●想定よりも利益が残らない
●工事が終わってからでないと正確な利益が把握できない
●どんぶり勘定から脱却したい

工務店経営者の中には、原価管理に関して上記のような悩みを持つ方も多いでしょう。

工事の原価管理はまだまだどんぶり勘定の会社が多く、想定よりも利益が残っていない、気づいたら赤字になってしまっていたと悩む会社も多いです。

そのような悩みを解決するためには、工事原価管理システムの導入がおすすめです。この記事では、工事原価管理システムの基本情報や導入するメリット、選ぶ際のポイントについても解説します。

この記事を読むと工事原価管理システムの導入で、リアルタイムに正確な工事原価管理ができるようになる理由がわかります。

工事原価管理システムとは

工事原価管理システムとは、工事ごとの原価を一律で管理できるシステムのことです。

工事原価管理システムを導入すると、案件ごとの収支状況をリアルタイムで把握できます。そのため、工事が完了した後になって「想定よりも利益が残っていない」「赤字になってしまった」という事態の防止が可能です。

工事原価管理システムを導入するメリット

「どんぶり勘定から抜け出せない」と悩んでいる工務店経営者に向けて、工事原価管理システムを導入するメリットを以下3つ解説します。

●お金の流れの一元管理
●ヒューマンエラーの防止
●書類の出力

お金の流れの一元管理

工事原価管理システムによっては、原価管理以外にも以下の業務にも対応できるため、お金の流れを一元管理可能です。

●見積書作成
●実行予算作成
●発注管理
●入出金管理

お金の流れを一元管理できると、予定よりも原価が増えた項目がすぐに把握できるため、未然に低利益工事や赤字工事を防ぐことが可能です。

また経営者は案件ごとに、どの段階でどのように利益が推移していったかリアルタイムで確認できるため、なぜ想定通りにできなかったのか予測することもできます。

ヒューマンエラーの防止

工事原価管理システムの活用は、ヒューマンエラーの防止にもつながります。

原価管理をエクセルでおこなっている会社もいるでしょう。エクセルは関数やマクロを用いると、自社に最適な原価管理システムを作成できることがメリットです。

しかし使い方を間違えると、入力ミスや計算ミスなどのヒューマンエラーが発生してしまい、正確な原価管理ができなくなってしまいます。また入力者のミスによって、1度作成した関数やマクロが壊れてしまう危険性があることもデメリットです。

工事原価管理システムは、1度入力したデータを何度も入力する必要はなく、データを二重入力する手間がかかりません。例えば見積書を流用して実行予算を作成できるため、見積書と実行予算の数字に人的ミスによる乖離が起きません。

また関数やマクロを使用していないため、使用者のミスによってシステムの機能が壊れることがない点もメリットです。

書類の出力

工事に関連する以下のような書類を出力できます。

●見積書
●実行予算書
●原価計算書
●工事台帳
●発注書
●請書
●請求書

システム内の印刷ボタンをクリックするだけで書類が出力されるため、印刷の手間がほとんどかかりません。また出力形式は、プリントかエクセルか選ぶこともできるため、業務フローに合わせて選択できることも魅力です。

さらにデータをクラウドに保存しているシステムであれば、スマホやパソコンなどインターネットにつながっている端末であれば、どこからでも書類の出力ができます。急遽打ち合わせで書類が必要になっても、問題なく対応が可能です。

工事原価管理システムを選ぶ5つのポイント

工事原価管理システムを選ぶポイントを以下の5つ解説します。

●標準で使える機能
●費用体系
●操作性
●サポート体制
●既存システムとの互換性

これから解説するポイントを押さえると、自社に合う最適なシステムを選ぶことができるでしょう。

標準で使える機能

はじめにシステムごとの標準で使える機能を確認しましょう。システムを提供する会社ごとに重要視している機能は異なるため、全てのシステムに同じ機能が備わってはいません。

システムによっては使いたい機能がオプション扱い、最悪のケースだとオプション機能にも搭載されていないこともあります。

使いたい機能が使えないシステムを導入してしまうと、導入の目的を達成できないため、新しいシステムの導入を検討しなければなりません。システムの導入には時間と費用がかかるため、そのような事態を避けるためには、使いたい機能が標準で搭載されているのか必ず確認しましょう。

