「工事台帳の作成をもっと簡単にできたら」と思ったことはありませんか？工事台帳は各現場の収益を把握するために重要ですが、作成に手間がかかり、記録すべき事項が多いために作業効率が低下しがちです。

本記事では、エクセルで工事台帳を簡単に作成する方法を3つ紹介し、エクセルよりも工事台帳の作成を効率化できる方法も併せて解説します。

工事台帳とは

工事台帳とは、工事ごとの原価（材料費、外注費、労務費、経費）を詳細に記録し、利益管理を行うための帳票です。工務店経営において「どの現場でどれだけの利益が出ているか」を正確に把握するために不可欠な、いわば「現場の家計簿」とも言える重要な役割を担います。

Link_工事台帳とは–記載項目や施工管理で作成する目的、方法とは

工事台帳の作成は義務？

建設業法によって工事台帳の作成と備え付けが義務付けられています。
具体的には、建設業法第40条の3において「帳簿の備付け及び保存」が定められており、工事ごとの契約内容や支払状況を記録しなければなりません。

建設業法第40条の3（帳簿の備付け等）
第四十条の三　建設業者は、国土交通省令で定めるところにより、その営業所ごとに、その営業に関する事項で国土交通省令で定めるものを記載した帳簿を備え、かつ、当該帳簿及びその営業に関する図書で国土交通省令で定めるものを保存しなければならない。

これに違反したり虚偽の記載をしたりした場合、罰則（過料）の対象となるだけでなく、経営事項審査（経審）にも影響を及ぼすため、正確な作成が求められます。

工事台帳は公共工事と民間工事で異なる

工事台帳の項目自体に大きな違いはありませんが、公共工事の場合は「経営事項審査」の対象となるため、より厳格な管理が求められます。

民間工事では社内の利益把握が主な目的となりますが、公共工事では発注者から提示を求められるケースや、会計検査の対象になることもあるため、法定の項目（発注者名、工期、請負金額、支払額など）を漏れなく網羅する必要があります。

工事台帳の保存・管理ルール

工事台帳（帳簿）には、建設業法施行規則第28条で定められた保存期間があります。

第二十八条（帳簿及び図書の保存期間）
法第四十条の三に規定する帳簿（第二十六条第六項の規定による記録が行われた同項のファイル又は電磁的記録媒体を含む。）及び第二十六条第二項の規定により添付された書類の保存期間は、請け負つた建設工事ごとに、当該建設工事の目的物の引渡しをしたとき（当該建設工事について注文者と締結した請負契約に基づく債権債務が消滅した場合にあつては、当該債権債務の消滅したとき）から五年間（発注者と締結した住宅を新築する建設工事に係るものにあつては、十年間）とする。

２　第二十六条第五項に規定する図書（同条第八項の規定による記録が行われた同項のファイル又は電磁的記録媒体を含む。）の保存期間は、請け負つた建設工事ごとに、当該建設工事の目的物の引渡しをしたときから十年間とする。

工事台帳をエクセルで作成するデメリットと注意点

手軽なエクセルですが、現場数やデータ量が増えてくると、以下のような致命的なリスクが発生しやすくなります。

データ量が多いと処理速度が遅くなる

数年分の工事データや詳細な原価情報を一つのファイルに蓄積していくと、動作が非常に重くなります。ファイルが開くのに数分かかる、入力中にフリーズするといった事態は、業務効率を著しく低下させます。

業務の属人化

エクセルで工事台帳を作成する場合は、業務の属人化も問題となります。業務の属人化とは、特定の業務が限られた担当者しかおこなえない状況のことです。業務が属人化している場合、担当者の急な退職・休職・異動があると業務を回せなくなってしまいます。

特に関数やマクロを活用して、テンプレートを自作している会社は注意が必要です。関数やマクロの活用は、知識が必要で簡単にはおこなえません。「関数やエクセルを活用できる担当者は社内で1人だけ」という会社も多いです。

エクセルで工事台帳を自作する場合は、作成後のメンテナンスも考えなければなりません。

セキュリティに課題がある

エクセルはパスワード設定は可能ですが、ファイル自体の持ち出しやコピーが容易です。
重要な原価情報や顧客情報が含まれる工事台帳において、アクセス権限の細かな設定ができない点は大きなリスクとなります。

データの紛失・破損

エクセルでデータを管理する場合は、データの紛失や破損への対策が必須です。データの原本を全社員に共有している場合、以下の事態が想定できます。

●誤って原本を削除してしまう
●所定の場所からデータを移動してしまう
●セル内の関数を変更してしまう

上記のようなことが起こると業務に支障が出てしまうため、対策が必要です。具体的な対策は「原本データは管理者だけがアクセスできる場所に保存する」「セルにロックを掛ける」などがあります。

エクセルで工事台帳を作成する場合は、データの紛失や破損への対策をおこない不測の事態に備えましょう。

入力・計算ミス

エクセルは自由度が高い反面、セルを誤って消去したり、数式がズレたりしても気づきにくい性質があります。
「帳簿上は黒字なのに、実際は赤字だった」という計算ミスは、経営判断を誤らせる最大の要因です。

リアルタイムで共有できない

一人が編集している間は「読み取り専用」になり、複数人での同時編集が困難です。
現場から戻った監督が夜にまとめて入力するなど、情報の更新が後手に回り、リアルタイムな利益把握ができません。

