある疑問をまとめました。

• 工事情報共有システムとはなんですか？
• 情報共有をしないとどうなる？
• 仕事における情報共有とは？
• 情報共有はなぜ大事か？

これらについて、ひとつずつ解説します。

工事情報共有システムとはなんですか？

工事情報共有システムとは、図面や写真など工事に関するあらゆるデータをクラウド上で一元管理し、関係者全員でリアルタイムに共有するためのITツールです。

おもな特徴とメリットは以下のとおりです。

• 場所を問わずアクセス:現場や事務所、移動中もスマホで最新情報を確認可能
• リアルタイム更新:現場写真をその場でアップロードし、進捗を即座に共有
• ミスの防止:いった、いわないの連絡ミスや、古い図面の使用を防ぐ

情報共有をしないとどうなる？

情報共有を怠ると、施工ミスや工期遅延が発生し、最終的に会社の利益を大きく損なうリスクがあります。

発生しうる具体的なトラブルは以下のケースが考えられます。

• 手戻りの発生:最新ではない図面で施工してしまい、やり直しになる
• 対応の遅れ:報告漏れにより、小さなトラブルが重大なクレームに発展する
• ムダなコスト増:確認作業や修正工事により、利益が圧迫される

こうした防げるはずのミスによる損失を避けるためにも、共有の仕組みは不可欠です。

仕事における情報共有とは？

仕事における情報共有とは、単に連絡することではなく、業務を円滑に進めるために必要な知識や状況を、相手が行動できるレベルで正確に伝えることです。

具体的には以下の行動・状態のことを指します。

• 個人の頭の中にある情報を組織の資産にする
• 送りっぱなしでなく、相手が理解し、作業に反映できる状態にする
• チーム全員が同じゴールに向かって動ける土台を作る

情報共有はなぜ大事か？

情報共有が重要な理由は、チーム全体の生産性を最大化し、プロジェクトのリスクを最小限に抑えるためです。

具体的な効果は以下のとおりです。

• 業務効率化:全員が最新情報を知っているため、過度な確認作業や迷いがなくなる
• リスク回避:現場の異変を早期に発見・共有し、トラブルを未然に防ぐ
• 品質向上:認識のズレをなくし、高品質な建物を安全に提供できる

これらは企業の経営体質にも関わるポイントであるため、情報共有が重要といえるわけです。

まとめ

本記事では、工事情報共有の課題とその解決策について解説しました。

情報の遅れや属人化は工務店の利益を圧迫する大きな要因ですが、工事情報共有システムを活用することで劇的に改善可能です。

数あるシステムの中でも「AnyONE」は、工程表の作成や図面の共有、進捗管理までをリアルタイムでおこなえ、現場と事務所の連携が格段に向上します。

資料請求は無料です。業務効率化をお考えの方は、まずはお気軽にご確認ください。