またシステムによっては原価管理だけでなく、顧客管理・工程表作成・アフター管理に対応しています。対応している業務の幅が広いほど、使い勝手が良くなります。

経営者からすれば1つのシステムが幅広い業務に対応していると、業務で使うシステムを少なくできるため、システム費用や管理の手間を減らせることがメリットです。

費用体系

長期間使用する上で費用体系は非常に重要です。一般的に工事現場管理システムの費用体系は「月額課金制」です。

月額課金制では主に以下の費用がかかります。
●導入費用
●月額利用料
●オプション料（オプションを利用している場合）
●その他費用（打ち合わせ費用やカスタマイズ費用）

月額課金制は、導入時に多額の費用がかからないことがメリットです。一方でシステムを利用している間は、料金がかかり続けます。

システムは1・2か月程度で使用をやめるものではなく、数年間の長期にわたって使い続けるものです。そのため費用体系をしっかりと把握していないと、次々の支払いが苦しくなってしまい、システムを使い続けられないといった事態になりかねません。

システムを使い続けるためにも、導入前に費用体系の確認をおこない、月々の支払いのシミュレーションはおこないましょう。

操作性

工事原価管理システムの導入によって業務を効率化するためには、操作性も非常に重要です。操作性が悪いと、原価管理担当者がシステムそのものを使ってくれなくなる可能性があるためです。

そのため簡単に使えるシステムでないと、担当者はシステム導入前の方法で原価管理を続けてしまう恐れがあり、システムを導入した意味がなくなってしまいます。

また操作性が悪いシステムは、入力ミスを始めとしたヒューマンエラーが発生しやすいこともデメリットです。

そのためシステムを選ぶ際は、以下のような点に気をつけましょう。

●導入前に使用予定者の意見を聞く
●ITツールが苦手な方でも使用できるかという目線で操作性を確かめる

上記のポイントを押さえると、操作性の面で工事原価管理システム選びを間違えることはないでしょう。

サポート体制

安心してシステムを使用するためには、サポート体制の確認も重要です。よくあるサポート体制は、電話とメールの2つです。

ただシステム提供会社によっては、画面を共有して不具合の確認や操作の説明を行ってくれることもあります。

工事原価管理システムの導入が初めて、システムはあまり触ったことがない、という方はサポート体制が充実している提供会社を選びましょう。

既存システムとの互換性

工事原価管理システムの導入をスムーズにするためには、既存システムとの互換性も重要です。互換性があるシステムを導入すると、データの移行が簡単になるため、システムの乗り換えが簡単になるメリットがあります。

仮に互換性がないシステムを導入してしまうと、データの移行が難しくなり、新しいデータは新システムを確認する、古いデータは旧システムを確認するといった手間がかかってしまいます。

互換性がないシステムのデータを簡単に移行できない場合は、手入力で新システムにデータを打ち込まなければならなくなるため、非常に時間がかかってしまいます。

そのような事態を避けるためには、提供会社に現在使用しているシステムとの互換性を確認しておきましょう。

標準機能が充実しているのは『AnyONE』

標準機能が充実しているおすすめの工事原価管理システムは「AnyONE」です。AnyONEは、導入企業数が3,300社を超えています。さらに継続率が「99.4%」もあり、非常に顧客満足度の高いシステムであることがわかります。

さらにAnyONEは工事原価管理だけでなく、以下の業務にも対応しています。
【AnyONEの機能】
顧客管理
帳票管理
工事管理
物件管理
実行予算管理
支払い管理
請求・入金管理
図面・写真管理
アフター・メンテナンス管理

対応している業務が多いため、案件や工事に関する情報を1つのシステムに集約できます。そのため、複数のシステムを使い分ける必要がないことがメリットです。

また1度入力したデータの流用が簡単で、あらゆる工務店業務の効率化が可能です。

まとめ

本記事では、工事原価管理システムの基本情報や導入するメリット、導入の際に押さえるべき5つのポイントについて解説しました。

システムを導入するメリットは以下の3つです。
●お金の流れの一元管理
●ヒューマンエラーの防止
●書類の出力

また工事原価管理システムを選ぶ際は、以下のポイントを意識しましょう。
●標準で使える機能
●費用体系
●操作性
●サポート体制
●既存システムとの互換性

自社に最適な原価管理システムを導入するためには、複数システムとの比較検討が欠かせません。下記の資料ではAnyONEを含め、複数システムとの比較検討をおこなっています。システム選びの参考資料としてご活用ください。