モバイル対応の制限

スマホやタブレットからの閲覧・入力は、画面サイズの制約や操作性の悪さから現実的ではありません。現場で発生した経費をその場で入力できず、事務作業の負担が軽減されない原因となります。

エクセルで簡単に工事台帳を作成する方法

工事台帳は各現場の工事原価をすべて記載しなければならないため、もっと簡単に作成できたらと思う方も多いはずです。

工事台帳の作成を気が進まないと感じている方に向けて、エクセルで工事台帳作成が簡単におこなえる方法を3つ紹介します。

無料テンプレートの活用

エクセルで工事台帳作成を一からおこなうことは、手間が掛かります。しかし、ネット上に無料で公開されているテンプレートを活用すると、手間なく工事台帳を作成可能です。
詳しくは後述しますが、関数やマクロの知識があればテンプレートに手を加えて自社オリジナルの工事台帳の作成も可能です。
ネット上には、法人・個人がさまざまな工事台帳のテンプレートを公開しており「どれを選んだらよいか」迷ってしまう方もいるでしょう。
おすすめは、エニワン株式会社が提供している無料テンプレートです。エニワン株式会社が公開しているテンプレートは、工事台帳を含め以下4つのテンプレートをダウンロードできます。

• 見積り書
• 工事請負契約書
• 工程表
• 工事台帳

興味のある方は、以下のリンクより無料テンプレートをダウンロードしてください。

関数やマクロの活用

エクセルで工事台帳を自作する場合は、関数やマクロを活用しましょう。
例を出すと、基礎的な関数である「SUM関数」の使用で、指定したセルの合計値を自動で計算してくれるため、電卓で手計算する手間が省けます。

また、マクロを活用すれば指定した作業を自動化できるため、人力では何時間も掛かっていた作業を数分で終わらせることも可能です。

関数やエクセルを活用するためには、深い知識が必要となり簡単に使いこなすことはできません。関数やエクセルを活用して、テンプレートを自作する場合は書籍やネットを活用しての勉強が必須です。

シートの使い分け（現場別シート、全体管理シート）

エクセルで自社工事台帳のテンプレートが作成できたら、原本（マスターシート）としての運用がおすすめです。
工事ごとにマスターシートをコピーし、1つのデータで全現場の工事台帳を管理します。全現場がまとまっているため、過去現場を探す手間が省け、過去データの活用が簡単におこなえ、大変便利です。

工事台帳の作成を効率化するにはAnyONEがおすすめ！

簡単に工事台帳を作成したい方には『AnyONE』がおすすめです。AnyONEは、4つの工事原価を全て入力可能で、工事に掛かる原価を1つのシステムで管理できます。

また以下の工務店業務全般に対応しており、工事台帳作成業務以外も効率化可能です。

【AnyONEの機能】

• 顧客管理
• 帳票管理
• 工事管理
• 物件管理
• 実行予算管理
• 支払い管理
• 請求・入金管理
• 図面・写真管理
• アフター・メンテナンス管理

実行予算も管理できるため予算と工事原価の差異を簡単に比べられ、赤字工事や低利益工事の原因をすぐに突き止められます。
また、操作性はエクセルと似ておりエクセルの操作経験がある方は、迷わずに使用可能です。

AnyONE導入事例：データ消失・二重入力の不安を解消！情報の一元化で利益を「見える化」

山梨県で外構・建設工事から資材の直輸入販売まで幅広く手掛ける株式会社グローブ様。以前は管理ソフトの故障によるデータ消失や、工事台帳と顧客管理の別運用による「情報の二重入力」が大きな課題でした。

AnyONE導入後は、見積・発注・支払・顧客情報がクラウド上で一元化され、ボタン一つで工事台帳へ情報を集約可能に。 現場と事務所でリアルタイムに情報を共有できるため、入力ミスが激減し、粗利益も即座に把握できるようになりました。 事務作業が大幅に効率化されたことで、新規事業へ割く時間も創出。
スマホ対応により現場での迅速な判断も可能になり、少人数で生産性の高い経営体制を実現されています。

詳しくはAnyONE導入事例「工事も経理も、情報が見える化。AnyONEでチームの連携力がアップ」をご覧ください。

まとめ

工事台帳は、建設業法で定められた義務を果たすだけでなく、工務店が利益を確実に残すための「羅針盤」です。

エクセルによる管理は、コストを抑えて手軽に始められるという大きなメリットがあります。しかし、事業規模が拡大し、現場数やスタッフが増えてくると、入力ミスやデータの先祖返り、情報の属人化といった「エクセル管理の限界」が必ず訪れます。
重要なのは、ツールを使い分けることです。事務作業の削減、リアルタイムな利益把握、そして強固なセキュリティを両立させるなら、工務店特化型の管理システムが最適です。

「AnyONE（エニワン）」は、全国3,600社以上の工務店・リフォーム会社様に選ばれている業務管理システムです。エクセルのような直感的な操作感はそのままに、工事台帳、見積作成、顧客管理、入金管理までを一元管理。現場と事務所をクラウドでつなぎ、経営の「見える化」をサポートします。

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「事務作業の時間を減らして、もっと現場や営業に集中したい」

そうお考えの方は、ぜひ無料の資料請求・デモでAnyONEの機能をお確かめください。